Kontekst #
AjourBox holder styr på ændringer til filer ved hjælp af to parallelle systemer: revisioner og versioner. En revision angives med et bogstav (fx A, B, C) og opstår, når en fil er offentliggjort. En version angives med et tal (fx 1, 2, 3) og opstår, når en fil ikke er offentliggjort. Status, revision og version for en fil kan ses i filoversigten samt i informationspanelet, når filen vælges.
Relevans #
Denne vejledning er relevant, når du skal opdatere en eksisterende fil i AjourBox. Det gælder både filer i “Mapper på projektet” og “Registreringstegninger på projektet”.
Forudsætninger og krav #
- Du skal have adgang til det relevante projekt i AjourBox.
- Der skal allerede findes en fil i systemet, som du ønsker at opdatere.
- Du skal kende det præcise filnavn på den eksisterende fil, herunder filtype/endelse.
- Du skal have de nødvendige projektrettigheder til at kunne revisions- og versionsstyre. Relevante rettigheder ses herunder:
- AjourBox – Tildelte/lukkede/offentlige mapper – Rediger filer – Egen/eget firma/Øvrige: Giver adgang til at redigere den pågælgende fil.
- AjourBox – Tildelte/lukkede/offentlige mapper – Revisions- og versionsstyring: Giver adgang til at uploade nye revisioner og versioner samt ændre revisionsrækkefølgen.
- AjourBox – Tildelte/lukkede/offentlige mapper – Offentliggør filer: Giver adgang til at offentliggøre filer.
- AjourBox – Tildelte/lukkede/offentlige mapper – Se versionerede filer: Giver adgang til at se filer før at de bliver offentliggjort og bliver til en revision.
Opret en ny version eller revision under “Mapper på projektet” #
Trin 1: Klik på “AjourBox” i den øverste navigationsmenu, og vælg det relevante projekt.
Trin 2: Naviger til den mappe under “Mapper på projektet”, hvor den eksisterende fil ligger, og marker mappen.
Trin 3: Klik på “Upload filer”, og vælg den opdaterede fil fra din computer.
⚠️ Vigtigt: Filnavnet på den uploadede fil skal være præcis det samme som filnavnet på den eksisterende fil, inklusive filtype. Kun da vil systemet registrere uploadet som en ny version eller revision af den eksisterende fil, i stedet for at oprette en ny, selvstændig fil.
Trin 4: Se resultatet i filoversigten og informationspanelet, når filen er uploadet:
- Er filens status “Offentliggjort”, tildeles den næste ledige bogstav som revision, fx B efter A.
- Er filens status “Ikke offentliggjort”, tildeles den næste ledige tal som version, fx 2 efter 1.
📝 Bemærk: En fil med status “Ikke offentliggjort” er kun synlig for brugere med rettighed til at se versionerede filer.
📝 Bemærk: En fil med status “Ikke offentliggjort” er for ingen brugere synlig på EG Ajour appen.
💡 Tip: Du kan til enhver tid offentliggøre en fil, uanset hvilken version den har, så den konverteres til en revision og bliver synlig for alle brugere med adgang til projektet.
Trin 5: Alternativt kan du klikke direkte på den eksisterende fil i filoversigten for at åbne informationspanelet, og derefter klikke på “Upload version” for at uploade den nye udgave direkte til den valgte fil. Her vil det også være muligt, at offentliggøre filen.
Opret en ny version eller revision under “Registreringstegninger på projektet” #
Trin 6: Klik på “AjourBox” i den øverste navigationsmenu, og vælg det relevante projekt.
Trin 7: Naviger til den relevante mappe under “Registreringstegninger på projektet”, og marker mappen.
Trin 8: Klik på “Upload filer”, og vælg den opdaterede fil fra din computer.
⚠️ Vigtigt: Samme regel gælder her: filnavnet skal være identisk med den eksisterende fils navn, for at uploadet behandles som en ny version eller revision i stedet for en ny fil.
📝 Bemærk: I modsætning til filer under “Mapper på projektet” er der her ingen separat “Upload version”-knap ved at klikke direkte på filen. Nye versioner og revisioner skal altid oprettes via “Upload filer”.
📝 Bemærk: Registreringer (Prikker) som er oprettet på den eksisterende registreringstegning vil forblive på den nye revision.
Trin 9: Resten af processen fungerer på samme måde som under “Mapper på projektet”: status afgør, om uploadet bliver en nummereret version eller en bogstavmærket revision, og filen kan til enhver tid offentliggøres.
⚠️ OBS: En registreringstegning er først synlig for andre, når den offentliggøres og dermed bliver til en revision. Det er også først på dette tidspunkt, at der kan oprettes registreringer på tegningen.
Næste skridt #
- Tjek informationspanelet for at bekræfte den aktuelle revision, version og status på en fil.
- Offentliggør en fil, når den er klar til at blive delt med alle projektdeltagere.
- Gennemgå brugerrettigheder, hvis du er i tvivl om, hvem der kan se ikke-offentliggjorte versioner af en fil.