TITEL
Afsend resultatliste på et udbud
KONTEKST
Denne vejledning beskriver, hvordan du som udbudsadministrator afsender en resultatliste til deltagerne på et udbud i AjourTender, når udbuddet har status Lukket.
RELEVANS
Når afleveringsfristen på et udbud er passeret, kan du give deltagerne indsigt i, hvem der har budt på en entreprise, og til hvilken pris. Dette gøres ved at afsende en resultatliste, inden du eventuelt går videre med at udvælge det vindende tilbud.
FORUDSÆTNINGER OG KRAV
- Du skal have adgang til modulet AjourTender
- Du skal have projektrettigheden AjourTender – Udbudsadministrator
- Udbuddet skal have status Lukket
- Der skal være indkommet mindst ét tilbud/PQ på den entreprise, du vil afsende resultatliste for
VEJLEDNING (trin-for-trin)
Trin 1: Åbn det ønskede udbud, og vælg fanen Tilbud/PQ.
Trin 2: Vælg den entreprise i venstre træstruktur, du vil afsende resultatliste for.
Trin 3: Klik på Afsend resultatliste.
Trin 4: Et vindue med titlen “Udsend resultat liste af udbuddet” åbner. Feltet Emne er forudfyldt med en standardtekst. Du kan frit redigere emnet efter behov.
Trin 5: Klik på Redigere, hvis du vil tilføje en personlig tekst, der skal vises i mailen sammen med resultattabellen. Tekstfeltet er som standard tomt.
Trin 6: Klik på Preview for at se en oversigt over indholdet. Preview viser en tabel med kolonnerne Virksomhed, Navn, E-mail, Pris og Bemærkning for hver deltager på entreprisen.
Bemærk: Preview-visningen viser flere kolonner end den mail, deltagerne rent faktisk modtager. Den udsendte mail indeholder kun kolonnerne Virksomhed, Pris og Bemærkning – uden Navn og E-mail.
Trin 7: Klik på Send, når teksten og emnet er klar.
Trin 8: En advarsel vises: “Denne mail tekst samt tabeller over entreprisernes bud vil blive sendt ud til udbuddets deltagere. Vil du fortsætte?”. Klik på OK for at bekræfte, eller Annuller for at fortryde.
Trin 9: Resultatlisten sendes til udbuddets deltagere, og handlingen registreres i Log som “Resultatliste sendt” sammen med dit navn og din e-mail.
NÆSTE SKRIDT
- Se guiden “Afslut udvælgelse” for at vælge det vindende tilbud
- Se guiden “Afslut udbud” for at afslutte udbuddet endeligt
- Se guiden “Status på et udbud” for et overblik over statusflowet
SE OGSÅ
- Status på et udbud
- Afslut udvælgelse
- Afslut udbud
- Genåbning af udbud
