KONTEKST #
Denne vejledning beskriver funktionen Fil granskning i EG AjourBox, hvor du kan tilføje kommentarer og markeringer direkte på filer, sammenligne revisioner og få et samlet overblik over alle annotationer på tværs af et projekts filer – uden at forlade systemet.
RELEVANS #
Fil granskning bruges, når I skal kommunikere digitalt om gennemgang af tegninger og andre filer, fx i forbindelse med kvalitetssikring eller intern granskning. Funktionen gør det muligt at se præcis hvilke beslutninger der er truffet, hvornår og af hvem, i stedet for at sende kommentarer via mail eller andre kanaler uden for systemet.
FORUDSÆTNINGER OG KRAV #
Der er fire forudsætninger, som alle skal være opfyldt, før en bruger kan benytte Fil granskning:
- Systemindstillingen Fil granskning skal være aktiveret af Ajour på kundeniveau.
- Brugeren skal være tilknyttet det relevante projekt i AjourBox.
- Brugeren skal have rettigheden Fil granskning på projektet.
- Brugeren skal have læseadgang til den mappe, filen ligger i.
- Det er kun muligt at filgranske filtyperne PDF, JPG, JPEG og PNG.
Systemindstillinger (aktiveres af Ajour)
| Indstilling | Beskrivelse |
|---|---|
| Fil granskning | Kernefunktionen – kommentarer, markeringer og fanen Fil granskning |
| Sammenlign (valgfri) | Giver brugere mulighed for at sammenligne to revisioner af en fil side om side |
| Links (valgfri) | Giver brugere mulighed for at placere klikbare links inde i dokumenter |
📋 Bemærkning: AjourBox er rettighedsstyret, og det er nemt at tildele specifikke mapper til enkelte firmaer eller brugere, så der kun gives adgang til de mapper, der tildeles. Fil granskning respekterer alle eksisterende mappetilladelser i AjourBox. En bruger uden læseadgang til en mappe kan ikke se eller interagere med kommentarer på filer i den pågældende mappe – heller ikke selvom brugeren har rettigheden Fil granskning på projektet.
Rettigheden Fil granskning pr. rolle
| Rolle | Fil granskning inkluderet automatisk |
|---|---|
| Systemadministrator | Ja |
| Projektadministrator | Ja |
| Projektleder | Ja |
| Projektassistent | Ja |
| Bruger | Nej |
| Observatør | Nej |
| Box bruger | Nej |
| Tender bruger | Nej |
Brugere i roller uden rettigheden kan tildeles den manuelt, projekt for projekt, af en administrator.
Samlet tjekliste
| Trin | Krav | Ansvarlig |
|---|---|---|
| 1 | Systemindstillingen Fil granskning er aktiveret | Ajour |
| 2 | Brugeren er tilknyttet projektet | Kundeadministrator |
| 3 | Brugeren har rettigheden “Fil granskning” på projektet | Kundeadministrator (automatisk for Systemadministrator, Projektadministrator, Projektleder, Projektassistent) |
| 4 | Brugeren har læseadgang til den relevante mappe | Kundeadministrator |
Handlinger i Fil granskning – uden og med rettigheden
| Handling | Uden rettigheden Fil granskning | Med rettigheden Fil granskning |
|---|---|---|
| Åbn fil i skrivebeskyttet visning | Ja | Ja |
| Tilføj en kommentar eller markering | Nej | Ja |
| Rediger din egen kommentar | Nej | Ja |
| Slet enhver kommentar | Nej | Ja |
| Gendan en slettet kommentar | Nej | Ja |
| Besvar en kommentar | Nej | Ja |
| @nævn en kollega | Nej | Ja |
| Accepter eller afvis en bemærkning | Nej | Ja |
| Tilføj et link inde i dokumentet | Nej | Ja |
| Fjern et link inde i dokumentet | Nej | Ja |
| Sammenlign to filrevisioner | Nej | Ja |
| Se kommentarlisten i Fil granskning | Nej | Ja |
| Eksportér kommentarer til Excel | Nej | Ja |
| Vis fuld revisionshistorik på en kommentar | Nej | Ja |
VEJLEDNING (trin-for-trin) #
Trin 1: Log ind på dit Ajour-system og klik på AjourBox i den øverste navigationsmenu. Vælg det relevante projekt i dropdown-menuen øverst til venstre, og navigér til den ønskede mappe i mappetræet. Klik på den fil, du vil granske – filen markeres med blå baggrund, og et informationspanel åbnes til højre.
Trin 2: I informationspanelet vises en forhåndsvisning af filen. Klik på ikonet for åbning i fuld visning (firkant med pil) øverst til højre i forhåndsvisningspanelet. Filen åbnes nu i den dedikerede Fil granskning-visning med værktøjslinjen øverst.
Trin 3: Øverst i visningen finder du fanebladene Vis (standard visningsmode), Fil granskning (marker og kommenter), Mål (foretag målinger på tegningen), samt – hvis aktiveret – Sammenlign og Links. Under fanebladene finder du markeringsværktøjerne: rektangel, frihåndstegning, linje, pil, cirkel, sky og flere former.
Trin 4: Klik på fanen Fil granskning, og vælg det ønskede markeringsværktøj, fx rektangel eller pil. Tegn markeringen det relevante sted i dokumentet. Et kommentarfelt åbnes til højre, hvor du skriver din kommentar. Klik Gem for at gemme kommentaren.
Trin 5: I kommentarpanelet til højre kan du besvare en eksisterende kommentar, @nævne en kollega for at notificere dem, acceptere eller afvise en bemærkning, samt redigere eller slette din egen kommentar. Kommentarerne kan sorteres og filtreres øverst i panelet.
Trin 6: Klik på fanen Fil granskning øverst i AjourBox, ved siden af AjourBox-knappen, for at få et samlet overblik over alle annotationer på tværs af projektets filer. Tallet på fanen viser antallet af aktive annotationer. Oversigten indeholder kolonnerne Id, Filnavn, Rev/Vers, Filsti, Beskrivelse, Historik, Oprettet af, Tildelt, Status, Oprettet og Opdateret.
Trin 7: Fra oversigten kan du klikke på ikonet ved filnavnet for at åbne filen direkte i Fil granskning-visningen, bruge søgefeltet øverst til højre til at fremsøge specifikke annotationer, filtrere listen via dropdown-menuen Mine Annoteringer og filterikonet øverst til venstre, samt bladre mellem sider nederst i oversigten.
Trin 8: Hvis fanen Fil granskning ikke er synlig for en bruger, skal en administrator gå til Administrationsmodulet, finde den relevante bruger og åbne Brugerdata. Gå til fanen Rettigheder, udvid AjourBox under Projektrettigheder, og kontrollér at Fil granskning er afkrydset for det relevante projekt. Klik Gem.
Trin 9: Åbn annotationsoversigten via fanen Fil granskning, og brug eksportfunktionen til at downloade kommentarerne som en csv-fil til videre opfølgning og dokumentation.
💡 Tip: Fil granskning er automatisk inkluderet for rollerne Systemadministrator, Projektadministrator, Projektleder og Projektassistent. Brugere i øvrige roller skal tildeles rettigheden manuelt, projekt for projekt.
NÆSTE SKRIDT #
- Tildel eller juster mappetilladelser i AjourBox for de brugere, der skal have adgang til de granskede filer
- Gennemgå brugerens projektrettigheder i Administrationsmodulet, hvis Fil granskning-fanen mangler
- Aktiver tilvalgene Sammenlign eller Links, hvis I ønsker at kunne sammenligne revisioner eller indsætte links i dokumenter
