Kontekst #
Denne vejledning forklarer, hvordan du uploader, redigerer, versionsstyrer og sletter filer i AjourBox. AjourBox er et dokumenthåndteringssystem organiseret i projektmapper. Vejledningen viser det samlede flow for filadministration – fra upload af nye filer til redigering af filinformation, upload af nye revisioner/versioner, offentliggørelse af revisioner og sletning af filer.
Relevans #
Brug denne vejledning, når du skal:
- Uploade nye filer til et projekt
- Opdatere en eksisterende fil med en ny revision eller version
- Redigere metadata på en fil (beskrivelse, status, revisionsbogstav)
- Offentliggøre en revision af en fil
- Slette en fil fra en mappe
Forudsætninger og krav #
- Du har adgang til AjourBox og er logget ind
- Du har de nødvendige projektrettigheder til den mappetype, du arbejder i (se oversigt nedenfor)
- Den fil, du vil uploade, er tilgængelig på din computer
- Du kender den korrekte projektmappe, filen skal placeres i
Projektrettigheder – oversigt #
AjourBox opererer med tre mappetyper, og dine rettigheder kan variere på tværs af dem. Kontakt din administrator, hvis du mangler adgang.
| Rettighed | Tildelte mapper | Lukkede mapper | Offentlige mapper |
|---|---|---|---|
| Læsning | Ja | Ja | Ja |
| Rediger filer (egne) | Ja | Ja | Ja |
| Rediger filer (egen virksomhed) | Ja | Ja | Ja |
| Rediger filer (øvrige) | Ja | Ja | Ja |
| Slet filer (egne) | Ja | Ja | Ja |
| Slet filer (egen virksomhed) | Ja | Ja | Ja |
| Slet filer (øvrige) | Ja | Ja | Ja |
| Se versionerede filer | Ja | Ja | Ja |
| Rediger mapper | Ja | Ja | Ja |
| Revisions- og versionsstyring | Ja | Ja | Ja |
| Offentliggør filer | Ja | Ja | Ja |
| Administrér tildelte mapper | Ja | – | – |
Bemærk: Rettigheden Administrér tildelte mapper er kun tilgængelig for tildelte mapper og findes ikke for lukkede eller offentlige mapper.
Vejledning (trin-for-trin) #
Del 1 – Upload en ny fil
Krav: Du skal have rettigheden Læsning til den relevante mappe for at kunne tilgå mappen, og rettigheden Rediger (Egne) for at uploade filer.
Trin 1: Naviger til den mappe, du vil uploade filer til, ved at klikke på mappenavnet i venstre side under “Mapper på projektet”.
Bemærk: Du er nu inde i den valgte mappe. Øverst i indholdsområdet vises stien til din nuværende placering, f.eks. Projektnavn / Mappenavn.
Trin 2: Klik på knappen Upload filer øverst i indholdsområdet. Et nyt dialogvindue åbner, hvor du kan tilføje filer.
Trin 3: Din computers filstifinder åbner.
Trin 4: Naviger til den fil, du vil uploade, og markér den. Klik derefter på Åben.
Tip: Hold Shift nede, mens du klikker, for at markere flere filer på én gang. Hold Ctrl nede for at vælge filer enkeltvis.
Tip: Du kan også trække og slippe filer direkte ind i dialogvinduet i stedet for at bruge filstifinderen. Sørg for at du lukker din stifinder ned, inden du påbegynder træk og slip.
Trin 5: Den valgte fil vises som et miniaturebillede i dialogvinduet. Du kan nu:
- Indtaste en beskrivelse i tekstfeltet under miniaturebilledet (valgfrit)
- Vælge offentlighedsstatus i dropdownmenuen øverst – vælg enten Offentliggjort eller Ikke offentliggjort
Vigtigt: Hvis du vælger Offentliggjort, vil filen være synlig for alle med adgang til projektet med det samme efter upload.
Trin 6: Klik på Start upload for at gennemføre uploadet.
Bemærk: Upload-tid afhænger af filstørrelsen. Afvent, til uploadet er fuldført.
Trin 7: Dialogvinduet lukker automatisk, når uploadet er fuldført. Filen vises nu i fillisten i den valgte mappe med navn, beskrivelse, størrelse og uploadtidspunkt.
Tip: Når du uploader en .zip-fil til en projektmappe, udpakkes indholdet automatisk. Indeholder zip-filen en mappestruktur, oprettes den tilsvarende struktur automatisk i AjourBox.
📋 Bemærk: Det er ikke muligt at uploade en linkfil (f.eks. en .url-fil) direkte via Upload filer – denne filtype understøttes ikke. Ønsker du at knytte et link til en ekstern hjemmeside (f.eks. LER-oplysninger) til en fil, skal du i stedet bruge Fil granskning.
💡 Tip: Ud over Link til URL kan du også vælge Link til AjourBox-fil eller Link til side, hvis linket i stedet skal pege på en fil eller side inde i systemet. Når linket er tilføjet, vises det som en klikbar reference i kommentarpanelet.
Del 2 – Se og redigér filinformation
Krav: Du skal have rettigheden Rediger filer for den relevante ejergruppe (Egne, Egen virksomhed eller Øvrige) i den mappetype, filen ligger i.
Trin 1: Klik på den fil i fillisten, du ønsker at se eller redigere. Et informationspanel åbner i højre side med filens metadata, herunder status, størrelse, filnavn, opdateringstidspunkt og beskrivelse.
Trin 2: Klik på Menu øverst i informationspanelet for at se handlingsmuligheder.
Følgende muligheder vises:
| Mulighed | Beskrivelse | Krævet rettighed |
|---|---|---|
| Rediger | Rediger filens metadata | Rediger filer |
| Flyt fil | Flyt filen til en anden mappe | Rediger filer |
| Information | Vis filens detaljerede information | Læsning |
| Revisioner / Versioner | Se tidligere versioner og revisioner | Læsning |
| Log | Se aktivitetslog for filen | Læsning |
| Kommentarer | Tilføj eller se kommentarer til filen | Læsning |
| Slet fil | Slet filen permanent | Slet filer |
Trin 3: Vælg Rediger for at redigere filinformation. Dialogen “Rediger filinformation” åbner og viser:
- Filnavn, opdateringstidspunkt og e-mail på den, der uploadede filen
- Felter til Revision, Status og Beskrivelse
Trin 4: Foretag dine ændringer i de relevante felter:
- Vælg et revisionsbogstav i dropdown-menuen, hvis relevant (kræver også rettigheden Revisions- og versionsstyring)
- Skift status mellem Offentliggjort og Ikke offentliggjort
- Opdatér beskrivelsen i tekstfeltet
Trin 5: Klik på Gem for at gemme ændringerne, eller Annuller for at fortryde.
Del 3 – Upload en ny version af en eksisterende fil
Krav: Du skal have rettigheden Revisions- og versionsstyring i den mappetype, filen ligger i.
Brug denne funktion, når du har en opdateret udgave af en fil, der allerede ligger i AjourBox.
Trin 1: Klik på den fil i fillisten, som du vil uploade en ny version til.
Trin 2: Klik på Upload version øverst til højre i informationspanelet. Dialogvinduet “Upload ny version” åbner, og din computers filstifinder åbner automatisk.
Trin 3: Vælg den opdaterede fil fra filstifinderen, og klik på Åben. Filen vises som miniaturebillede i dialogvinduet.
Trin 4: Indtast eventuelt en beskrivelse af ændringerne i tekstfeltet.
Trin 5: Klik på Start upload for at uploade den nye version.
Trin 6: Klik på Luk upload, når uploadet er fuldført.
Bemærk: Den nye version tæller automatisk op i versionsnummeret (f.eks. fra ingen version til Version 1). Du kan se alle versioner under Menu → Revisioner / Versioner. For at kunne se versionerede filer kræves rettigheden Se versionerede filer.
Vigtigt: En nyuploadet version får automatisk status Ikke offentliggjort. Du skal manuelt offentliggøre filen, hvis den skal være synlig – se Del 4.
Vigtigt: En versioneret fil vises ikke på EG Ajour appen. Det er KUN offentliggjorte filer, som vises på EG Ajour appen.
Bemærk: Er der allerede offentliggjort en revision af filen, vil det være den seneste revision, som er synlig for brugere på EG Ajour appen.
Del 4 – Offentliggør en revision
Krav: Du skal have rettigheden Offentliggør filer samt Revisions- og versionsstyring i den mappetype, filen ligger i.
Trin 1: Klik på den fil, du ønsker at offentliggøre.
Trin 2: Klik på Offentliggør øverst til højre i informationspanelet. Dialogen “Offentliggør ny revision” åbner med en bekræftelsesbeskrivelse. Det fremgår, at AjourBox automatisk håndterer revisionsnummerering, og at du kan se tidligere revisioner under filmenuen.
Trin 3: Klik på Offentliggør for at bekræfte, eller Annuller for at fortryde. Filen får nu tildelt et revisionsbogstav (f.eks. A), og status ændres til Offentliggjort. Revisionen vises i fillisten i kolonnen “Revision”.
Bemærk: AjourBox tildeler automatisk revisionsbogstaver i rækkefølge (A, B, C osv.) for hver ny offentliggjorte revision.
Del 5 – Se log og kommentarer
Krav: Du skal have rettigheden Læsning i den mappetype, filen ligger i.
Trin 1: Klik på den fil, du ønsker at undersøge.
Trin 2: Klik på Menu i informationspanelet og vælg:
- “Log” for at se en tidslinje over alle handlinger på filen (upload, statusændringer, mappeflytninger m.m.)
- “Kommentarer” for at læse eller skrive kommentarer til filen
Trin 3: For at tilføje en kommentar skal du skrive din tekst i kommentarfeltet og klikke på Send.
Del 6 – Slet en fil
Krav: Du skal have rettigheden Slet filer for den relevante ejergruppe (Egne, Egen virksomhed eller Øvrige) i den mappetype, filen ligger i.
Advarsel: Sletning af en fil er permanent og kan ikke fortrydes. Vær sikker på, at filen ikke længere er nødvendig, inden du fortsætter.
Trin 1: Klik på den fil, du ønsker at slette.
Trin 2: Klik på Menu i informationspanelet og vælg Slet fil. Bekræftelsesdialogen “Slet fil(er)” åbner med spørgsmålet “Vil du slette disse filer?”.
Trin 3: Klik på Slet filer for at bekræfte sletningen, eller Annuller for at fortryde. Filen fjernes fra fillisten og kan ikke gendannes.
Næste skridt #
- Organiser filer i mapper – lær at oprette og administrere mappestrukturer i AjourBox for at holde projektet overskueligt. Kræver rettigheden Rediger mapper eller Administrér tildelte mapper.
- Del filer med samarbejdspartnere – se, hvordan du styrer adgangsrettigheder og deler offentliggjorte filer med eksterne parter.
- Søg og filtrer filer – brug den globale søgefunktion og mappefiltrering til hurtigt at finde specifikke filer på tværs af projektet.
