Kontekst #
Vejledningen viser en mappestruktur i et projektstyrings- eller dokumenthåndteringssystem. mapperne er organiseret hierarkisk under et overordnet projekt og er visuelt markeret med farver og ikoner, der indikerer adgangsniveau og synlighed.
Relevans #
Du har brug for denne vejledning, når du skal forstå, hvem der kan se og tilgå de forskellige mapper i et projekt. Det er særligt relevant, når du opretter nye mapper og skal beslutte, hvilken type der passer til indholdet — afhængigt af om dokumenterne skal være tilgængelige for alle, kun for bestemte roller eller kun for en specifik virksomhed.
Forudsætninger og krav #
Inden du følger denne vejledning, skal følgende være på plads:
- Du har adgang til systemet og er logget ind
- Du er tilknyttet et projekt, hvor mapperne er oprettet
- Du kender din brugerrolle (fx almindelig bruger, administrator eller projektadministrator)
- Du ved, hvilken virksomhed du er tilknyttet, hvis du arbejder med tildelte mapper
Vejledning (trin-for-trin) #
Identifikation af mappetypen #
Trin 1: Åbn projektets mappestruktur ved at navigere til det relevante projekt i systemet. Du ser en hierarkisk liste over mapper under projektet.
Trin 2: Kig på farven og ikonet ud for den mapper, du ønsker at tilgå eller oprette. mapperens visuelle markering fortæller dig straks, hvilken adgangsniveau der gælder.
Offentlig mappe (Blå) #
Trin 3: Identificér en mappe med et blåt mappeikon uden særlige symboler. Denne mappetype er offentlig og synlig for alle brugere som har rettigheder til at se offentlige mapper på projektet.
Trin 4: Klik på mappen for at åbne den og se indholdet. Du får adgang uden yderligere tilladelse, uanset din rolle eller virksomhedstilknytning.
💡 Tip: Brug offentlige mapper til generelle dokumenter og informationer, der er relevante for alle projektdeltagere, fx generelle rapporter eller beskrivelser.
Lukket mappe (Rød) #
Trin 5: Identificér en mappe med et rødt mappeikon. Denne mappetype er lukket og kræver særlige rettigheder for at tilgå.
Trin 6: Forsøg at klikke på mappen for at åbne den.
Trin 7: Systemet giver dig adgang, hvis én af følgende betingelser er opfyldt:
- Du har rollen systemadministrator eller projektadministrator i henhold til systemets rollestandard
- Du eksplicit har fået tildelt rettigheder til at se Lukkede mapper af en administrator
⚠️ Advarsel: Hvis du ikke har de nødvendige rettigheder, vil mappen ikke være synlig. Kontakt en administrator for at få adgang.
📌 Bemærkning: Røde mapper bruges typisk til fortrolige dokumenter, der kun må ses af specifikke brugere i organisationen.
Tildelt mappe (Personikon) #
Trin 8: Identificér en mappe med et personikon (tre silhuetter) foran mappenavnet. Denne mappetype er tildelt én eller flere virksomheder.
Trin 9: Klik på mappen for at forsøge at åbne den.
Trin 10: Systemet giver dig adgang, hvis du er intern bruger hos den virksomhed, som mappen er tildelt.
ℹ️ Vigtigt: Selv hvis du er logget ind i systemet, kan du ikke se en tildelt mappe, medmindre din brugerkonto er tilknyttet den relevante virksomhed. Andre virksomheders brugere — herunder interne brugere fra andre organisationer — har ikke adgang.
Næste skridt #
Når du har forstået de tre mappetyper, kan du med fordel:
- Oprette en ny mappe med den korrekte type, baseret på hvem der skal have adgang til indholdet
- Gennemgå eksisterende mappe i dit projekt for at sikre, at adgangsniveauerne passer til det indhold, der er gemt
- Kontakte en administrator, hvis du har brug for at ændre adgangsniveauet på en eksisterende mappe eller få tildelt adgang til en lukket mappe
