KONTEKST #
Vejledningen omhandler udbudsplatformen AjourTender, der anvendes til at administrere udbud, invitere tilbudsgivere og håndtere indkomne tilbud. Guiden viser flowet fra en udbudsoversigt, ind i et specifikt udbud, videre til redigering af udbuddet — og derfra til dialogen for at invitere og skifte den person, der er registreret som tilbudsansvarlig på en given entreprise.
RELEVANS #
Du har brug for denne vejledning, når:
- En tilbudsansvarlig person er fratrådt eller har skiftet rolle, og en anden person skal overtage.
- Du ønsker at tilføje en ny tilbudsgiver til en entreprise, som erstatning for den eksisterende.
- Den nuværende tilbudsansvarlige ikke længere er den korrekte kontaktperson hos den bydende virksomhed.
Funktionen giver dig mulighed for at opdatere, hvem hos en bydende virksomhed der er ansvarlig for at uploade og administrere tilbudsmateriale på en specifik entreprise.
FORUDSÆTNINGER OG KRAV #
Sørg for følgende, inden du følger vejledningen:
- Du har adgang til AjourTender og er logget ind.
- Du har redigeringsrettigheder på det pågældende udbud – Det er KUN udbudsadministrator, som kan udføre denne handling.
- Udbuddet er aktivt eller i en tilstand, der tillader redigering.
- Du kender den nye tilbudsansvarliges navn, e-mail og virksomhedstilhørsforhold — eller ved, om personen allerede er oprettet i systemet.
- Den bydende virksomhed er allerede registreret som deltager i udbuddet.
- Hvis du er tilbudsansvarlig / tilbudsgiver, så skal du kontakte udbudsadministratoren og anmode om ændring.
VEJLEDNING (trin-for-trin) #
Åbn det relevante udbud #
Trin 1: Klik på AjourTender i den øverste navigationslinje for at åbne udbudsmodulet. Du ser en samlet oversigt over alle udbud.
Trin 2: Find det udbud, hvor du ønsker at skifte tilbudsansvarlig, og klik på Vis-knappen på det pågældende udbud. Udbuddet åbner og viser en detaljeside med faner for Tilbud/PQ, Udbudsmateriale, Spørgsmål, Rettelsesblade og Udbudsdetaljer.
Gå til redigeringstilstand #
Trin 3: Klik på Menu-knappen øverst til venstre på udbudssiden. En dropdown-menu åbner med valgmulighederne ESPD, Redigere, Annullér udbud og Log.
Trin 4: Vælg Redigere i menuen. Udbuddet skifter til redigeringstilstand, og en trinbaseret wizard vises øverst med trinnene: Navn & Sag, Type & Form, Tidsfrister, Kriterier, Entrepriser, Materiale og Resultat.
Naviger til entrepriser #
Trin 5: Klik på trin 5 – Entrepriser i wizardens øverste trinmenu. Siden opdateres og viser en liste over de entrepriser, der er knyttet til udbuddet, samt en tabel med de inviterede virksomheder og deres tilknyttede tilbudsansvarlige.
Trin 6: Klik på den entreprise i venstre side, som du ønsker at opdatere tilbudsansvarlig for (f.eks. MU, TØ eller BE). Den valgte entreprise fremhæves, og tabellen til højre opdateres med de virksomheder og kontakter, der er tilknyttet netop den entreprise.
Skift tilbudsansvarlig #
Trin 7: Klik på knappen Invitér tilbudsgiver over tabellen. En dialog åbner med titlen “Invitér personer til entreprisen: [entreprisenavn]”. Dialogen er opdelt i tre kolonner: Virksomheder (venstre), Personer i [virksomhedsnavn] (midten) og Valgte brugere til denne entreprise (højre).
Trin 8: Klik på den relevante virksomhed i kolonnen Virksomheder til venstre. Midterkolonnen opdateres og viser de brugere, der allerede er registreret under den valgte virksomhed.
Trin 9: Klik på den person i midterkolonnen, som skal overtage rollen som tilbudsansvarlig. Advarsel fremkommer – “Der er allerede tilføjet en bruger fra denne virksomhed. Vil du skifte den nuværende bruger ud med den valgte?”
Trin 10: Klik OK hvis du ønsker at fortsætte med handlingen: Personen flyttes automatisk til kolonnen Valgte brugere til denne entreprise til højre og vises nu med et fremhævet (turchfarvet) tag.
Trin 11: Klik Annuller hvis du ønsker at fortryde handlingen
Bemærk: Hvis den forrige tilbudsansvarlige stadig fremgår som valgt i højre kolonne, kan du fjerne vedkommende ved at klikke på krydset (×) på den pågældendes tag, inden du tilføjer en ny.
Hvis den nye tilbudsansvarlige ikke findes i systemet #
Trin 12: Klik på knappen Tilføj ny bruger nederst til venstre i dialogen. En formular vises med felterne: E-mail, Fornavn, Efternavn, Jobtitel, Telefonnummer og Virksomhedsnavn.
Trin 13: Udfyld alle obligatoriske felter (markeret med valideringsfejl i rød tekst, hvis de springes over): E-mail, Fornavn, Efternavn og Virksomhedsnavn.
Trin 14: Klik på Opret-knappen for at oprette den nye bruger. Personen oprettes i systemet og tilknyttes den valgte entreprise som tilbudsansvarlig. Klik Annullér for at fortryde oprettelsen og vende tilbage til søgevisningen.
Trin 15: Brugeren modtager 2 stk. emails fra EG Ajour system; 1. Aktiveringsmail og 2. Invitationsmail til udbuddet. Brugeren skal aktiveres af brugeren selv før login kan ske.
Afslut og gem #
Trin 16: Ændringen træder i kraft / gemmes med det samme
Trin 17: Klik på Luk-knappen nederst til højre i dialogen for at lukke invitationsdialogen. Du vender tilbage til entrepriseoversigten, og den opdaterede tilbudsansvarlige fremgår nu i tabellen under kolonnen Tilbudsansvarlig.
NÆSTE SKRIDT #
Når du har skiftet tilbudsansvarlig, kan du:
- Verificere ændringen ved at gå tilbage til fanebladet Tilbud/PQ og kontrollere, at den korrekte person nu fremgår som tilbudsansvarlig i oversigtstabellen.
- Kontakte den nye tilbudsansvarlige for at bekræfte, at vedkommende har modtaget adgang til udbuddet og er opmærksom på afleveringsfristen.
- Gennemgå øvrige entrepriser i udbuddet for at sikre, at tilbudsansvarlige er korrekt registreret på tværs af alle entrepriser.