System opsætning – Skema overskrifter, grupper, kategorier og kontrolskemaer #
KONTEKST
Vejledningen omhandler den webbaserede administrationsfunktion “System opsætning” i AjourInspect & QA. Her oprettes de skabeloner (skema overskrifter, systemgrupper, kategorier og kontrolskemaer), som efterfølgende kan tilføjes eller importeres til de enkelte projekter.
RELEVANS
Denne vejledning er relevant, når en administrator skal opbygge eller vedligeholde systemets fælles skabeloner, så de kan genbruges på tværs af projekter. Det gælder både oprettelse af nye skabeloner og løbende vedligeholdelse som redigering, arkivering, sammenlægning (merge) og sletning.
FORUDSÆTNINGER OG KRAV
- Du skal have systemrettigheden “Redigér kategori skabeloner”
- Du skal være logget ind i systemet
- Du skal kende formålet med den skabelon, du vil oprette eller redigere
Sådan tilgår du System opsætning – Kategorier
Trin 1: Klik på Tandhjulet i topmenuen.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning” og herefter “Kategorier” i undermenuen.
Du er nu i oversigten over systemgrupper, hvor du i venstre kolonne ser en liste over eksisterende grupper med deres tilknyttede notattyper (f.eks. QA, Tilsyn, Projekt, Forregistrering, Mangel).
VEJLEDNING (trin-for-trin)
Skema overskrifter #
Opret skema overskrift
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Skema overskrifter”.
Trin 5: Klik på knappen “Opret”. Et nyt vindue åbner.
Trin 6: Udfyld et navn til det nye kontrolskema.
Trin 7: Vælg de kolonner, du ønsker at tilføje, ved at klikke på dem. De tilføjes til listen i højre side.
Trin 8: Klik på “OK” for at gemme.
📌 Bemærk: Du kan ændre rækkefølgen af kolonner ved at trække dem til en ny position, og fjerne en kolonne ved at klikke på X-symbolet.
Rediger skema overskrift
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Skema overskrifter”.
Trin 5: Klik på den skema overskrift, som skal redigeres.
Trin 6: Foretag ændringer af navn, og fjern, tilføj eller omrokér kolonner.
📌 Bemærk: Kolonneoverskriften “Aktivitet” kan hverken fjernes, slettes, redigeres eller omrokeres.
Trin 7: Klik på “OK”. Hvis du har fjernet en kolonne, bliver du bedt om at bekræfte – skriv “delete” og klik på “OK”.
⚠️ Advarsel: Ændringer påvirker alle systemets kontrolskemaer, som er oprettet på denne overskrift. Slettet data kan ikke gendannes.
Arkiver skema overskrift
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Skema overskrifter”.
Trin 5: Klik på den ønskede skema overskrift.
Trin 6: Klik på “Arkivere” og bekræft med “OK”.
📌 Bemærk: En arkiveret overskrift skjules fra listen over aktive overskrifter. Er den i brug, fortsætter den med at fungere, men kan ikke tilføjes til nye kategorier.
Merge skema overskrift
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Skema overskrifter”.
Trin 5: Klik på den skema overskrift, som skal erstattes.
Trin 6: Klik på “Merge”.
Trin 7: Vælg den skema overskrift, som skal erstatte.
Trin 8: Klik på “Næste”.
Trin 9: Skriv “MERGE” for at bekræfte.
Trin 10: Klik på “Sammenflet”.
⚠️ Advarsel: En merge påvirker alle systemets kontrolskemaer oprettet på overskriften. Slettet data kan ikke gendannes.
Slet skema overskrift
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Skema overskrifter”.
Trin 5: Klik på den ønskede skema overskrift.
Trin 6: Klik på “Slet”.
⚠️ Advarsel: Handlingen udføres øjeblikkeligt uden yderligere bekræftelse. Sletning påvirker alle tilknyttede kontrolskemaer og kan ikke fortrydes.
System grupper #
Opret systemgruppe
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Klik på “+ Opret ny”.
Trin 6: Klik på “Opret gruppe”.
Trin 7: Indtast et navn til gruppen.
Trin 8: Sæt flueben ved de notattyper, gruppen skal anvendes på.
Trin 9: Klik på “Gem”.
Rediger systemgruppe
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Placér musemarkøren ved den systemgruppe, som skal redigeres.
Trin 6: Klik på “+”.
Trin 7: Tilføj eller fjern flueben ved de ønskede notattyper.
Trin 8: Klik et vilkårligt sted på siden for at gemme.
Omdøb systemgruppe
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Placér musemarkøren ved den systemgruppe, som skal omdøbes.
Trin 6: Klik på Blyanten.
Trin 7: Skriv det nye navn.
Trin 8: Klik på fluebenet for at godkende, eller klik på krydset for at annullere.
⚠️ Advarsel: Omdøbning påvirker alle projekter i systemet, som har systemgruppen tilknyttet.
Arkiver systemgruppe
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Vælg “Menu”.
Trin 6: Klik på “Arkiv”.
Trin 7: Markér den eller de systemgrupper, som ønskes arkiveret.
Trin 8: Klik på “OK”.
📌 Bemærk: En arkiveret gruppe skjules fra listen over aktive grupper. Er den i brug, fortsætter den med at fungere, men kan ikke tilføjes til nye projekter.
Slet systemgruppe
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Markér den systemgruppe, som ønskes slettet.
Trin 6: Klik på Skraldespanden.
Trin 7: Skriv “delete” for at bekræfte.
Trin 8: Klik på “OK”.
📌 Bemærk: Det er ikke muligt at slette en systemgruppe, der er aktiv på én eller flere registreringer i et projekt.
System kategorier #
Opret systemkategori
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Markér den systemgruppe, som kategorien skal oprettes under. En kolonne åbner til højre.
Trin 6: Klik på “+ Opret ny” og vælg “Tilføj kategori”.
Trin 7: Indtast et navn, og klik på “OK”.
Omdøb systemkategori
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Placér musemarkøren ved den kategori, som skal omdøbes.
Trin 6: Klik på Blyanten.
Trin 7: Skriv det nye navn.
Trin 8: Klik på fluebenet for at godkende, eller klik på krydset for at annullere.
Kopiér systemkategori
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Højreklik på den kategori, som ønskes kopieret.
Trin 6: Vælg “Kopiér”.
Trin 7: Vælg om kategorien skal kopieres til System eller Projekt.
Trin 8: Vælg hvilken gruppe kategorien skal kopieres til, og eventuelt en specifik underkategori.
Trin 9: Klik på “OK”.
Flyt systemkategori
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Højreklik på den kategori, som ønskes flyttet.
Trin 6: Vælg “Flyt”.
Trin 7: Vælg hvilken gruppe kategorien skal flyttes til, og eventuelt en specifik underkategori.
Trin 8: Klik på “OK”.
Slet systemkategori
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Højreklik på den kategori, som ønskes slettet.
Trin 6: Vælg “Slet”.
Trin 7: Skriv “delete” for at bekræfte, og klik på “OK”.
📌 Bemærk: Sletning påvirker kun den aktuelle systemgruppe. Projekter, der allerede har aktiveret systemgruppen, berøres ikke.
System kontrolskemaer #
Opret systemkontrolskema
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Markér den systemgruppe eller kategori, kontrolskemaet skal oprettes under. En kolonne åbner til højre.
Trin 6: Klik på “+ Opret ny”.
Trin 7: Vælg hvilken skemaoverskrift der ønskes anvendt.
Trin 8: Indtast et navn, og klik på “OK”.
Omdøb systemkontrolskema
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Placér musemarkøren ved det kontrolskema, som skal omdøbes.
Trin 6: Klik på Blyanten, og skriv det nye navn.
Trin 7: Klik på fluebenet for at godkende, eller klik på krydset for at annullere.
Kopiér systemkontrolskema
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Højreklik på det kontrolskema, som ønskes kopieret.
Trin 6: Vælg “Kopiér”.
Trin 7: Vælg om kontrolskemaet skal kopieres til System eller Projekt.
Trin 8: Vælg hvilken gruppe og eventuelt hvilken kategori, det skal kopieres til.
Trin 9: Klik på “OK”.
Flyt systemkontrolskema
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Højreklik på det kontrolskema, som ønskes flyttet.
Trin 6: Vælg “Flyt”.
Trin 7: Vælg hvilken gruppe og eventuelt hvilken kategori, det skal flyttes til.
Trin 8: Klik på “OK”.
Slet systemkontrolskema
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Højreklik på det kontrolskema, som ønskes slettet.
Trin 6: Vælg “Slet”.
Trin 7: Skriv “delete” for at bekræfte, og klik på “OK”.
⚠️ Advarsel: Handlingen kan ikke fortrydes. Sletning påvirker kun den aktuelle systemgruppe – øvrige projekter berøres ikke.
Aktiviteter på system kontrolskemaer #
Opret aktiviteter
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Vælg det systemkontrolskema, der skal tilføjes aktiviteter til.
Trin 6: Klik på ikonet “firkant med pil” for at åbne skemaet.
Trin 7: Klik på “Tilføj aktivitet”.
Trin 8: Klik på feltet under “Aktivitet”, og indtast aktivitetens navn.
Trin 9: Udfyld de øvrige felter under skemaoverskrifterne.
Trin 10: Klik på “Luk” for at afslutte.
Rediger aktiviteter
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Vælg det systemkontrolskema med de aktiviteter, der skal redigeres.
Trin 6: Klik på ikonet “firkant med pil” for at åbne skemaet.
Trin 7: Klik på det felt, som ønskes redigeret, og foretag ændringen.
Trin 8: Klik på “Luk” for at afslutte.
Slet aktiviteter
Trin 1: Klik på Tandhjulet.
Trin 2: Vælg “Administration”.
Trin 3: Vælg “Kategorier/skemaer”.
Trin 4: Vælg “System opsætning – Kategorier”.
Trin 5: Vælg det systemkontrolskema med den aktivitet, der skal slettes.
Trin 6: Klik på ikonet “firkant med pil” for at åbne skemaet.
Trin 7: Klik på krydset ud for den aktivitet, der ønskes slettet.
Trin 8: Bekræft sletningen.
⚠️ Advarsel: Handlingen kan ikke fortrydes. Sletning påvirker kun den aktuelle systemgruppe – øvrige projekter berøres ikke.
NÆSTE SKRIDT
- Importér de oprettede systemgrupper til de relevante projekter via Projekt opsætning
- Kontrollér at nye skema overskrifter og kontrolskemaer indeholder de nødvendige kolonner og aktiviteter
- Gennemgå eksisterende skabeloner for arkiverings- eller sammenlægningsbehov, hvis flere overskrifter overlapper
