Titel #
Udskrivning og eksport af registreringer fra AjourInspect & QA – PDF rapport, CSV fil eller AjourBox
Kontekst #
Denne vejledning beskriver funktionen Udskriv registreringer i modulet AjourInspect & QA. Funktionen tilgås via knappen Udskriv øverst til højre på registreringsoversigten og åbner en dialog med tre rapporttyper samt mulighed for at eksportere til AjourBox.
Funktionen Udskriv indeholder to delfunktioner:
- Funktion 1 – Udskriv registreringer: Du vælger rapporttype, tilpasser indhold og udskriver direkte til PDF.
- Funktion 2 – Eksportér til AjourBox: Du vælger rapporttype, tilpasser indhold, vælger folderstrukturering og en destinationsfolder, inden eksporten gennemføres.
Systemet genererer rapporten asynkront og notificerer dig via notifikationspanelet, når rapporten er klar til download.
Relevans #
Denne vejledning er relevant, når du har behov for at:
- Dokumentere og dele registreringer med samarbejdspartnere, bygherrer eller kontrollanter.
- Generere en PDF-rapport over et udvalg af eller alle registreringer på et projekt.
- Arkivere registreringer struktureret i AjourBox til fremtidig reference.
- Eksportere registreringsdata til CSV til videre bearbejdning i fx Excel.
Forudsætninger og krav
| Adgang | Du er logget ind og har adgang til det relevante projekt. |
| Rettigheder | Du har tilladelse til at se registreringer (Inspect/QA-rettigheder → Registreringer → Se). |
| Registreringer | Der eksisterer mindst én registrering i projektet. Ønsker du kun en delmængde, skal de relevante registreringer være filtreret frem eller markeret på forhånd. |
| AjourBox-adgang | Kun ved eksport til AjourBox: Du har adgang til AjourBox og til den ønskede destinationsmappe. |
| Netværk | Stabil internetforbindelse under generering og download af rapporten. |
Vejledning (trin-for-trin) #
Fase 1: Åbn udskriftsdialogen og vælg rapporttype
| Trin 1 | Navigér til registreringsoversigten for det ønskede projekt i AjourInspect & QA. | Du ser en liste over alle registreringer på projektet. |
| Trin 2 | Filtrér eller markér de registreringer, du ønsker at medtage, hvis du ikke vil udskrive alle. | De ønskede registreringer er markeret. Antallet vises i dialogen som “Markerede ([antal])”.De filterede registreringer vises som “Alle ([antal])”. |
| Trin 3 | Klik på knappen Udskriv øverst til højre på skærmen. | Dialogen “Udskriv registreringer” åbner med tre faneblade: Detaljeret, Simpel og Liste. |
| Trin 4 | Klik på det faneblad, der svarer til den ønskede rapporttype. | Det valgte faneblad fremhæves, og de tilhørende indstillinger vises til venstre. Et eksempel på rapportlayoutet vises til højre. |
ℹ Oversigt over de tre rapporttyper
- Detaljeret – Den mest udførlige rapport. Indeholder: status, labels, beskrivelse, kommentarer, registreringstegning, koordinater, billeder (valgfrit antal pr. side) og tjekliste. Anbefales, hvis ‘Beskrivelse’-feltet indeholder meget tekst.
- Simpel – Kompakt rapport med op til 5 billeder pr. registrering. Viser standardfelter og kan suppleres med kommentarer. Egnet til hurtige overblik.
- Liste – Tabelformat uden billeder. Velegnet til listevisning og kan eksporteres som CSV.
Fase 2: Tilpas rapportindhold
Afhængigt af den valgte rapporttype ser du forskellige tilpasningsmuligheder:
| Detaljeret | Vis/skjul: status, labels, beskrivelse, kommentarer, registreringstegning, koordinater, billeder (vælg antal pr. side), tjekliste. Vælg om alle eller kun afkrydsede tjeklistepunkter vises. | Udførlig dokumentation. |
| Simpel | Vælg om kommentarer skal inkluderes. Standardindhold vises altid. | Hurtige overblik og kompakte rapporter. |
| Liste | Vælg orientering (liggende/stående), om tegninger medtages, eller om data eksporteres til CSV. | Listevisning og dataeksport til Excel. |
| Trin 5 | Indtast et navn i feltet Udskrifts navn (maks. 100 tegn). | Navnet bruges som filnavn og som identifikator i notifikationspanelet. |
| Trin 6 | Vælg om du vil udskrive Markerede eller Alle registreringer. | Valget bestemmer, hvilke registreringer der medtages i rapporten. |
| Trin 7 | Markér eller fjern markering for de ønskede indholdsfelter under Tilpas din rapport. | Indstillingerne gemmes til rapporten. |
💡 Tip – brug forhåndsvisningen “Brug eksemplet” til højre i dialogen som en hurtig kontrol af rapportlayoutet, inden du klikker Udskriv eller Eksportér til AjourBox.
Fase 3a: Udskriv rapport direkte
| Trin 8 | Klik på knappen Udskriv i dialogen. | Systemet begynder at generere rapporten. Dialogen lukkes automatisk. |
| Trin 9 | Klik på klokke-ikonet øverst til højre for at åbne notifikationspanelet. | Panelet åbner og viser beskeden: “Din rapport er ved at blive dannet”. |
| Trin 10 | Vent, indtil rapporten er klar. En ny notifikation vises med rapportnavnet og et download-ikon. | Notifikationen viser rapportnavnet og et udløbstidspunkt for filen. |
| Trin 11 | Klik på download-ikonet (pil ned) ud for rapporten i notifikationspanelet. | Rapporten downloades til din enhed som en PDF-fil. |
⚠ Vigtigt – rapporter udløber. Rapporten i notifikationspanelet er kun tilgængelig i en begrænset periode. Download filen inden det viste udløbstidspunkt. Herefter skal rapporten genereres igen fra bunden.
Fase 3b: Eksportér rapport til AjourBox
Vælg denne fremgangsmåde, hvis du ønsker at gemme rapporten direkte i AjourBox til arkivering eller deling.
| Trin 12 | Klik på knappen Eksportér til AjourBox i dialogen. | Dialogen “Eksportér til AjourBox” åbner med to trin: Folderstrukturering og Destinationsfolder. |
| Trin 13 | Under fanen Folderstrukturering: Vælg struktur for Niveau 1 (fx Projektmapper eller Grupper). | Afhængigt af valget aktiveres Niveau 2, 3 og 4 med relevante valgmuligheder. |
| Trin 14 | Vælg struktur for Niveau 2 (fx Grupper, Projektmapper, Kategori niveau 0 eller Ingen struktur). | Systemet tilpasser de efterfølgende niveauer baseret på dit valg. |
| Trin 15 | Valgfrit: Markér Inkludér filer som bilag, hvis vedhæftede filer skal med i eksporten. | Afkrydsningsfeltet markeres, og filer inkluderes i eksporten. |
| Trin 16 | Klik på Næste. | Dialogen skifter til fanen Destinationsfolder, der viser projektets fulde mappestruktur. |
| Trin 17 | Navigér i mappestrukturen og klik på den ønskede destinationsmappe. | Den valgte mappe fremhæves. Antallet af eksisterende filer i mappen vises til højre. |
| Trin 18 | Klik på Eksportér til AjourBox. | Eksporten gennemføres. Rapporten gemmes i den valgte mappe i AjourBox. |
💡 Tip – vælg den rette folderstruktur. Vælg en folderstruktur, der afspejler dit projekts opbygning. En logisk struktur gør det nemmere at finde filen igen – både for dig og dine samarbejdspartnere.
📋 Bemærkning – filformat ved eksport. Når du eksporterer til AjourBox, gemmes rapporten i det format, du har valgt (PDF eller CSV). Kontrollér at modtagerne har adgang til den pågældende mappe i AjourBox, inden du deler linket.
⚠ Vigtige begrænsninger du skal kende #
- Simpel rapport viser maks. 5 billeder pr. registrering. Har du brug for alle billeder og kommentarer, skal du bruge Detaljeret rapport.
- Hvis feltet ‘Beskrivelse’ indeholder meget tekst, anbefales rapporttypen Detaljeret for at undgå afskæring.
- CSV-eksporten (via Liste-fanen) indeholder ikke billeder – kun tekstdata.
- Hvis du har uploadet filer til registreringernes kommentarspor, så er det kun billed-filformater som vises som billeder i rapporten. Filformater såsom PDF, Word eller Excel vises ikke som et billede / forhåndsvisning, men derimod som en tekst-reference.
- Hvis du har uploadet en PDF som registreringsbillede, så vil det kun være side 1 af PDF’en som vil blive vist i rapporten.
Næste skridt #
- Del rapporten: Send den downloadede PDF direkte, eller giv relevante parter adgang til filen i AjourBox.
- Analysér data i Excel: Eksportér registreringer som CSV via Liste-rapporten, og brug pivottabeller til videre analyse i Excel.
- Avancerede rapporter: Brug Rapportgeneratoren (knappen øverst til højre i systemet) til mere tilpassede rapportlayouts med udvidet funktionalitet.