Spørgsmål / Svar

KONTEKST #

Denne vejledning beskriver funktionen “Spørgsmål/svar” i AjourTender, som er en del af AjourSystem (webbaseret). Funktionen giver mulighed for dialog mellem tilbudsansvarlige og udbudsadministrator i forbindelse med et udbud. Tilbudsansvarlige kan stille spørgsmål til udbuddet, og udbudsadministrator kan besvare disse spørgsmål direkte i systemet.

RELEVANS #

Denne vejledning er relevant, når en tilbudsansvarlig har brug for at afklare uklarheder i et udbudsmateriale, eller når en udbudsadministrator skal håndtere og besvare indkomne spørgsmål fra potentielle tilbudsgivere. Funktionen sikrer, at alle spørgsmål og svar samles ét sted og er tilgængelige for relevante parter gennem hele udbudsprocessen.

FORUDSÆTNINGER OG KRAV #

• Adgang til AjourTender med relevant brugerrolle (tilbudsansvarlig eller udbudsadministrator)
• Et aktivt udbud, som spørgsmålet/svaret skal knyttes til
• Kendskab til fristen for spørgsmål, da spørgsmål ikke kan stilles efter denne frist er udløbet

HVEM KAN STILLE SPØRGSMÅL #

Retten til at indsende spørgsmål afhænger af din tilknytning til udbuddet:

• Deltagende tilbudsgivere (herunder hovedtilbudsgiver) kan altid indsende spørgsmål, da de som selvstændige deltagere har ret til at kommunikere direkte med den udbudsadministratoren.
• Inviterede tilbudsgivere kan indsende spørgsmål med det samme, da en invitation til en entreprise gør dem til deltagende tilbudsgivere.
• Inviterede brugere (fx underleverandører eller kollegaer) kan ikke indsende spørgsmål, medmindre de selv bliver tilføjet til en entreprise som deltagende tilbudsgiver.
• Uautoriserede brugere (brugere uden tilknytning til en entreprise, og som hverken er administratorer eller deltagere) kan ikke indsende spørgsmål. Knappen “Indsend spørgsmål” vises ikke for denne brugergruppe. De kan dog fortsat læse udbuddet og se eksisterende spørgsmål og svar.

ℹ️ Bemærkning: Når en uautoriseret bruger efterfølgende tilmelder sig og vælger en entreprise, bliver vedkommende tilføjet til entreprisen og behandlet som deltagende tilbudsgiver – og kan fra dette tidspunkt indsende spørgsmål.

VEJLEDNING (trin-for-trin) #

Som tilbudsansvarlig – stille et spørgsmål:

Trin 1: Åbn det relevante udbud, og klik på fanen “Spørgsmål”.

• • Du ser nu en liste over tidligere stillede spørgsmål og eventuelle svar, sorteret med det nyeste øverst.

Trin 2: Klik på knappen “Indsend spørgsmål” øverst til højre.

⚠️ Bemærk: Denne knap er kun synlig, hvis du er en deltagende tilbudsgiver. Se afsnittet “Hvem kan stille spørgsmål” ovenfor.

Trin 3: Indtast dit spørgsmål i tekstfeltet, der fremkommer.

Trin 4: Bekræft og send spørgsmålet.

• • Spørgsmålet vises nu i listen med et løbenummer samt dato og klokkeslæt for oprettelsen.

Som udbudsadministrator – besvare et spørgsmål:

Trin 5: Åbn det relevante udbud, og klik på fanen “Spørgsmål”.

Trin 6: Find det ubesvarede spørgsmål i listen.

Trin 7: Klik på knappen “Tilføj svar” øverst til højre.

Trin 8: Indtast dit svar.

💡 Tip: Indled altid dit svar med en henvisning til det spørgsmålsnummer, du besvarer (fx “Vedr. #4:”). Da svarfeltet ikke er placeret umiddelbart under det enkelte spørgsmål, gør en tydelig reference det nemt for alle deltagere at se, hvilket spørgsmål svaret hører til.

Trin 9: Gem svaret.

• • Svaret vises nu tilknyttet det oprindelige spørgsmål og er synligt for tilbudsansvarlige.

VIGTIGT AT VIDE OM SYNLIGHED #

Spørgsmål og svar vil være synlige for alle deltagere i udbuddet – ikke kun den, der har stillet spørgsmålet. Hvis der er tale om et offentligt udbud, vil spørgsmål og svar desuden være synlige for alle, herunder virksomheder, der endnu ikke deltager i udbuddet. 

Vær desuden opmærksom på fristen for spørgsmål samt afleveringsfristen, som fremgår i højre side af udbuddets forside. 

TILLÆGSFUNKTIONER #

Ud over at stille spørgsmål og besvare dem har udbudsadministrator adgang til følgende funktioner øverst til højre på siden:

• Eksportér: Gør det muligt at eksportere den samlede liste af spørgsmål og svar, så den kan gemmes eller viderebehandles uden for AjourTender, fx som en del af det samlede udbudsmateriale.
• Udskriv: Gør det muligt at generere en udskriftsvenlig version af spørgsmål/svar-listen, som kan printes eller gemmes som PDF, fx til dokumentation eller arkivering.

NÆSTE SKRIDT #

• Se vejledning om håndtering af rettelsesblade, hvis et svar medfører en ændring i udbudsmaterialet
• Se vejledning om “Inviterede brugere”, hvis du skal styre, hvem der har adgang til at stille spørgsmål
• Se vejledning om deltageroversigt for at følge status på tilbudsgivere i udbuddet