Kontekst #
Denne vejledning omhandler funktionen til mappestrukturer i AjourBox. Fra en projektmappes kontekstmenu kan du importere en foruddefineret mappestruktur fra en skabelon, gemme din nuværende struktur som en skabelon til genbrug samt gemme strukturen som standard for nye projekter.
Relevans #
Brug denne vejledning, når du vil:
- Sikre en ensartet mappestruktur på tværs af projekter
- Genbruge en eksisterende struktur ved opstart af et nyt projekt
- Oprette og vedligeholde firmaskabeloner, som alle kolleger kan anvende
- Fastlægge en standardstruktur, der automatisk tilbydes på fremtidige projekter
Forudsætninger og krav #
Inden du følger vejledningen, skal følgende være på plads:
- Du har adgang til AjourBox og er logget ind
- Du har de nødvendige rettigheder til at oprette, redigere og gemme mappestrukturer → Projektrettigheder → AjourBox → Tildelte mapper og/eller Offentlige mapper og/eller Lukkede mapper → Rediger mapper.
- Der findes mindst ét projekt i systemet, du kan arbejde med
- Hvis du ønsker at gemme en firmaskabelon, kræver det administratorrettigheder eller tilsvarende adgang
Vejledning (trin-for-trin) #
Åbn kontekstmenuen #
Trin 1. Højreklik på den ønskede projektmappe i mappetræet.
En pop op-menu vises med følgende muligheder: Importer skabelon, Gem som skabelon og Gem som standard mappestruktur.
Del A – Importer en mappestruktur fra skabelon #
Trin 2. Klik på Importer skabelon i pop op-menuen.
Dialogvinduet Skabeloner åbnes. I venstre side ser du tre kategorier af skabeloner: Bips, Ajour skabeloner, Virksomheds skabeloner og Mine skabeloner. Klik på den kategori, der er relevant for dit projekt, for at folde den ud og se de tilgængelige skabeloner.
💡 Tip: Virksomhedsskabeloner er oprettet af din organisation og er tilgængelige på tværs af alle projekter.
Trin 3. Vælg den ønskede skabelon ved at klikke på den.
I højre side af dialogvinduet vises en mappestruktur med afkrydsningsfelter. Her kan du tilpasse, hvilke mapper du vil importere. Fjern markeringen i feltet Medtag rodmappe, hvis du ikke ønsker at inkludere rodmappen.
⚠️ Advarsel: Importerede mapper tilføjes til den eksisterende struktur. Kontrollér, at der ikke opstår navnekonflikter med eksisterende mapper.
Trin 4. Markér de ønskede mapper ved at sætte kryds ud for dem.
Trin 5. Klik på Importer mapper i nederste højre hjørne.
Dialogvinduet lukkes, og de valgte mapper oprettes i projektmappen.
Del B – Gem den nuværende struktur som skabelon #
Trin 6. Højreklik på projektmappen og vælg Gem som skabelon i pop op-menuen.
Trin 7. Indtast et navn til den nye skabelon i tekstfeltet.
💡 Tip: Brug et beskrivende navn, der gør det tydeligt, hvilken type projekter skabelonen er egnet til – f.eks. “[Projekttype] – standardstruktur”.
Trin 8. Markér afkrydsningsfeltet Gem som virksomhedsskabelon, hvis skabelonen skal være tilgængelig for alle projekter i virksomheden.
ℹ️ Bemærk: Virksomhedsskabeloner er synlige under Virksomhedsskabeloner for alle brugere med rettigheder til at oprette mapper på ét eller flere projekter på systemet.
Trin 9. Klik på Gem skabelon.
Skabelonen gemmes og er herefter tilgængelig under Virksomhedsskabeloner i dialogvinduet Skabeloner (se Del A, trin 2).
Del C – Gem som standard mappestruktur #
Trin 10. Højreklik på projektmappen og vælg Gem som standard mappestruktur i pop op-menuen.
Dialogvinduet Gem som standard mappestruktur åbnes og viser et preview af den mappestruktur, der vil blive gemt som standard.
Trin 11. Gennemgå strukturen i forhåndsvisningen og bekræft, at den er korrekt.
⚠️ Vigtigt: Denne handling overskriver den eksisterende standardstruktur for organisationen. Fremtidige projekter vil automatisk blive oprettet med denne struktur.
Trin 12. Klik på Gem som standard mappestruktur i nederste højre hjørne.
Strukturen gemmes som ny standard og vil fremover blive oprettet som udgangspunkt ved oprettelse af nye projekter.
Næste skridt #
- Opret et nyt projekt og afprøv standardstrukturen – Kontrollér, at den gemte standardstruktur ser korrekt ud, når et nyt projekt oprettes.
- Del skabelonen med kolleger – Informér relevante brugere om, at der er oprettet eller opdateret en virksomhedsskabelon under Virksomhedskabeloner.
- Vedligehold og opdater skabeloner – Gennemgå eksisterende skabeloner jævnligt, hvis projektstrukturen ændrer sig. Forældede skabeloner kan slettes ved at klikke på papirkurv-ikonet i skabelonlisten.