KONTEKST #
Denne vejledning beskriver de forskellige statusser, et udbud kan gennemgå i AjourTender, samt hvilke funktioner der er tilgængelige for udbudsadministratoren på hvert trin.
RELEVANS #
Som udbudsadministrator har du brug for at kunne se og forstå, hvilken status et udbud befinder sig i, hvilke handlinger der er mulige på det pågældende tidspunkt, og hvornår udbuddet bliver synligt og tilgængeligt for tilbudsgivere. Statussen styrer, hvilke menupunkter og knapper der er tilgængelige på udbuddet.
FORUDSÆTNINGER OG KRAV #
- Du skal have adgang til modulet AjourTender
- Du skal have projektrettigheden AjourTender – Udbudsadministrator
- Der skal være oprettet mindst ét udbud, som statusflowet kan følges på
VEJLEDNING #
| Oprettet | Udbuddet er i kladdetilstand. Der kan godt være tilknyttet deltagere, men de kan ikke tilgå udbuddet endnu. | Udbuddet oprettes via oprettelsesflowet (Navn & Sag til Resultat). | Kan redigere alle trin i oprettelsesflowet. Kan klikke Godkend for at klarmelde udbuddet. Under Menu er kun ESPD og Log tilgængelige. | Nej – eventuelle deltagere kan ikke tilgå udbuddet |
| Godkendt | Udbuddet er fortsat i kladdetilstand men er nu klarmeldt, dog uden at være offentliggjort. Status vises som “Udbuddet er klarmeldt”. | Administrator klikker Godkend på et udbud med status Oprettet. | Kan fortsat redigere alle trin frem til offentliggørelsen. Inviterede tilbudsgivere modtager en invitation på e-mail. Under Menu er kun ESPD og Log tilgængelige. | Nej – eventuelle deltagere kan ikke tilgå udbuddet |
| Aktive | Udbuddet er offentliggjort og løber. Status vises med en nedtælling til afleveringsfristen (“Udbuddet udløber om…”). | Sker automatisk, når udbuddets offentliggørelsesdato/-tidspunkt indtræffer. | Kan redigeres delvist. Under Menu: ESPD, Redigere, Annullér udbud og Log. Deltagere kan indsende tilbud/PQ. | Ja |
| Lukket | Afleveringsfristen er passeret. Status vises som “Udbuddet er lukket”. | Sker automatisk, når afleveringsfristen udløber. | Under Menu: ESPD, Genåbning af udbud, Afslut udbud og Log. Under fanen Tilbud/PQ er knapperne Afsend resultatliste og Afslut udvælgelse aktive, så administrator kan udvælge vindende tilbud. | Nej (fristen er passeret)Tilbudsgiver kan dermed heller ikke slette eller ændre/redigere sit uploadede tilbud og evt. supplerende filer. |
| Annulleret (valgfri, kun fra Aktive) | Udbuddet er annulleret og kan ikke genoptages. Status vises som “Udbuddet er annulleret”. | Administrator vælger Annullér udbud i menuen, mens udbuddet har status Aktive. | Under Menu: kun ESPD og Log. Knappen Afsend resultatliste er stadig synlig, men Afslut udvælgelse er nedtonet/inaktiv. | Nej |
| Afsluttet | Udbuddet er endeligt afsluttet. Status vises som “Udbuddet er afsluttet” i en neutral, nedtonet boks. | Administrator vælger Afslut udbud i menuen på et udbud med status Lukket. | Under Menu: Fjern fra AjourBox og Log. Funktionen ESPD er ikke til stede på afsluttede udbud. Afsend resultatliste er fortsat aktiv, mens Afslut udvælgelse er nedtonet/inaktiv. | Nej |
NÆSTE SKRIDT #
- Se guiden “Opret nyt udbud” for at oprette et udbud med status Oprettet
- Se guiden “Annullér et udbud” for detaljer om annulleringsprocessen
- Se guiden “Vælg vindende tilbud og afsend resultatliste” for handlinger i status Lukket
SE OGSÅ
- Opret nyt udbud
- Annullér et udbud
- Afsend resultatliste eller Afslut udvælgelse
- Genåbning af et lukket udbud