Kontekst #
EG Ajour sender automatisk e-mailnotifikationer til brugere, når der sker ændringer på registreringer, filer eller udbud, som brugeren er tilknyttet. Notifikationerne styres dels via den enkelte brugers projektrettigheder i administrationsmodulet, dels via brugerens egne indstillinger.
Relevans #
Denne vejledning er relevant, hvis en bruger ikke ønsker daglige status-e-mails, og derfor vil justere eller fjerne dem.
Forudsætninger og krav #
- For at fjerne notifikationer på specifikke eller alle projekter kræves rollen Systemadministrator eller Projektadministrator.
- For at ændre egne brugerindstillinger kræves kun, at du er logget ind som den relevante bruger.
- Kendskab til, hvilke projekter brugeren er tilknyttet, er en fordel ved justering af projektspecifikke notifikationer.
Hvilke e-mailnotifikationer sendes fra AjoirInspect & QA #
Du vil modtage en e-mailnotifikation, når følgende ændringer sker på registreringer, du er modtager af eller ansvarlig for:
- Primær status på en registrering ændres, fx til oprettet, afsluttet, afvist, gennemført eller ikke godkendt
- Videresendt status på en registrering ændres, fx til oprettet, afsluttet, afvist, gennemført eller ikke godkendt
- Der tilføjes en ny kommentar til en registrering
Hvilke e-mailnotifikationer sendes fra AjourBox #
Du vil også modtage en e-mailnotifikation, når nye filer i AjourBox er opdateret eller uploadet i mapper, du skal se, for det igangværende projekt. Notifikationen samler:
- Nye registreringer, siden der sidst blev sendt en e-mail
- Nye uploadede eller opdaterede filer i AjourBox
Hvilke e-mailnotifikationer sendes fra udbud i AjourTender #
Du vil også modtage følgende e-mailnotifikation fra udbud i AjourTender, hvis du er tilbudsgiver:
- Når du inviteres til at deltage i et udbud eller en entreprise
- Når et udbud, du deltager i, ændrer status, forlænges eller når der åbnes ny udbudsrunde
- Når der udsendes et rettelsesblad til et udbud, du deltager i
- Når der bliver svaret på et spørgsmål stillet i forbindelse med et udbud, du deltager i
📝 Bemærk: De overstående notifikationerne fra AjourTender sendes automatisk til alle inviterede tilbudsgivere og kan ikke fjernes individuelt for et enkelt udbud.
- Udbudadministratoren kan sende en manuel påmindelse, hvis du endnu ikke har besvaret, om du deltager i et udbud eller ej
Hvilke e-mailnotifikationer sendes ikke / Begrænsninger #
Du vil ikke modtage en e-mailnotifikation når følgende sker:
- Når du får tildelt projektrettigheder til et nyt projekt
- Når din virksomhed bliver tildelt én eller flere mapper i AjourBox
📝 Bemærk: Listen er ikke udtømende. Der kan derfor godt være andre scenarier som ikke er beskrevet, hvor brugere kan forvente en emailnotifikation, men ikke får det.
Fjern e-mailnotifikationer på specifikke projekter for en bruger #
E-mailnotifikationer på specifikke projekter styres under brugerens projektrettigheder i administrationsmodulet. Der er to relevante notifikationsindstillinger, som begge kan slås fra individuelt.
📝 Bemærk: Kun brugere med rollen Systemadministrator eller Projektadministrator har adgang til brugeradministrationsmodulet og kan ændre andre brugeres rettigheder.
Åbn brugeradministration #
Log ind på Ajour-systemet.
Klik på tandhjulsikonet øverst til højre i navigationsmenuen.
Vælg “Brugeradministration” i menuen.
Find den relevante bruger i listen, og klik på brugerens række for at markere den.
Åbn brugerens rettigheder #
Et vindue med brugerdata åbnes automatisk.
Klik på fanen “Rettigheder” øverst i vinduet.
Vælg det relevante projekt i dropdown-feltet under “Projekt”. Rettighederne er projektspecifikke.
Fjern e-mailnotifikationer under projektrettigheder #
Under “Projektrettigheder” i højre kolonne findes to notifikationsindstillinger, som kan fjernes:
Daglig status for opdaterede filer i AjourBox Udvid “Generelt”, og fjern afkrydsningen ved “Modtag daglig status for opdaterede filer i AjourBox”.
Daglig status i Inspect/QA Udvid “Inspect/QA” → “Registreringer”, og fjern afkrydsningen ved “Modtag daglig status”.
Gem ændringerne #
Klik på “Gem” nederst til højre i vinduet.
Ændringerne træder i kraft med det samme.
⚠️ Vigtigt: Notifikationsindstillingerne er projektspecifikke. Er brugeren tilknyttet flere projekter, skal trinnene under “Åbn brugerens rettigheder” til “Gem ændringerne” gentages for hvert projekt, hvor notifikationer ønskes fjernet. Brug projekt-dropdownen til at skifte mellem projekter uden at lukke vinduet.
Fjern e-mailnotifikationer på alle projekter for en bruger #
E-mailnotifikationer på alle projekter kan styres under brugerindstillinger. Her findes en enkelt notifikationsindstilling, “Jeg ønsker at modtage daglige status emails for alle projekter”, som kan slås til eller fra.
📝 Bemærk: Kun brugeren selv kan ændre denne indstilling.
Åbn brugerindstillinger #
Log ind på Ajour-systemet.
Klik på tandhjulsikonet øverst til højre i navigationsmenuen.
Vælg “Indstillinger” i menuen.
Fjern fluebenet ved teksten “Jeg ønsker at modtage daglige status emails for alle projekter”.
Klik på “Gem”.
⚠️ Vigtigt: Denne notifikationsindstilling påvirker alle projekter, brugeren er tilknyttet.
Næste skridt #
- Informer brugeren om, at ændringen er trådt i kraft, og hvilke notifikationer der fortsat vil blive sendt, fx fra AjourTender.
- Overvej at gemme et filter i AjourTender-oversigten, hvis brugeren ønsker at følge udbud manuelt i stedet for via e-mail.
