Kontekst #
Vejledningen viser et web-baseret registreringsmodul (AjourInspect & QA modulet), hvor brugeren kan oprette, redigere og administrere registreringer (Tilsyn, Projekt, Mangel, Forregistrering og QA) tilknyttet et projekt. Modulet indeholder en oversigt med status på registreringer, en formular til oprettelse af nye registreringer, samt funktioner til at tilknytte foto, tegning/GPS-placering, tidsfrister, kategorier, tjeklister og modtagere.
Relevans #
Denne vejledning er relevant, når en bruger skal dokumentere et forhold på et projekt – f.eks. en mangel, en observation under et tilsyn eller dokumentation for korrekt udført arbejde (KS) – og gøre denne information tilgængelig for relevante modtagere internt eller hos en ekstern samarbejdspartner. Funktionen sikrer struktureret dokumentation med billeder, placering på registreringstegning, deadline og opfølgningsansvar, så registreringen kan følges og lukkes korrekt.
Forudsætninger og krav #
- Du skal have adgang til systemet med en bruger, der har den nødvendige licenstype
- A-licens kan oprette notattyperne Tilsyn, Projekt, Mangel, Forregistrering og QA registreringer og B-licens kan oprette QA registreringer
- Din bruger skal have rettigheden “Opret” under registreringer i dine projektrettigheder.
- Du skal have adgang til det relevante projekt
- Du skal kende hvilken notattype, som du skal benytte
- Du skal kende den projektmappe som registreringen skal placeres i
- Du skal kende den projekt gruppe (kategorigruppe) som registreringen skal oprettes i. Der skal min. være én projekt gruppe (kategorigruppe) tilknyttet notattypen.
- Hvis registreringen skal sendes til en ekstern modtager, skal denne virksomhed og bruger allerede være oprettet i systemet, så den kan vælges som modtager.
- Eventuelle filer (foto, tegning), du vil vedhæfte, skal være i et understøttet filformat (typisk PNG, JPG eller PDF).
💡 Tip: Kontakt din systemadministrator, hvis du er i tvivl om din licenstype eller dine rettigheder, før du går i gang.
Vejledning (trin-for-trin) #
Find det rette sted at oprette registreringen #
Trin 1: Vælg det ønskede projekt i projekt-vælgeren øverst. (Påkrævet)
Trin 2: Vælg notattype (Tilsyn, Projekt, Mangel, Forregistrering eller QA/KS)
Trin 3: Vælg eventuelt en projektmappe i projekttræet, hvis registreringen skal placeres i en specifik mappe. Bemærk at dette påvirker muligheden for at tilføje registreringstegning på registreringen. (Valgfrit)
Trin 4: Vælg den relevante kategorigruppe (fane) i bjælken under projektvalget. (Påkrævet)
Trin 5: Klik på knappen “Opret Registrering”.
Hvad sker der?: En tom formular med titlen “Ny registrering” åbnes.
Tilføj foto eller dokument #
Trin 6: Træk en fil ind i feltet “Foto”, eller indsæt med tastaturgenvej, for at vedhæfte et billede eller dokument.
Hvad sker der?: Filen vises som en miniature i feltet.
⚠️ Advarsel: Hvis du forsøger at uploade en filtype, der ikke er understøttet, vises en fejlbesked om, at kun bestemte filtyper er tilladt. Vælg en understøttet filtype og prøv igen.
ℹ️ Bemærk: Kun png-, jpg- og pdf-filer er tilladt som registreringsfotos
Tilknyt registreringstegning med GPS-placering #
Trin 7: Klik på den ønskede registreringstegning.
Hvad sker der: Tegningen åbnes, og det er muligt at zoome på tegningen samt at udskrive den.
Trin 8: Sæt en eller flere prikker på tegningen for at angive placeringen.
ℹ️ Bemærk: Du kan fjerne en prik ved at klikke på markeringen igen.
Trin 9: Klik på “Gem” for at gemme placeringen, eller klik på “Luk” for at fortryde.
Hvad sker der: Du vender tilbage til registreringsformularen, hvor den valgte tegning med tilhørende placering(er) nu fremgår i feltet “Tegning/GPS”.
💡 Tip: Det er muligt at redigere prikken/prikkerne på tegningen, efter de er gemt.
Angiv tidsfrist #
Trin 10: Klik på kalenderikonet ud for “Tidsfrist Start dato”, og vælg en startdato og et klokkeslæt.
Trin 11: Gentag for “Tidsfrist Slut dato”.
Hvad sker der: De valgte datoer og klokkeslæt vises i felterne i formatet [dd-mm-åååå tt:mm].
Vælg kategori/liste #
Trin 12: Klik på rullemenuen “Kategori/Liste”, og vælg en hovedkategori fra listen.
Trin 13: Hvis der vises en underkategori-rullemenu, skal du klikke på den og vælge en relevant underkategori.
Hvad sker der: Hvis kategorien har et tilknyttet kontrolskema/tjekliste, vises denne automatisk under feltet.
Udfyld tjekliste (hvis relevant) #
Trin 14: Markér de afkrydsningsfelter, der er relevante for det enkelte kontrolpunkt.
Trin 15: Indtast en kort beskrivelse i tekstfeltet under hvert markeret kontrolpunkt.
ℹ️ Bemærk: Hvert beskrivelsesfelt har en tegngrænse (vist som “Tegn: x/300”). Hold beskrivelsen kortfattet og præcis.
Beskriv registreringen #
Trin 16: Klik i feltet “Emne”, og indtast en kort beskrivelse af registreringen, f.eks. hvad observationen vedrører.
Vælg modtager #
Trin 17: Klik på knappen “Skift” ud for feltet “Modtager”.
Hvad sker der: Dialogen “Skift modtager” åbnes.
Trin 18: Vælg den ønskede virksomhed i rullemenuen “Virksomhed”.
Hvad sker der: Feltet “Brugere” opdateres med en liste over relevante brugere hos den valgte virksomhed.
Trin 19: Markér den eller de brugere, registreringen skal sendes til.
⚠️ Vigtigt: Hvis du skifter modtager på en registrering, der allerede har en status, bliver status nulstillet til “Oprettet”, og den tidligere status fjernes.
Trin 20: Klik på “Gem” i dialogen for at bekræfte valget af modtager.
Hvad sker der: Du vender tilbage til formularen, hvor den valgte virksomhed og bruger nu fremgår under “Modtager”.
Gem registreringen #
Trin 21: Gennemgå de udfyldte felter, og klik på “Gem” nederst i formularen.
Hvad sker der: Registreringen oprettes og fremgår nu i listevisningen med en statusfarve (f.eks. gul for “Oprettet”), tilknyttet foto/tegning, tidsfrist, kategori, modtager og ansvarlig.
Følg op på registreringen #
Trin 22: Højreklik på registreringen for at åbne handlingsmenuen.
Hvad sker der: En menu vises med valgmuligheder som “Redigér registrering”, “Kopiér registrering”, “Skjul registrering”, “Administrer labels”, “Skift modtager”, “Skift type”, “Videresend”, “Skift projektmappe”, “Skift grupper”, “Skift tidsfrist” og “Vis registreringslog”.
💡 Tip: Brug disse handlinger til at administrere registreringen videre, f.eks. hvis modtager eller tidsfrist senere skal justeres.
Næste skridt #
- Lær, hvordan du ændrer status på en registrering (f.eks. “Færdig”, “Afvist” eller “Afsluttet”), når opfølgning er sket.
- Se vejledningen om brugerrettigheder og licenstyper, hvis du har brug for at justere, hvem der kan oprette eller redigere registreringer i projektet.
- Udforsk filtrerings- og rapportgeneratorfunktionerne for at få overblik over flere registreringer på tværs af projektet.