KONTEKST #
Denne vejledning beskriver, hvordan du som Udbudsadministrator opretter et Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) via EG Ajours ESPD-tjeneste og efterfølgende uploader den downloadede ESPD-fil til udbudsmaterialet i AjourTender (web).
RELEVANS #
Du har brug for denne vejledning, når du skal forberede et udbud, hvor de økonomiske aktører (tilbudsgiverne) skal aflevere en egenerklæring om deres finansielle status, formåen og egnethed. Ved at oprette ESPD’et og lægge det i udbudsmaterialet gør du det muligt for tilbudsgiverne at hente, udfylde og indsende dokumentet sammen med resten af deres tilbud.
FORUDSÆTNINGER OG KRAV #
- Du skal have rettigheden AjourTender – Udbudsadministrator for at kunne redigere udbuddet og uploade filer til udbudsmaterialet.
- Udbuddet skal allerede være oprettet i AjourTender.
- Du skal kende de grundlæggende oplysninger om udbudsproceduren og den ordregivende myndighed eller enhed (fx officielt navn, land, proceduretype og en kort beskrivelse af udbuddet).
- Du skal have mulighed for at gemme filer på din computer, da ESPD-filen downloades fra ESPD-tjenesten, før den uploades til AjourTender.
VEJLEDNING (trin-for-trin) #
Trin 1: Åbn det ønskede udbud i AjourTender. Klik på Menu og vælg ESPD, eller gå til fanen Udbudsdetaljer og klik på linket under ESPD. ESPD-tjenesten åbner herefter i en ny fane.
Trin 2: På ESPD-tjenestens forside kan du vælge sprog øverst til højre. Dansk er valgt som standard.
Trin 3: I trinnet Start vælger du under Hvem er De?, om du er Jeg er en ordregivende myndighed, Jeg er en ordregivende enhed eller Jeg er en økonomisk aktør. Under Hvad ønsker De at gøre? har du tre muligheder: Oprette et nyt ESPD, Genanvende et eksisterende ESPD eller Gennemgå ESPD. Denne vejledning tager udgangspunkt i Oprette et nyt ESPD. Vælger du i stedet Genanvende et eksisterende ESPD eller Gennemgå ESPD, vises feltet Upload dokument, hvor du kan klikke på Choose File og uploade en eksisterende ESPD-anmodning eller et ESPD-svar fra din computer.
Trin 4: Under Hvor ligger Deres myndighed? vælger du det relevante land i rullelisten Vælg et land. Klik derefter på Næste.
Trin 5: I trinnet Procedure udfylder du Oplysninger om offentliggørelse (fx meddelelsens nummer, hvis der findes en udbudsbekendtgørelse), Indkøberens identitet (officielt navn og land) samt Oplysninger om udbudsproceduren (proceduretype, titel, kort beskrivelse og eventuelt sagsnummer). Klik på Næste.
Trin 6: I trinnet Udelukkelse gennemgår du de udelukkelsesgrunde, der er relevante for udbuddet. Grundene er opdelt i afsnit med afkrydsningsfelter for hver enkelt grund. Klik på Næste, når du har gennemgået afsnittene.
Trin 7: I trinnet Udvælgelse gennemgår du på samme måde udvælgelseskriterierne, som også er opdelt i afsnit, fx om kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder. Klik på Næste.
Trin 8: I trinnet Afslut kan du under Del VI: Afsluttende erklæringer se de afsluttende erklæringer, som følger med ESPD’et. Klik derefter på Oversigt for at se en samlet gennemgang af hele det udfyldte ESPD-dokument.
Trin 9: Nederst i oversigten klikker du på Download og vælger det ønskede format: XML-format, PDF-format eller Begge formater. Benyt XML-format, hvis du ønsker at give tilbudsgiverne mulighed for at importere filen og udfylde den direkte i ESPD-tjenesten. Filen downloades til din computer.
Bemærk: ESPD-tjenesten har en tidsbegrænset session. Hvis du ikke foretager dig noget i tjenesten i et stykke tid, udløber sessionen, og du risikerer at miste de oplysninger, du har indtastet. Sørg derfor for at downloade din ESPD, inden tiden løber ud.
Trin 10: Gå tilbage til udbuddet i AjourTender. Klik på Menu og vælg Redigere for at åbne udbuddet i redigeringstilstand.
Trin 11: Klik på trinnet Materiale i redigeringsguiden for at komme til udbudsmaterialet.
Trin 12: Klik på den mappe i mappetræet under Udbudsmateriale, hvor ESPD-filen skal ligge, eller højreklik og vælg Opret mappe hvis du mappe en mappe at uploade til. Navngiv mappen, fx “ESPD”, og klik på Opret mappe.
Trin 13: Klik på mappen for at åbne den, og klik derefter på Upload filer.
Trin 14: I vinduet Upload filer til AjourTender klikker du på Tilføj filer, finder den downloadede ESPD-fil på din computer og vælger den.
Trin 15: Klik på Start upload. Filen uploades automatisk og vises herefter i mappen med navn, størrelse og opdateringsdato.
Bemærk: Filen gemmes automatisk i udbudsmaterialet, når uploadet er gennemført. Du skal ikke foretage dig yderligere for at gemme selve filen.
NÆSTE SKRIDT #
- Del linket til udbuddet med de økonomiske aktører, så de kan finde og udfylde ESPD-filen fra udbudsmaterialet.
- Følg indkomne tilbud og PQ’er under fanen Tilbud/PQ.
- Opdater eller tilføj øvrigt udbudsmateriale, hvis der er behov for det, inden fristen for tilbudsafgivelse.
SE OGSÅ #
- Rediger aktivt udbud (AjourTender)
