Fil granskning i EG AjourBox: annoteringer, tildeling og overblik #
KONTEKST #
Denne vejledning beskriver, hvordan du bruger Fil granskning i EG AjourBox (web). Du kan placere annoteringer direkte på filer, tildele dem til kolleger, følge status og få et samlet overblik over alle annoteringer i projektet uden at forlade systemet.
En fil kan have flere annoteringer. De vises i kommentarpanelet i højre side af filvisningen. Hver annotering har en Oprettet af (den bruger, der har oprettet den) og kan have en eller flere Tildelt (de brugere, der skal handle på den).
RELEVANS #
Fil granskning bruges, når I skal gennemgå tegninger og andre filer digitalt, fx ved kvalitetssikring eller intern granskning. I stedet for at sende kommentarer på mail kan I se, hvilke beslutninger der er truffet, hvornår og af hvem. Hver annotering har sin egen historik, og du kan se, hvem opgaven er tildelt, og hvor langt den er.
FORUDSÆTNINGER OG KRAV #
Alle fire forudsætninger skal være opfyldt, før du kan bruge Fil granskning:
- Systemindstillingen Fil granskning er aktiveret af Ajour på kundeniveau.
- Du er tilknyttet det relevante projekt i AjourBox.
- Du har rettigheden Fil granskning på projektet.
- Du har læseadgang til den mappe, filen ligger i.
Du kan kun granske filtyperne PDF, JPG, JPEG og PNG.
Valgfri systemindstillinger (aktiveres af Ajour):
| Fil granskning | Kernefunktionen: annoteringer, kommentarer og fanen Fil granskning |
| Sammenlign | Sammenligning af to revisioner af en fil side om side |
| Links | Klikbare links inde i dokumenter |
Rettigheden Fil granskning pr. rolle:
| Systemadministrator | Ja |
| Projektadministrator | Ja |
| Projektleder | Ja |
| Projektassistent | Ja |
| Bruger, Observatør, Box bruger, Tender bruger | Nej (kan tildeles manuelt, projekt for projekt) |
📋 Bemærkning: Fil granskning respekterer alle mappetilladelser i AjourBox. Hvis du ikke har læseadgang til en mappe, kan du hverken se eller interagere med annoteringer på filerne i mappen, selv om du har rettigheden Fil granskning på projektet.
Hvad kan du med og uden rettigheden?
| Åbne fil i skrivebeskyttet visning | Ja | Ja |
| Oprette en annotering | Nej | Ja |
| Redigere og slette en annotering | Nej | Kun egne annoteringer |
| Tildele en annotering til andre | Nej | Kun egne annoteringer |
| Gendanne en arkiveret annotering | Nej | Ja |
| Besvare kommentarer og @nævne en kollega | Nej | Ja |
| Ændre status på en annotering | Nej | Ja |
| Tilføje og fjerne links i dokumentet | Nej | Ja |
| Sammenligne filrevisioner | Nej | Ja |
| Se oversigten under fanen Fil granskning | Nej | Ja |
| Se historik på en annotering | Nej | Ja |
| Udskrive oversigten | Nej | Ja |
VEJLEDNING (trin-for-trin) #
Åbn en fil og opret en annotering
Trin 1: Klik på AjourBox i den øverste navigationsmenu. Vælg projektet i dropdown-menuen øverst til venstre, og find den ønskede mappe i mappetræet.
Trin 2: Klik på den fil, du vil granske. Filen markeres med blå baggrund, og et informationspanel med forhåndsvisning åbnes i højre side.
Trin 3: Klik på ikonet for fuld visning (firkant med pil) øverst til højre i forhåndsvisningen. Filen åbnes i Fil granskning-visningen, hvor du finder fanerne Vis, Fil granskning, Måle og, hvis de er aktiveret, Sammenligne og Links.
Trin 4: Klik på fanen Fil granskning. Under fanerne vises markeringsværktøjerne, fx rektangel, frihåndstegning, linje, pil, cirkel og sky. Du kan også vælge farve og viske ud.
Trin 5: Vælg et markeringsværktøj, og tegn markeringen det sted i dokumentet, du vil gøre opmærksom på. Annoteringen oprettes og vises i kommentarpanelet i højre side, hvor du kan skrive din tekst i annoteringsfeltet. Tallet ud for Kommentarer viser, hvor mange annoteringer og links filen har.
💡 Tip: Du kan søge i kommentarerne øverst i panelet og sortere dem, fx efter position i dokumentet.
Tildel en annotering til en eller flere brugere
Trin 6: Skriv @ efterfulgt af brugerens navn i selve annoteringsfeltet, og vælg brugeren fra listen. Du kan tildele annoteringen til flere brugere ved at nævne dem alle i annoteringsfeltet. Brugerne vises nu i kolonnen Tildelt i oversigten.
❗ Vigtigt: Tildeling sker kun, når du skriver @brugernavn i annoteringsfeltet (den oprindelige tekst på annoteringen). Hvis du i stedet skriver @brugernavn i et svar under annoteringen, får brugeren kun en notifikation om, at vedkommende er nævnt i en kommentar. Brugeren bliver ikke tildelt annoteringen og vises derfor ikke under Tildelt.
⚠️ Advarsel: Kun den bruger, der har oprettet annoteringen, kan tildele den til andre brugere.
Besvar og skift status
Trin 7: Skriv i feltet Svar… nederst på annoteringen for at besvare den, og klik på send-ikonet. Svar og statusændringer vises i annoteringens tråd med dato og klokkeslæt.
Trin 8: Klik på ikonet øverst til højre på annoteringen for at ændre status. Du kan vælge mellem Færdig, Afvist, Ikke godkendt, Afsluttet og Ingen. Statusændringen vises i annoteringens tråd og i kolonnen Status i oversigten.
📋 Bemærkning: Alle brugere med rettigheden Fil granskning kan ændre status på en annotering, uanset hvem der har oprettet den eller er tildelt den.
Rediger eller slet en annotering
Trin 9: Klik på de tre prikker (…) på din annotering, og vælg Edit for at rette annoteringen eller Slet for at slette den.
📋 Bemærkning: Kun den bruger, der har oprettet annoteringen, kan redigere og slette den.
⚠️ Advarsel: Når du sletter en annotering, bliver den arkiveret i 30 dage og slettes derefter permanent. I arkivet kan du gendanne den inden da (se Trin 19).
Brug oversigten over annoteringer
Trin 10: Klik på fanen Fil granskning øverst i AjourBox, ved siden af knappen AjourBox. Tallet på fanen viser antallet af aktive annoteringer. Oversigten viser kolonnerne Id, Filnavn, Rev/Vers, Filsti, Beskrivelse, Oprettet af, Tildelt, Status, Oprettet og Opdateret. Du kan sortere ved at klikke på en kolonneoverskrift.
Trin 11: Klik på projektknappen ved siden af Menu, og vælg Skift projekt for at se annoteringer i et andet projekt. Du kan skrive i søgefeltet øverst i dropdown-menuen for at finde projektet hurtigere.
Trin 12: Klik på dropdown-menuen Mine annoteringer, og vælg, hvad listen skal vise:
- Mine annoteringer
- Alle annoteringer
- Arkiverede annoteringer
Trin 13: Klik på filterikonet (tragt) for at filtrere på status. Marker eller fjern markering ud for Færdig, Afvist, Ikke godkendt, Afsluttet og Ingen, så listen kun viser de ønskede statusser.
Trin 14: Skriv i søgefeltet Søg i annoteringer øverst til højre for at finde en bestemt annotering. Ud for Vis vælger du, hvor mange annoteringer der skal vises ad gangen. Brug sidetallene nederst til at bladre.
Trin 15: Klik på ikonet ved filnavnet for at åbne filen direkte i Fil granskning-visningen.
Trin 16: Klik på knappen Historik i kolonnen Beskrivelse for at se annoteringens log. Den viser Tidspunkt, Ændret af, Original, Ny og Ændring, fx oprettelse, ændret beskrivelse, tilføjede svar og skift af status.
Trin 17: Klik på Menu og vælg Udskriv for at udskrive oversigten.
💡 Tip: Udskriv, hvis du har brug for en kopi af listen.
Find og gendan arkiverede annoteringer #
Trin 18: Vælg Arkiverede annoteringer i dropdown-menuen. Listen viser slettede annoteringer med datoen i kolonnen Arkiverede. Over listen står en rød advarsel om, at arkiverede annoteringer slettes permanent efter 30 dage.
Trin 19: Klik på skraldespandsikonet ved filnavnet for at gendanne annoteringen. Annoteringen flyttes tilbage til den aktive liste.
⚠️ Advarsel: Når der er gået 30 dage, kan annoteringen ikke gendannes.
Fejlfinding: fanen Fil granskning mangler
Trin 20: Hvis en bruger ikke kan se fanen Fil granskning, skal en administrator åbne Administrationsmodulet, finde brugeren og åbne Brugerdata.
Trin 21: Gå til fanen Rettigheder, udvid AjourBox under Projektrettigheder, og kontrollér, at Fil granskning er markeret for det relevante projekt. Klik Gem.
💡 Tip: Hvis rettigheden er i orden, men brugeren stadig ikke kan se annoteringerne på en fil, så kontrollér, at brugeren har læseadgang til mappen.
NÆSTE SKRIDT #
- Tildel eller juster mappetilladelser i AjourBox for de brugere, der skal have adgang til de granskede filer.
- Gennemgå brugerens projektrettigheder i Administrationsmodulet, hvis fanen Fil granskning mangler.
- Bed Ajour om at aktivere tilvalgene Sammenlign eller Links, hvis I vil sammenligne revisioner eller indsætte links i dokumenter.