Kontekst #
Dette er en webbaseret udbudsportal (AjourTender). Her har tilbudsgiverne muligheden for at invitere andre brugere til at se og arbejde med udbuddet. Funktionen tilgås via en knap i øverste højre hjørne af udbudssiden, og invitation sker via en formular med efterfølgende e-mailudsendelse.
Relevans #
Denne vejledning er relevant, når du som tilbudsgiver ønsker at give kolleger eller samarbejdspartnere adgang til et specifikt udbud – eksempelvis for at lade en kollega bidrage med faglig input, udarbejde tilbudsmateriale eller følge udbuddets status.
Forudsætninger og krav #
- Du er logget ind i AjourTender som tilbudsgiver
- Du har adgang til det pågældende udbud
- Du kender navn, e-mailadresse og evt. virksomhedsnavn på den person, du ønsker at invitere
- Den inviterede person skal have adgang til den e-mailkonto, invitationen sendes til
Vejledning #
Trin 1 – Åbn AjourTender Naviger til det udbud, du ønsker at invitere andre brugere til. Du ser udbuddets detaljeside med faner som “TilbudPQ”, “Udbudsmateriale”, “Spørgsmål” m.fl.
Trin 2 – Klik på “Inviterede brugere” Klik på knappen “Inviterede brugere” i øverste højre hjørne af udbudssiden.
Trin 3 – Klik på “Invitér flere til udbuddet” Der vises en boks med teksten “Ingen inviterede brugere” samt en knap. Klik på knappen “Invitér flere til udbuddet” for at åbne invitationsformularen.
Trin 4 – Udfyld invitationsformularen En dialog med titlen “Invitér bruger” åbner sig. Udfyld felterne:
- Fornavn – indtast den inviteredes fornavn
- Efternavn – indtast den inviteredes efternavn
- E-mail – indtast den inviteredes e-mailadresse
- Virksomhedsnavn – indtast navnet på den inviteredes virksomhed
- Telefon nr. – indtast et telefonnummer (valgfrit)
- Jobtitel – indtast en jobtitel (valgfrit)
Trin 5 – Send invitationen Klik på knappen “Invitér bruger” i nederste højre hjørne af dialogen. Formularen lukkes, og systemet sender automatisk en e-mail med et invitationslink til den angivne e-mailadresse.
⚠️ Vigtigt: Invitationslinket i e-mailen er personligt og knyttet til den specifikke e-mailadresse, der er indtastet i formularen. Hvis modtageren videresender e-mailen til en anden person, vil linket ikke virke for den nye modtager. Ønsker du at give en anden person adgang, skal der oprettes en separat invitation til vedkommende.
📝 Bemærkning: Du kan invitere flere brugere ved at gentage trin 3-5 for hver person.
Trin 6 – Bekræft invitationen Den inviterede bruger vises herefter på listen over inviterede brugere på udbudssiden, når de har accepteret invitationen.
Næste skridt #
- Administrer inviterede brugere – gå til “Inviterede brugere” for at se oversigten over alle inviterede og deres status
- Tilføj tilbudsmateriale – klik på fanen “Udbudsmateriale” for at uploade eller gennemgå relevant materiale til udbuddet
- Følg op på invitationen – kontakt den inviterede direkte, hvis de ikke har modtaget eller reageret på invitationsmailen
