Roller i et udbud

KONTEKST #

Denne vejledning beskriver de fire brugerroller, der findes i forbindelse med et udbud i AjourTender (webversion): Udbudsadministrator, Tilbudsgiver (Tilbudsansvarlig), Inviteret bruger og Uautoriseret bruger. Rollerne bestemmer, hvilke funktioner en bruger har adgang til, og hvad brugeren kan se og foretage sig på et givent udbud.

RELEVANS #

Du har brug for denne vejledning, når du skal forstå forskellen på de fire roller – fx når du skal invitere en ny bruger til et udbud, afklare hvorfor en bruger ikke kan stille spørgsmål, eller vurdere hvem der bør have adgang til hvilke funktioner på en entreprise.

FORUDSÆTNINGER OG KRAV #

• Du skal have adgang til modulet AjourTender
• Der skal være oprettet mindst ét udbud, som rollerne kan tilknyttes

VEJLEDNING #

Udbudsadministrator #

Udbudsadministratoren opretter og styrer udbuddet fra start til slut og har adgang til alle udbuddets funktioner uanset status.

Emne	Beskrivelse
Sådan opnås rollen	Du skal have projektrettigheden “AjourTender – Udbudsadministrator” tildelt af din systemadministrator
Opsætning	Kan oprette og redigere et udbud gennem hele opsætningsflowet (Navn & Sag, Type & Form, Tidsfrister, Kriterier, Entrepriser, Materiale, Resultat)
Entrepriser	Kan invitere tilbudsgivere til de enkelte entrepriser og skifte tilbudsansvarlig, hvis en bydende virksomhed skal have en ny kontaktperson
Drift af udbud	Kan besvare spørgsmål, udsende rettelsesblade, annullere eller genåbne et udbud
Afslutning	Kan afsende resultatliste og afslutte udvælgelsen, når udbuddet er lukket
Log	Er den eneste rolle med adgang til Log, hvor alle ændringer på udbuddet registreres kronologisk

Bemærk: Hvis funktionen “Tilbuds-/PQ-materiale og priser er synlige for udbyder” er markeret ved oprettelsen, kan udbudsadministratoren se alt uploadet tilbudsmateriale, så snart det uploades. Tilbudsgivere kan i så fald stadig ikke se hinandens materiale.

Tilbudsgiver (Tilbudsansvarlig) #

Tilbudsansvarlig er den person hos en bydende virksomhed, der er registreret som ansvarlig for en konkret entreprise. Der kan kun være én tilbudsansvarlig pr. virksomhed pr. entreprise.

Emne	Beskrivelse
Sådan opnås rollen	Bliver inviteret af udbudsadministratoren til en entreprise, eller tilmelder sig selv som ny bruger på et offentligt udbud
Materiale	Kan downloade udbudsmateriale, se udbudsdetaljer og følge med i rettelsesblade og spørgsmål / svar
Spørgsmål	Kan indsende spørgsmål til udbuddet under fanen “Spørgsmål”
Tilbud	Kan uploade tilbud/PQ-dokumentation på den entreprise, vedkommende er tilknyttet
Invitationer	Kan selv invitere kolleger eller samarbejdspartnere som Inviterede brugere via “Inviterede brugere” på udbudssiden, uden at udbudsadministratoren skal involveres
Afslutning	Modtager automatisk resultatliste og resultatafgørelse pr. mail, når udbudsadministratoren udsender disse

Vigtigt: Tilbudsansvarlig har ikke adgang til udbuddets Log eller til administrative funktioner som Redigere, Annullér udbud eller Genåbning af udbud.

Inviteret bruger #

En inviteret bruger er en person, som en tilbudsansvarlig har givet adgang til at se udbuddet, uden at personen selv er registreret som tilbudsansvarlig på en entreprise.

Emne	Beskrivelse
Sådan opnås rollen	Bliver inviteret via knappen “Invitér flere til udbuddet” under “Inviterede brugere” på udbudssiden
Materiale	Kan se udbuddets faner, herunder Udbudsmateriale, Udbudsdetaljer, Rettelsesblade og Spørgsmål
Spørgsmål	Kan ikke indsende spørgsmål til udbuddet, medmindre vedkommende efterfølgende bliver tilføjet til en entreprise som deltagende tilbudsgiver
Tilbud	Kan ikke uploade tilbud/PQ på vegne af virksomheden, så længe rollen kun er inviteret bruger

Bemærk: Bliver en inviteret bruger senere tilføjet til en entreprise som tilbudsansvarlig, får personen samme rettigheder som en Tilbudsgiver (Tilbudsansvarlig), herunder retten til at stille spørgsmål og uploade tilbud.

Uautoriseret bruger #

En uautoriseret bruger er en person, der hverken er udbudsadministrator, tilbudsansvarlig eller inviteret bruger på udbuddet. Rollen opstår typisk, hvis en bruger tilgår et offentligt udbud uden at være tilmeldt eller inviteret.

Emne	Beskrivelse
Sådan opnås rollen	Har ikke modtaget en invitation til udbuddet, er ikke tilknyttet en entreprise som tilbudsansvarlig eller har projektrettigheden Udbudsadministrator
Materiale	Kan fortsat læse udbuddet og se eksisterende spørgsmål og svar
Spørgsmål	Kan ikke indsende spørgsmål – knappen “Indsend spørgsmål” vises ikke for denne brugergruppe
Tilbud	Kan ikke uploade tilbud/PQ
Overgang til anden rolle	Hvis brugeren efterfølgende tilmelder sig udbuddet og vælger en entreprise, bliver vedkommende automatisk tilføjet til entreprisen og behandlet som deltagende tilbudsgiver

Oversigt over rettigheder pr. rolle #

Funktion	Udbudsadministrator	Tilbudsgiver (Tilbudsansvarlig)	Inviteret bruger	Uautoriseret bruger
Oprette/redigere udbud	Ja	Nej	Nej	Nej
Invitere tilbudsgivere til entreprise	Ja	Nej	Nej	Nej
Invitere andre brugere til udbuddet	Nej	Ja	Nej	Nej
Læse udbuddet og se materiale	Ja	Ja	Ja	Ja
Uploade tilbud/PQ	Nej	Ja	Nej	Nej
Indsende spørgsmål	Nej (besvarer)	Ja	Nej	Nej
Se Log	Ja	Nej	Nej	Nej
Annullere/genåbne udbud	Ja	Nej	Nej	Nej
Afsende resultatliste/afslutte udvælgelse	Ja	Nej (modtager)	Nej	Nej

NÆSTE SKRIDT #

• Se guiden “Invitation af brugere til et udbud” for at invitere en ny bruger
• Se guiden “Skift tilbudsansvarlig / tilbudsgiver på en entreprise” for at ændre, hvem der er tilbudsansvarlig
• Se guiden “Spørgsmål / Svar” for detaljer om, hvem der kan stille og besvare spørgsmål
• Se guiden “Deltag i et offentligt udbud” for at forstå, hvordan en uautoriseret bruger kan tilmelde sig og opnå rollen Tilbudsgiver

SE OGSÅ #

Invitation af brugere til et udbud
Invitation til et udbud
Skift tilbudsansvarlig / tilbudsgiver på en entreprise
Spørgsmål / Svar
Opret og administrer et udbud i AjourTender
Deltag i et offentligt udbud