TITEL #
Afslut udvælgelse på et udbud
KONTEKST #
Denne vejledning beskriver, hvordan du som udbudsadministrator udpeger det vindende tilbud på en entreprise og sender en resultatafgørelse til deltagerne i AjourTender, når udbuddet har status Lukket.
RELEVANS #
Efter afleveringsfristen er passeret, og du har taget stilling til de indkomne tilbud, skal du kunne udpege den vindende virksomhed på hver entreprise og informere deltagerne om afgørelsen.
FORUDSÆTNINGER OG KRAV #
- Du skal have adgang til modulet AjourTender
- Du skal have systemrettigheden AjourTender – Udbudsadministrator
- Udbuddet skal have status Lukket
- Der skal være indkommet mindst ét tilbud/PQ på den entreprise, du vil udpege en vinder for
VEJLEDNING (trin-for-trin)
Trin 1: Åbn det ønskede udbud, og vælg fanen Tilbud/PQ.
Trin 2: Vælg den entreprise i venstre træstruktur, du vil udpege en vinder for.
Trin 3: Sæt flueben i kolonnen Vælg ud for den virksomhed, hvis tilbud skal udpeges som vindende. Der kan kun vælges én virksomhed pr. entreprise.
Trin 4: Klik på Afslut udvælgelse. Knappen er kun aktiv, når mindst én virksomhed er valgt.
Trin 5: Et vindue med titlen “Udsend afgørelse af udbuddet” åbner. Feltet Emne er forudfyldt med teksten “Resultatafgørelse på udbud: [udbudsnavn]”. Du kan frit redigere emnet efter behov.
Trin 6: Klik på Redigere, hvis du vil tilføje en personlig tekst, der skal vises i mailen sammen med afgørelsen. Tekstfeltet er som standard tomt.
Trin 7: Klik på Preview for at se en oversigt over indholdet. Preview viser en tabel med kolonnerne Entreprise og Virksomhed for hver udpeget vinder.
Trin 8: Klik på Send, når teksten og emnet er klar.
Trin 9: En advarsel vises: “Denne mail tekst samt tabeller over entreprisens bud vil blive sendt ud til udbuddets deltagere. Vil du fortsætte?”. Klik på OK for at bekræfte, eller Annuller for at fortryde.
Trin 10: Afgørelsen sendes til udbuddets deltagere. Mailen oplyser, at udbuddet nu er afsluttet, og hvilke virksomheder der er udvalgt pr. entreprise. Handlingen registreres i Log som “Følgende virksomheder blev valgt som vindere af udbuddet” sammen med dit navn og din e-mail.
NÆSTE SKRIDT #
- Se guiden “Afslut udbud” for at afslutte udbuddet endeligt
- Se guiden “Status på et udbud” for et overblik over statusflowet
- Se guiden “Afsend resultatliste” for at give deltagerne indsigt i alle indkomne bud
SE OGSÅ #
- Status på et udbud
- Afsend resultatliste
- Afslut udbud
- Genåbning af udbud