KONTEKST
Denne vejledning beskriver, hvordan du som udbudsadministrator i AjourTender opretter og udsender et rettelsesblad, så alle tilbudsgivere på et udbud bliver notificeret om ændringer eller nyt materiale.
RELEVANS
Du har brug for denne vejledning, når der er sket ændringer i et udbud undervejs i processen – fx nyt eller ændret udbudsmateriale – og du skal sikre, at alle tilbudsgivere bliver gjort opmærksomme på det på en formel og dokumenteret måde.
FORUDSÆTNINGER OG KRAV
- Du skal have projektrettigheden Udbudsadministrator i AjourTender
- Du skal have adgang til det pågældende udbud
- Best practice: Upload selve rettelsesbladet (dokumentet) under fanen Udbudsmateriale i en mappe oprettet til formålet, inden du udsender notifikationen
VEJLEDNING (trin-for-trin)
Trin 1: Åbn det ønskede udbud, og gå til fanen Rettelsesblade. Her ses en oversigt over evt. tidligere udsendte rettelsesblade med dato for offentliggørelse.
Trin 2: Klik på knappen Udsend rettelsesblad i øverste højre hjørne.
Trin 3: I vinduet Send rettelsesbrev skal du udfylde feltet Emne med en kort overskrift for rettelsesbladet.
Trin 4: Udfyld feltet Tekst med en besked til tilbudsgiverne. Teksten kan formateres med fed, kursiv, nummererede/punktopstillede lister og indrykning via værktøjslinjen øverst i feltet.
Trin 5: Klik på Send for at udsende rettelsesbladet til alle brugere på udbuddet.
Bemærk: Klikker du i stedet på Luk, lukkes vinduet uden at rettelsesbladet bliver sendt.
Efter afsendelse sker følgende automatisk:
- Rettelsesbladet tilføjes øverst på listen under Rettelsesblade med tidspunkt for offentliggørelse
- Alle inviterede brugere/tilbudsgivere på udbuddet modtager en e-mail med emnet, teksten og et link direkte ind til udbuddet
- Handlingen registreres i udbuddets Log med teksten “Rettelsesbrev blev sendt ud til udbuddets brugere”
NÆSTE SKRIDT
- Kontroller i fanen Log, at rettelsesbladet er registreret korrekt
- Følg op på tilbudsgivernes deltagelse
- Se vejledningen “Se rettelsesblade som tilbudsgiver” for at forstå, hvad tilbudsgiverne modtager
SE OGSÅ
- Se rettelsesblade som tilbudsgiver (AjourTender)
- Upload udbudsmateriale (AjourTender)
