KONTEKST
Denne artikel viser web-versionen af EG Ajour, i modulet AjourInspect & QA hvor kategorier og kontrolskemaer administreres (Kategorier/skemaer). Funktionen “Beregnet omfang” gør det muligt først at gøre kolonnen tilgængelig på et skema, og derefter angive og følge op på det forventede omfang for de enkelte aktiviteter på et konkret projekt.
RELEVANS
Du får brug for denne vejledning, når du ønsker at sætte et mål for, hvor mange kontroller der forventes udført inden for et givent kontrolskema på et projekt. Ved at angive et beregnet omfang kan du løbende følge med i, om det faktiske antal udførte kontroller (aktiviteter) lever op til det planlagte, hvilket gør det nemmere at styre fremdrift og kvalitetssikring på projektet.
FORUDSÆTNINGER OG KRAV
- Du skal have adgang til det relevante projekt i EG Ajour
- Du skal være systemadministrator eller have systemrettigheden til at redigere kategorier/skemaer: Systemrettigheder – Rediger kategori skabeloner
- Systemet skal allerede have en oprettet skema overskrift , som du kan tilknytte kolonnen “Omfang” til
VEJLEDNING (trin-for-trin)
Del 1: Tilføj kolonnen til skema overskriften #
Trin 1
Gå til Administration, og vælg herefter fanen Kategorier/skema i menuen.
Trin 2
Vælg Skema overskrifter.
Trin 3
Find det relevante skema i listen, f.eks. “[skemanavn]”, og åbn det for redigering. Der åbner sig en rude med titlen “Rediger skemaoverskrifter”.
Trin 4
I venstre side af ruden finder du en liste over kolonner, opdelt i “Beregnede kolonner” og almindelige “Kolonner”. Find kolonnen “Omfang” under de beregnede kolonner.
Trin 5
Klik på kolonnen “Omfang” for at markere den. Kolonnerne “Beregningsgrundlag” og “Beregnet (Udført/Planlagt” bliver herefter tilføjet til listen “Tilføjede kolonner” i højre side af ruden.
Trin 6
Klik OK for at gemme ændringen og lukke ruden.
⚠️ Bemærk: Denne opsætning gælder for skemaet som helhed og skal derfor kun udføres én gang, før kolonnen er tilgængelig på alle projekter, der anvender skemaet.
Flow 2: Administrer beregnet omfang på projektet #
Trin 7
Gå til Projekt opsætning, og vælg det relevante projekt.
Trin 8
Naviger gennem projektets grupper og kategorier, f.eks. en projektgruppe efterfulgt af en kategori, indtil du finder det ønskede kontrolskema.
Trin 9
Åbn det relevante kontrolskema fra listen (Firkant med en pil). Kontrolskemaet vises nu med aktiviteter og tilhørende kolonner, herunder de nyligt tilføjede omfangskolonner.
Trin 10
Øverst i skemaet finder du feltet “Angiv mængde her”. Indtast den samlede mængde for aktiviteterne, f.eks. “[10]”.
⚠️ Bemærk: Den angivne mængde svarer til antallet af kontroller, der skal udføres for 100% udfyldelse af et af nedenstående kontrolpunkter.
Trin 11
Kontrollér, at hver aktivitetslinje har en beregningsbasis i procent. Denne procentsats bestemmer, hvor stor en andel af den samlede mængde der udgør omfanget for den enkelte aktivitet.
Trin 12
Se resultatet i kolonnen “Beregnet (Udført/Planlagt)”, hvor systemet automatisk viser forholdet mellem antal udførte kontroller og det planlagte antal for hver aktivitet.
💡 Tip: Den samlede færdiggørelsesprocent for skemaet vises øverst, så du hurtigt kan danne dig et overblik over status.
Trin 13
Klik OK for at gemme og lukke skemaet.
⚠️ Bemærk: Hvis den samlede mængde eller beregningsbasis ændres senere, opdateres det planlagte antal automatisk for alle aktiviteter i kontrolskemaet.
NÆSTE SKRIDT
- Følg løbende op på forholdet mellem beregnet og faktisk udført omfang for at vurdere projektets fremdrift
- Undersøg mulighederne for at eksportere eller udskrive skemaet til brug i statusrapportering
- Gentag Del 2 for øvrige kontrolskemaer på projektet, hvor du ønsker at følge op på et forventet omfang
