KONTEKST #
Denne vejledning beskriver, hvordan du som udbudsadministrator i AjourTender opretter og udsender et rettelsesblad, så alle tilbudsgivere på et udbud bliver notificeret om ændringer eller nyt materiale.
RELEVANS #
Du har brug for denne vejledning, når der er sket ændringer i et udbud undervejs i processen – fx nyt eller ændret udbudsmateriale – og du skal sikre, at alle tilbudsgivere bliver gjort opmærksomme på det på en formel og dokumenteret måde.
FORUDSÆTNINGER OG KRAV #
- Du skal have projektrettigheden Udbudsadministrator i AjourTender
- Du skal have adgang til det pågældende udbud
- Best practice: Upload selve rettelsesbladet (dokumentet) under fanen Udbudsmateriale i en mappe oprettet til formålet, inden du udsender notifikationen
VEJLEDNING (trin-for-trin) #
Trin 1: Åbn det ønskede udbud, og gå til fanen Rettelsesblade. Her ses en oversigt over evt. tidligere udsendte rettelsesblade med dato for offentliggørelse.
Trin 2: Klik på knappen Udsend rettelsesblad i øverste højre hjørne.
Trin 3: I vinduet Send rettelsesbrev skal du udfylde feltet Emne med en kort overskrift for rettelsesbladet.
Trin 4: Udfyld feltet Tekst med en besked til tilbudsgiverne. Teksten kan formateres med fed, kursiv, nummererede/punktopstillede lister og indrykning via værktøjslinjen øverst i feltet.
Trin 5: Klik på Send for at udsende rettelsesbladet til alle brugere på udbuddet.
Bemærk: Klikker du i stedet på Luk, lukkes vinduet uden at rettelsesbladet bliver sendt.
Efter afsendelse sker følgende automatisk:
- Rettelsesbladet tilføjes øverst på listen under Rettelsesblade med tidspunkt for offentliggørelse
- Alle inviterede brugere/tilbudsgivere på udbuddet modtager en e-mail med emnet, teksten og et link direkte ind til udbuddet
- Handlingen registreres i udbuddets Log med teksten “Rettelsesbrev blev sendt ud til udbuddets brugere”
NÆSTE SKRIDT #
- Kontroller i fanen Log, at rettelsesbladet er registreret korrekt
- Følg op på tilbudsgivernes deltagelse
- Se vejledningen “Se rettelsesblade som tilbudsgiver” for at forstå, hvad tilbudsgiverne modtager
SE OGSÅ #
- Se rettelsesblade som tilbudsgiver (AjourTender)
- Upload udbudsmateriale (AjourTender)