Kontekst #
Vejledningen viser en webbaseret platform til AjourInspect & QA modulet, tilgået via en webbrowser. Vejledningen viser en oversigt over registreringer, hvorfra man kan åbne et “Kommentarer”-vindue for en valgt registrering. Vinduet indeholder et tekstfelt til at skrive en kommentar, en mulighed for at vedhæfte filer, samt knapperne “Gem” og “Luk”. Når en kommentar er gemt, vises den i en oversigt i samme vindue sammen med tidspunkt, afsender og eventuelle vedhæftede filer.
Relevans #
Du har brug for denne vejledning, når du skal dokumentere en bemærkning, en status eller en uddybning i forbindelse med en specifik registrering, f.eks. ved afvisning, opfølgning eller videregivelse til en anden part. Kommentarfunktionen gør det muligt at samle kommunikation og dokumentation ét sted, så alle involverede kan følge med i forløbet omkring registreringen.
Forudsætninger og krav #
- Du skal have adgang til registreringsoversigten i systemet via en webbrowser.
- Du skal have rettigheder til at kunne se og redigere registreringen.
- Du skal kende den registrering, du vil tilføje en kommentar til.
- Eventuelle filer, du ønsker at vedhæfte, skal være tilgængelige enten lokalt på din computer eller i det tilknyttede fildelingsmodul.
Vejledning (trin-for-trin) #
- Klik på talebobleikonet i den relevante registrerings række i kolonnen for emne/kommentarer. Et vindue med titlen “Kommentarer” åbnes.
- Indtast din kommentar i tekstfeltet “Skriv din kommentar her…”.Bemærk: Der er en maksimal grænse på 4000 tegn pr. kommentar.
- Vedhæft eventuelle filer ved at trække dem fra din computer og slippe dem i feltet “Vedhæft filer”.Tips: Den maksimale filstørrelse er 128 MB pr. fil.Bemærk: Ajour system understøtter ikke filformatet .HEIC / .HEIF.
- Klik på knappen “Gem” for at gemme kommentaren og eventuelle vedhæftede filer.Vigtigt: Hvis tekstfeltet er tomt, vises en fejlmeddelelse, der oplyser, at der skal skrives en kommentar, før den kan gemmes.Advarsel: Når en kommentar først er gemt, kan den ikke slettes eller skjules igen. Kontroller indholdet, før du klikker på “Gem”.
- Se den gemte kommentar i listen under tekstfeltet. Her vises tidspunkt for oprettelse, afsender samt eventuelle vedhæftede filer, som kan downloades eller åbnes via en filfremviser.
- Klik på knappen “Luk” for at lukke vinduet, når du er færdig. Antallet af kommentarer på registreringen opdateres og vises som et tal ved siden af talebobleikonet i oversigten.
Næste skridt #
- Gennemgå status på den pågældende registrering for at se, om kommentaren har medført ændringer i f.eks. modtager eller ansvarlig.
- Tilføj yderligere kommentarer, hvis der opstår behov for opfølgning senere i forløbet.
- Brug filtrene i registreringsoversigten til at finde andre registreringer, der eventuelt også kræver en kommentar.
