Titel
Udskrivning og eksport af registreringer fra AjourInspect & QA – PDF rapport, CSV fil eller AjourBox
Kontekst
Denne vejledning beskriver funktionen Udskriv registreringer i modulet AjourInspect & QA. Funktionen tilgås via knappen Udskriv øverst til højre på registreringsoversigten og åbner en dialog med tre rapporttyper samt mulighed for at eksportere til AjourBox.
Funktionen Udskriv indeholder to delfunktioner:
- Funktion 1 – Udskriv registreringer: Du vælger rapporttype, tilpasser indhold og udskriver direkte til PDF.
- Funktion 2 – Eksportér til AjourBox: Du vælger rapporttype, tilpasser indhold, vælger folderstrukturering og en destinationsfolder, inden eksporten gennemføres.
Systemet genererer rapporten asynkront og notificerer dig via notifikationspanelet, når rapporten er klar til download.
Relevans
Denne vejledning er relevant, når du har behov for at:
- Dokumentere og dele registreringer med samarbejdspartnere, bygherrer eller kontrollanter.
- Generere en PDF-rapport over et udvalg af eller alle registreringer på et projekt.
- Arkivere registreringer struktureret i AjourBox til fremtidig reference.
- Eksportere registreringsdata til CSV til videre bearbejdning i fx Excel.
Forudsætninger og krav
| Adgang | Du er logget ind og har adgang til det relevante projekt. |
| Rettigheder | Du har tilladelse til at se registreringer (Inspect/QA-rettigheder → Registreringer → Se). |
| Registreringer | Der eksisterer mindst én registrering i projektet. Ønsker du kun en delmængde, skal de relevante registreringer være filtreret frem eller markeret på forhånd. |
| AjourBox-adgang | Kun ved eksport til AjourBox: Du har adgang til AjourBox og til den ønskede destinationsmappe. |
| Netværk | Stabil internetforbindelse under generering og download af rapporten. |
Vejledning (trin-for-trin)
Fase 1: Åbn udskriftsdialogen og vælg rapporttype
| Trin 1 | Navigér til registreringsoversigten for det ønskede projekt i AjourInspect & QA. | Du ser en liste over alle registreringer på projektet. |
| Trin 2 | Filtrér eller markér de registreringer, du ønsker at medtage, hvis du ikke vil udskrive alle. | De ønskede registreringer er markeret. Antallet vises i dialogen som “Markerede ([antal])”.De filterede registreringer vises som “Alle ([antal])”. |
| Trin 3 | Klik på knappen Udskriv øverst til højre på skærmen. | Dialogen “Udskriv registreringer” åbner med tre faneblade: Detaljeret, Simpel og Liste. |
| Trin 4 | Klik på det faneblad, der svarer til den ønskede rapporttype. | Det valgte faneblad fremhæves, og de tilhørende indstillinger vises til venstre. Et eksempel på rapportlayoutet vises til højre. |
ℹ Oversigt over de tre rapporttyper
- Detaljeret – Den mest udførlige rapport. Indeholder: status, labels, beskrivelse, kommentarer, registreringstegning, koordinater, billeder (valgfrit antal pr. side) og tjekliste. Anbefales, hvis ‘Beskrivelse’-feltet indeholder meget tekst.
- Simpel – Kompakt rapport med op til 5 billeder pr. registrering. Viser standardfelter og kan suppleres med kommentarer. Egnet til hurtige overblik.
- Liste – Tabelformat uden billeder. Velegnet til listevisning og kan eksporteres som CSV.
Fase 2: Tilpas rapportindhold
Afhængigt af den valgte rapporttype ser du forskellige tilpasningsmuligheder:
| Detaljeret | Vis/skjul: status, labels, beskrivelse, kommentarer, registreringstegning, koordinater, billeder (vælg antal pr. side), tjekliste. Vælg om alle eller kun afkrydsede tjeklistepunkter vises. | Udførlig dokumentation. |
| Simpel | Vælg om kommentarer skal inkluderes. Standardindhold vises altid. | Hurtige overblik og kompakte rapporter. |
| Liste | Vælg orientering (liggende/stående), om tegninger medtages, eller om data eksporteres til CSV. | Listevisning og dataeksport til Excel. |
| Trin 5 | Indtast et navn i feltet Udskrifts navn (maks. 100 tegn). | Navnet bruges som filnavn og som identifikator i notifikationspanelet. |
| Trin 6 | Vælg om du vil udskrive Markerede eller Alle registreringer. | Valget bestemmer, hvilke registreringer der medtages i rapporten. |
| Trin 7 | Markér eller fjern markering for de ønskede indholdsfelter under Tilpas din rapport. | Indstillingerne gemmes til rapporten. |
💡 Tip – brug forhåndsvisningen “Brug eksemplet” til højre i dialogen som en hurtig kontrol af rapportlayoutet, inden du klikker Udskriv eller Eksportér til AjourBox.
Fase 3a: Udskriv rapport direkte
| Trin 8 | Klik på knappen Udskriv i dialogen. | Systemet begynder at generere rapporten. Dialogen lukkes automatisk. |
| Trin 9 | Klik på klokke-ikonet øverst til højre for at åbne notifikationspanelet. | Panelet åbner og viser beskeden: “Din rapport er ved at blive dannet”. |
| Trin 10 | Vent, indtil rapporten er klar. En ny notifikation vises med rapportnavnet og et download-ikon. | Notifikationen viser rapportnavnet og et udløbstidspunkt for filen. |
| Trin 11 | Klik på download-ikonet (pil ned) ud for rapporten i notifikationspanelet. | Rapporten downloades til din enhed som en PDF-fil. |
⚠ Vigtigt – rapporter udløber. Rapporten i notifikationspanelet er kun tilgængelig i en begrænset periode. Download filen inden det viste udløbstidspunkt. Herefter skal rapporten genereres igen fra bunden.
Fase 3b: Eksportér rapport til AjourBox
Vælg denne fremgangsmåde, hvis du ønsker at gemme rapporten direkte i AjourBox til arkivering eller deling.
| Trin 12 | Klik på knappen Eksportér til AjourBox i dialogen. | Dialogen “Eksportér til AjourBox” åbner med to trin: Folderstrukturering og Destinationsfolder. |
| Trin 13 | Under fanen Folderstrukturering: Vælg struktur for Niveau 1 (fx Projektmapper eller Grupper). | Afhængigt af valget aktiveres Niveau 2, 3 og 4 med relevante valgmuligheder. |
| Trin 14 | Vælg struktur for Niveau 2 (fx Grupper, Projektmapper, Kategori niveau 0 eller Ingen struktur). | Systemet tilpasser de efterfølgende niveauer baseret på dit valg. |
| Trin 15 | Valgfrit: Markér Inkludér filer som bilag, hvis vedhæftede filer skal med i eksporten. | Afkrydsningsfeltet markeres, og filer inkluderes i eksporten. |
| Trin 16 | Klik på Næste. | Dialogen skifter til fanen Destinationsfolder, der viser projektets fulde mappestruktur. |
| Trin 17 | Navigér i mappestrukturen og klik på den ønskede destinationsmappe. | Den valgte mappe fremhæves. Antallet af eksisterende filer i mappen vises til højre. |
| Trin 18 | Klik på Eksportér til AjourBox. | Eksporten gennemføres. Rapporten gemmes i den valgte mappe i AjourBox. |
💡 Tip – vælg den rette folderstruktur. Vælg en folderstruktur, der afspejler dit projekts opbygning. En logisk struktur gør det nemmere at finde filen igen – både for dig og dine samarbejdspartnere.
📋 Bemærkning – filformat ved eksport. Når du eksporterer til AjourBox, gemmes rapporten i det format, du har valgt (PDF eller CSV). Kontrollér at modtagerne har adgang til den pågældende mappe i AjourBox, inden du deler linket.
⚠ Vigtige begrænsninger du skal kende
- Simpel rapport viser maks. 5 billeder pr. registrering. Har du brug for alle billeder og kommentarer, skal du bruge Detaljeret rapport.
- Hvis feltet ‘Beskrivelse’ indeholder meget tekst, anbefales rapporttypen Detaljeret for at undgå afskæring.
- CSV-eksporten (via Liste-fanen) indeholder ikke billeder – kun tekstdata.
- Hvis du har uploadet filer til registreringernes kommentarspor, så er det kun billed-filformater som vises som billeder i rapporten. Filformater såsom PDF, Word eller Excel vises ikke som et billede / forhåndsvisning, men derimod som en tekst-reference.
- Hvis du har uploadet en PDF som registreringsbillede, så vil det kun være side 1 af PDF’en som vil blive vist i rapporten.
Næste skridt
- Del rapporten: Send den downloadede PDF direkte, eller giv relevante parter adgang til filen i AjourBox.
- Analysér data i Excel: Eksportér registreringer som CSV via Liste-rapporten, og brug pivottabeller til videre analyse i Excel.
- Avancerede rapporter: Brug Rapportgeneratoren (knappen øverst til højre i systemet) til mere tilpassede rapportlayouts med udvidet funktionalitet.
