Kontekst #
Vejledningen viser webfunktionalitetens registreringsoversigt i AjourInspect & QA. Systemet er opdelt i to overordnede dele med hver sine notattyper og statusmuligheder:
- AjourInspect omfatter notattyperne “Tilsyn”, “Projekt”, “Mangel” og “Forregistrering”. Her kan en registrering have flere statusser, herunder “Oprettet” (Gul), “Færdig” (Blå), “Afvist” (Lyserød), “Ikke godkendt” (Rød) og “Afsluttet” (Grøn), afhængigt af om status sættes af “Modtager” eller “Ansvarlig”.
- AjourQA omfatter notattypen “QA / KS”. Her har en registrering kun to mulige statusser: “Oprettet” (gul) og “Afsluttet” (grøn).
Statistikboksen (“Status på registreringer”) viser den samlede fordeling af registreringer i de statusser, der er relevante for den valgte notattype. Hver registrering har en statusknap i kolonnen “Ansvarlig” (og i AjourInspect desuden i “Modtager”), som kan klikkes for at skifte status. Den farvede status-indikator yderst til venstre for hver registrering afspejler altid den seneste status, der er sat. Registreringer kan desuden videresendes, hvilket vises som en separat “Videresendt til”-status uden at det ændrer den farvede indikator.
Relevans #
Du har brug for denne vejledning, når du skal følge op på, om en registrering er behandlet eller stadig mangler handling. Status på registrering bruges til at:
- Få et hurtigt overblik over hvor mange registreringer der er oprettet, under behandling eller afsluttet
- Skifte status på en konkret registrering, f.eks. fra “Oprettet” til “Afsluttet”
- Fortryde eller ophæve en tidligere sat status, hvis den er sat ved en fejl
- Filtrere registreringer efter status, så du kun ser dem der er relevante for dig
- Forstå hvilken status der aktuelt gælder, når flere parter har sat status på samme registrering
- Se om en registrering er videresendt til en anden modtager
- Forstå forskellen i statusmuligheder mellem AjourInspect og AjourQA
Forudsætninger og krav #
- Du skal have adgang til det relevante modul (AjourInspect eller AjourQA)
- Du skal have en brugerkonto med de nødvendige rettigheder til at se og redigere status på registreringer (rettigheder tildeles under “Inspect/QA” > “Registreringer” > “Status” i brugeradministrationen)
- Du skal være tilknyttet det relevante projekt
- Du skal vide hvilken registrering (f.eks. ved registreringsnummer) du vil ændre status på
- Du skal vide hvilken notattype registreringen tilhører, da dette afgør hvilke statusmuligheder der er tilgængelige
Bemærk: Hvilke statusser du kan se og ændre, afhænger af dine tildelte rettigheder under “Ansvarlig”, “Modtager” og “Status for videresendte”. Kontakt din systemadministrator, hvis en statusknap er inaktiv, eller hvis du mangler adgang.
Valgbare statusser #
Oprettet/Gul
Denne status dækker alle registreringer, der er oprettet, men som endnu ikke er håndteret.
Færdig/Blå (Status for Modtager)
Denne status gives af modtageren af registreringen. Denne status indikerer, at modtageren af registreringen (eks. entreprenøren) har udbedret forholdet som er nævnt i registreringen.
Husk at tilføje et eller flere fotos som dokumentation under Kommentarer. (Så Ansvarlig/Afsender) kan bekræfte om forholdet er udbedret)
Afvist/Lyserød (Status for Modtager)
Denne status gives af modtageren. Denne status kan gives hvis modtageren ikke kan acceptere eller ønsker at afhjælpe forholdet i registreringen.
Husk at tilføje en kommentar om, hvorfor du ikke kan acceptere registreringen. (Så Ansvarlig/Afsender ved, hvorfor du afviser registreringen)
Ikke godkendt/Rød (Status for Ansvarlig/Afsender)
Denne status gives af Ansvarlig/Afsender, når modtageren har rapporteret på en registrering enten som udbedret (Blå) eller afvist (Lyserød), og Ansvarlig/Afsender ikke kan godkende udbedringen eller afvisningen.
Husk at tilføje en kommentar om, hvorfor du ikke kan godkende (Så afsenderen ved, hvorfor du ikke kan godkende udbedringen eller afvisning af registreringen)
Godkendt/Grøn (Status for Ansvarlig/Afsender)
Denne status tildeles af afsenderen. Denne gives når modtagerens udbedring kan godkendes af Ansvarlig/Afsender. Bemærk at Godkendte registreringer ikke kan redigeres.
Vejledning (trin-for-trin) #
Trin 1: Identificér hvilken notattype du arbejder med Se i topmenuen om registreringen tilhører en af notattyperne under AjourInspect (“Tilsyn”, “Projekt”, “Mangel”, “Forregistrering”) eller om den tilhører “QA”. Dette afgør, hvor mange statusmuligheder registreringen har.
Vigtigt: I AjourQA findes kun statusserne “Oprettet” (gul) og “Afsluttet” (grøn). I AjourInspect kan registreringer derudover have status “Færdig”, “Afvist” og “Ikke godkendt”, afhængigt af om status sættes af “Modtager” eller “Ansvarlig”.
Trin 2: Åben registreringsoversigten Klik på fanen for det relevante modul (f.eks. “QA”, “Tilsyn”, “Mangel” eller “Forregistrering”) i topmenuen. Du ser nu listen over registreringer for den valgte notattype, samt statistikboksen “Status på registreringer”.
Trin 3: Få overblik over status-fordelingen Se boksen “%-Fordeling” øverst på siden. Her vises det samlede antal registreringer fordelt på status. I AjourQA vises kun “Oprettet” og “Afsluttet”. I AjourInspect vises desuden “Færdig”, “Afvist” og “Ikke godkendt”. Hver status vises med et tal og en farve, der går igen i listen nedenfor.
Trin 4: Filtrér listen efter status Klik på en eller flere af statusboksene (f.eks. “Afsluttet” eller “Oprettet”) i statistikfeltet. Listen opdateres, så kun registreringer med den/de valgte status vises. Klik på “Alle” for at fjerne filteret igen.
Trin 5: Find statusknappen for en registrering Lokalisér registreringen i listen, og find statusknappen i kolonnen “Ansvarlig” (eller i AjourInspect også “Modtager”, hvis registreringen er videresendt). Knappens farve angiver den aktuelle status, f.eks. grå/gul for “Oprettet” og grøn for “Afsluttet”.
Trin 6: Skift status på en registrering Klik på statusknappen ud for den ønskede registrering. Status skifter til den næste tilgængelige værdi, og knappens farve og tekst opdateres. Den farvede status-indikator yderst til venstre for registreringen opdateres tilsvarende.
Tip: I AjourInspect kan du skifte mellem flere statustyper (f.eks. “Færdig”/”Afvist” og “Afsluttet”/”Ikke godkendt”) afhængigt af hvilken kolonne registreringen tilhører. I AjourQA kan du udelukkende skifte mellem “Oprettet” og “Afsluttet”.
Bemærk: Du kan ophæve en sat status ved at klikke på den samme statusknap igen. Statusknappen vender da tilbage til sin tidligere tilstand, og status-indikatoren opdateres tilsvarende.
Trin 7: Forstå hvilken status der vises i indikatoren Vær opmærksom på, at det altid er den seneste satte status, der bestemmer farven på status-indikatoren, uanset om den er sat af “Modtager” eller “Ansvarlig”. Dette gælder primært for AjourInspect, hvor flere statusser er mulige.
Eksempel på statusflow (AjourInspect):
- Modtager sætter status til “Færdig” → Status-indikator er blå (svarende til “Færdig”)
- Ansvarlig sætter status til “Ikke godkendt” → Status-indikator skifter til rød
- Modtager sætter herefter status til “Afvist” → Status-indikator skifter til lyserød
Vigtigt: Indikatoren viser altså ikke en samlet vurdering, men den seneste handling der er foretaget på registreringen. I AjourQA er dette ikke relevant, da der kun findes to statusser.
Trin 8: Se hvornår status sidst blev ændret Hold musen over en aktiv statusknap (f.eks. “Afsluttet”). Et tooltip vises med dato og klokkeslæt for statusændringen samt brugeren, der foretog den.
Trin 9: Se status for videresendte registreringer Hvis en registrering er videresendt, skal du kigge i felterne “Videresendt til” og “Videresendt af” i kolonnerne “Modtager” og “Ansvarlig”. Denne funktion findes i AjourInspect. Her vises dato og bruger for videresendelsen, samt hvem registreringen er videresendt til/fra.
Bemærk: Den farvede status-indikator yderst til venstre skifter ikke farve, når status for videresendte sættes. Du skal derfor altid tjekke “Videresendt til/af”-felterne separat for at tjekke status for videresendte.
Trin 10: Vær opmærksom på status “Afsluttet” Tjek om statusknappen for registreringen viser “Afsluttet” (grøn). En registrering med status “Afsluttet” kan ikke længere redigeres, hverken i AjourInspect eller AjourQA.
Bemærk: Skal du redigere en “afsluttet” registrering, så er du nødsaget til at ophæve statussen før at du kan foretage redigeringen.
Vigtigt: Alle andre statusser (f.eks. “Oprettet”, “Færdig”, “Afvist”, “Ikke godkendt”) tillader fortsat redigering af registreringen. Sørg derfor for, at registreringen er korrekt udfyldt, før du sætter status til “Afsluttet”.
Næste skridt #
- Lær hvordan du opretter en ny registrering via knappen “Opret Registrering” i enten AjourInspect eller AjourQA.
- Lær hvordan du kommunikerer med samarbejdspartnere ved at kommentere på en registrering.