KONTEKST #
Denne vejledning beskriver hvordan du redigerer et udbud med status Aktiv i AjourTender (webversion). Redigeringen foregår i en guide med 7 faner, hvor du kan tilrette alt fra grundlæggende oplysninger til tidsfrister, entrepriser og materiale.
RELEVANS #
Du har brug for denne vejledning, når oplysninger om et aktivt udbud skal opdateres eller rettes – for eksempel hvis der er behov for at ændre tidsfrister, tilføje entrepriser, revidere eller uploade nyt udbudsmateriale.
FORUDSÆTNINGER OG KRAV #
- Du skal have rettigheden “AjourTender – Udbudsadministrator”
- Du skal have adgang til AjourTender-modulet
- Udbuddet skal have status Aktiv
Bemærk: Funktionen Redigere i Menu er kun tilgængelig for udbud med status Aktiv. For øvrige statusser gælder følgende:
- Oprettet: Knappen findes ikke – udbuddet åbnes automatisk i redigeringstilstand
- Godkendt: Knappen findes ikke – udbuddet åbnes automatisk i redigeringstilstand
- Lukket: Kan ikke længere redigeres, men kan genåbnes eller afsluttes
- Annulleret: Kan ikke længere redigeres og kan ikke genåbnes
- Afsluttet: Kan ikke længere redigeres og kan ikke genåbnes
Vigtigt: Der er ingen Gem-knap i redigeringsguiden. Ændringer gemmes automatisk. Vær derfor opmærksom på, at rettelser slår igennem med det samme.
VEJLEDNING (trin-for-trin) #
Trin 1: Gå til fanen AjourTender i topmenuen, og åbn det aktive udbud, du vil redigere, ved at klikke på VIS.
Trin 2: Klik på knappen Menu, og vælg Redigere i dropdown-menuen. Redigeringsguiden åbner med 7 faner øverst.
Trin 3: På fanen Navn & Sag kan du rette Sagens navn, Sagsnummer, Kort beskrivelse, Ordregiver, Eksternt website og Kontaktperson, samt uploade et billede via Vælg foto.
Bemærk: Projekt, Valuta og funktionerne under Tilbuds/PQ-materiale og priser – “Tilbudspriserne er inklusiv moms” og “Tilbuds/PQ-materiale og priser er synlige for udbyder under udbudsprocessen.” kan ikke redigeres, når udbuddet først er aktiveret. Hvis du har lavet fejl i disse felter, så er du nødsaget til at oprettet et helt nyt udbud, eller kontakte EG Ajour support og anmode om at få genåbnet udbuddet.
Trin 4: På fanen Type & Form kan du se det valgte Udbudstype og Udbudsform.
Bemærk: Udbudstype og Udbudsform kan ikke ændres, når udbuddet først er aktiveret. Hvis du har lavet fejl i disse felter, så er du nødsaget til at oprettet et helt nyt udbud, eller kontakte EG Ajour support og anmode om at få genåbnet udbuddet.
Trin 5: På fanen Tidsfrister kan du redigere Frist for spørgsmål og Afleveringsfrist. Klik på kalender-ikonet ud for det ønskede felt for at vælge en ny dato.
Bemærk: Udbuddet starter (offentliggørelse) kan ikke ændres, når udbuddet først er aktiveret.
Trin 6: På fanen Kriterier kan du se det valgte Tildelingskriterie og eventuelle Udvælgelseskriterier.
Bemærk: Tildelingskriterie og Udvælgelseskriterie kan ikke ændres, når udbuddet først er aktiveret. Hvis du har lavet fejl i disse felter, så er du nødsaget til at oprettet et helt nyt udbud, eller kontakte EG Ajour support og anmode om at få genåbnet udbuddet.
Trin 7: På fanen Entrepriser kan du se og administrere de entrepriser, der indgår i udbuddet, samt hvilke virksomheder og brugere der er tilknyttet som tilbudsgivere. Klik på Invitér tilbudsgiver for at tilføje en ny tilbudsgiver til en entreprise eller for at ændre en eksisterende virksomheds tilbudsgiver (Bruger).
Bemærk: Du kan kun tilføje nye entrepriser eller omdøbe eksisterende entrepriser, hvis funktionen under Navn & Sag – “Tilbuds/PQ-materiale og priser er synlige for udbyder under udbudsprocessen” blev slået til, inden udbuddet blev aktiveret.
Trin 8: På fanen Materiale kan du håndtere udbudsmaterialet i mappestrukturen til venstre. Klik på Menu ud for en mappe for at se dine muligheder: Download som .zip, Opret mappe, Sæt ind, Omdøb mappe, Opdater og Slet. Brug knappen Upload filer til at tilføje nye filer til den valgte mappe.
Advarsel: Hvis du sletter en mappe, slettes eventuelle undermapper og filer i den samtidig. Du skal bekræfte handlingen, før mappen slettes endeligt.
Trin 9: Klik på fanen Resultat for at se det aktuelle udbud. Du føres nu tilbage til udbuddets almindelige visning, hvor dine ændringer allerede er gemt og synlige.
NÆSTE SKRIDT #
- Tjek udbuddets log for at se en oversigt over de ændringer, du netop har foretaget
- Gennemgå udbudsmaterialet for at sikre, at alle relevante filer er tilgængelige
- Følg op på entrepriser og deltagere, hvis der er inviteret nye tilbudsgivere