Kontekst #
AjourTender er et modul i den webbaserede platform EG Ajour. Modulet bruges til at oprette, administrere og godkende udbud. Flowet dækker hele processen fra oprettelse af et nyt udbud, udfyldelse af data, valg af udbudstype og -form, fastsættelse af tidsfrister, valg af kriterier, oprettelse af entrepriser og invitation af tilbudsgivere, upload af udbudsmateriale, til endelig godkendelse af udbuddet. Systemet tilgås via en browser og kræver login.
Relevans #
Denne vejledning er relevant for en bruger, der skal oprette og sætte et nyt udbud op fra bunden, fx en udbudsadministrator, der skal invitere tilbudsgivere til at byde på en eller flere entrepriser i et projekt. Vejledningen bruges, når man skal:
- Oprette et nyt udbud tilknyttet et projekt
- Fastlægge udbuddets vilkår, type, form, tidsfrister og kriterier
- Oprette entrepriser og invitere tilbudsgivere
- Uploade udbudsmateriale
- Godkende og offentliggøre udbuddet, så tilbudsgivere kan deltage
Forudsætninger og krav #
- Systemet skal abonnere på modulet AjourTender.
- Du skal have projektrettigheden “udbudsadministrator” i systemet. Har du ikke denne rettighed, så skal du kontakte din systemadministrator.
- Du skal kende de virksomheder eller brugere, der skal inviteres som tilbudsgivere (eller have mulighed for at oprette nye brugere).
- Der skal være oprettet et projekt, som udbuddet kan oprettes på.
Vejledning: Opret et nyt udbud #
Trin 1: Klik på “AjourTender” i den øverste navigationsmenu.
Trin 2: Klik på knappen “Opret nyt udbud” for at oprette et nyt udbud i øverste venstre hjørne af oversigten.
📝 Bemærk: Knappen er kun tilgængelig, hvis du er oprettet med rettigheder som udbudsadministrator.
Trin 3: Vælg det projekt, som udbuddet skal tilknyttes, i feltet “Vælg projekt”. Dette kobler udbuddet til projektets dokumentarkiv og gør det muligt senere at hente og gemme materiale herfra.
Trin 4: Indtast et navn til udbuddet i feltet “Navn”. Dette navn vises efterfølgende i oversigten over alle udbud.
Trin 5: Skriv en kort beskrivelse af, hvad udbuddet omhandler, i feltet “Kort beskrivelse”.
Trin 6: Angiv, om tilbuds-/PQ-materiale og priser skal være synlige for udbudsadministratoren under udbudsprocessen, ved at markere afkrydsningsfeltet.
⚠️ Vigtigt: Markeres feltet, bliver alt uploadet materiale/tilbud fra tilbudsgivere synligt for udbudsadministratoren med det samme. Tilbudsgivere kan ikke se hinandens materiale.
📝 Bemærk: Funktionen “Synlige priser” definerer om udbuddet, efter aktivering, kan få redigeret fanen “Entrepriser”, herunder omdøbe eksisterende entrepriser samt tilføje nye entrepriser. Hvis funktionen er slået til, så kan entrepriser redigeres når udbuddet er aktivt, og det modsatte er tilfældet, hvis funktionen ikke er slået til.
📝 Bemærk: Funktionen “Synlige priser” kan ikke længere til-/fravælges når udbuddet først er blevet aktiveret.
📝 Bemærk: Funktionen “Synlige priser” er ikke tilgængelig på alle systemer.
Trin 7: Klik på “Opret udbud” for at gå videre. Systemet åbner udbuddet til videre redigering.
1 Navn og sag #
Trin 7: Udfyld de resterende felter under fanen “Navn & Sag”:
-
- Udbudsnavn: Navnet fra trin 3. Kan redigeres.
- Sagsnummer: Angiv projektets sagsnummer (valgfrit).
- Kort beskrivelse: Beskrivelsen fra trin 4. Kan redigeres.
- Ordregiver: Indtast navnet på den virksomhed, der udbyder opgaven.
- Eksternt website: Angiv link til ekstern offentliggørelse, fx et udbudsportal-link (valgfrit).
- Kontaktperson: Indtast navn, virksomhed, e-mail og telefonnummer på kontaktpersonen for udbuddet.
- Valuta: Vælg den valuta, tilbud skal afgives i.
- Tilbud/PQ-materiale og priser: Angiv, om priser er inklusive moms, og om materialet skal være synligt for tilbudsgiver.
Trin 8: Upload et billede til udbuddet ved at klikke på upload-feltet og vælge en fil.
📝 Bemærk: Der er en begrænsing på filstørrelsen maks. 10 MB og der skal benyttes alm. billedeformater som .PNG, .JPG og .JPEG.
📝 Bemærk: Billedet vises for udbuddet i oversigten over alle udbud.
2 Type og form #
Trin 9: Vælg udbudstype i venstre kolonne, fx den relevante lovgivningsmæssige ramme for udbuddet. Findes den ønskede type ikke på listen, kan du oprette en ny type ved at klikke på “Tilføj”, indtaste navnet og klikke på “Gem”.
Trin 10: Vælg udbudsform i højre kolonne. Eksisterende formularer kan redigeres ved at klikke på “Rediger” og derefter “Gem”.
⚠️ Vigtigt: Hvis udbuddet skal kunne ses og tilgås af alle fra Ajour platformen uden et login (krav ved offentlige udbud), så er det vigtigt at denne funktion er tjekket af under udbudsformen (markeret med et “grønt øje” ikon).
📝 Bemærk: Type og form kan ikke længere redigeres når udbuddet først er blevet aktiveret.
3 Tidsfrister #
Trin 11: Udfyld de tre datofelter ved at klikke på kalenderikonet og vælge dato og klokkeslæt:
- Udbuddet starter (offentliggørelse): Tidspunktet, hvor udbuddet åbnes for tilbudsgivere.
- Frist for spørgsmål: Sidste tidspunkt, hvor tilbudsgivere kan stille spørgsmål.
- Afleveringsfrist: Sidste tidspunkt for aflevering af tilbud/PQ-materiale.
📝 Bemærk: Standardtidspunktet er kl. 12:00. Klik på urikonet for at ændre klokkeslættet.
📝 Bemærk: Udbuddet kan tidligst startes 30 minutter fra nuværende tidspunkt
⚠️ Vigtigt: Der skal minimum være en dags forskel mellem de tre frister. Det er udbudsadministratorens ansvar at sikre, at fristerne overholder gældende lovgivning.
4 Kriterier #
Trin 12: Vælg tildelingskriterie i venstre kolonne, fx laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Trin 13: Vælg eventuelle udvælgelseskriterier i højre kolonne.
Trin 14: Opret et nyt tildelingskriterie ved at klikke på “Tilføj”, indtaste kriteriet i tekstfeltet og klikke på “Gem”.
Trin 15: Opret et nyt udvælgelseskriterie ved at klikke på “Tilføj” i højre kolonne.
Trin 16: Klik på blyantikonet ud for det nye kriterie for at åbne redigeringsfeltet.
Trin 17: Indtast teksten for udvælgelseskriteriet. Der kan tilføjes flere kriterier efter behov.
Trin 18: Klik på “Gem” for at gemme det enkelte kriterie.
Trin 19: Marker afkrydsningsfeltet ud for det ønskede kriterie for at vælge det til udbuddet.
Trin 20: Klik på den øverste “Gem”-knap for at tilføje de valgte udvælgelseskriterier til udbuddet.
📝 Bemærk: Kriterier kan ikke længere redigeres når udbuddet først er blevet aktiveret.
5 Entrepriser #
Trin 21: Klik på “Ny entreprise” for at oprette en entreprise, som tilbudsgivere skal byde på.
Trin 22: Indtast navnet på entreprisen i dialogboksen, og klik på “Opret entreprise”.
Trin 23: Marker den oprettede entreprise, og klik på “Invitér tilbudsgiver”.
Trin 24: Vælg den virksomhed, du vil invitere en bruger fra, i venstre kolonne.
Trin 25: Vælg den ønskede bruger fra virksomheden. Brugeren tilføjes til listen i højre kolonne.
📝 Bemærk: Kun én bruger pr. virksomhed kan inviteres som tilbudsgiver pr. entreprise. Samme bruger kan inviteres til flere entrepriser i samme udbud. Den inviterede bruger kan selv invitere kolleger eller samarbejdspartnere uden yderligere involvering fra udbudsadministratoren.
Trin 26: Klik på “Tilføj en ny bruger”, hvis den ønskede bruger ikke findes i systemet endnu.
⚠️ Vigtigt: En invitations-e-mail sendes automatisk, så snart en ny bruger oprettes og tilføjes.
Trin 27: Klik på “Luk” for at afslutte invitationsprocessen.
6 Materiale #
Trin 28: Opbyg den ønskede mappestruktur til udbudsmaterialet i venstre kolonne. Højreklik på en mappe for at oprette undermapper.
Trin 29: Upload filer direkte fra din computer ved at klikke på “Upload filer”.
Trin 30: Kopier eventuelt filer eller mapper fra Ajourbox ved at klikke på den relevante genvej og trække filer eller mapper ind i udbudsmaterialet.
💡 Tip: Det er også muligt at hente materiale fra andre projekter eller fra det globale dokumentarkiv.
7: Resultat #
Trin 31: Under “Deltagelse” ses et overblik over antal deltagende, afviste og manglende svar fra inviterede tilbudsgivere samt det samlede antal inviterede.
Trin 32: Under “Tilbud/PQ” ses et overblik over, hvor mange tilbudsgivere der har afleveret materiale.
Trin 33: Under “Spørgsmål og svar” ses antallet af spørgsmål og svar, som er genereret under udbuddet.
Trin 34: Under “Frister” ses de tidligere angivne datoer for offentliggørelse, spørgefrist og afleveringsfrist.
Trin 35: Klik på “Godkend”, når alle oplysninger er udfyldt og udbuddet er klar til offentliggørelse.
⚠️ Vigtigt: Inviterede tilbudsgivere modtager en e-mail, så snart udbuddet godkendes.
📝 Bemærk: Mangler der obligatoriske felter, så er knappen “Godkend” rød. Når der klikkes på knappen så viser systemet en dialogboks med en liste over de manglende oplysninger, fx ordregiver, kontaktperson, udbudstype eller tildelingskriterie. Disse skal udfyldes, før udbuddet kan godkendes. Hvis knappen “Godkend” lyser grøn, så er udbuddet klar til at blive godkendt.
📝 Bemærk: Når starttidspunktet for udbuddet indtræffer, skifter udbuddets status automatisk fra Godkendt til Aktivt.
📝 Bemærk: Evt. inviterede tilbudsgivere kan først se og tilgå udbuddet, når udbuddet er aktivt.
Oversigt – over udbuddet #
Både under oprettelsen af udbud og et udbud som er godkendt og aktivt, giver fanen “Resultat” adgang til fem underfaner, hvor du kan følge og administrere udbuddet gennem hele dets forløb.
Trin 36: Klik på underfanen “Tilbud/PQ” for at se de entrepriser, der er oprettet under udbuddet. Vælg en entreprise i venstre kolonne for at se de indkomne tilbud tilknyttet den.
📝 Bemærk: Der skal være oprettet mindst én entreprise, før tilbud kan modtages og vises her.
Trin 37: Klik på underfanen “Udbudsmateriale” for at se og administrere de filer og mapper, der er tilknyttet udbuddet.
-
- Klik på “Hent alt udbudsmateriale” for at downloade samtlige filer i mappestrukturen samlet.
- Naviger i mappetræet i venstre kolonne, fx mellem “Udbudsmateriale” og “Indkomne tilbud”, for at se indholdet af den valgte mappe.
- Brug søgefeltet til at søge i udbuddet eller i en specifik mappe.
Trin 38: Klik på underfanen “Spørgsmål” for at se og besvare spørgsmål stillet af tilbudsgivere.
- Hvert spørgsmål vises med nummer, tidspunkt og status, fx hvem der har stillet spørgsmålet.
- Klik på “Tilføj svar” for at besvare et spørgsmål.
- Klik på “Eksportér” for at hente spørgsmål og svar som en fil.
- Klik på “Udskriv” for at printe oversigten over spørgsmål og svar.
💡 Tip: Svar, der gives her, bliver synlige for alle tilbudsgivere, så alle har adgang til samme information.
Trin 39: Klik på underfanen “Rettelsesblade” for at se og udsende rettelser til udbudsmaterialet.
- Hvert rettelsesblad vises med nummer, tekst og offentliggørelsestidspunkt.
- Klik på “Udsend rettelsesblad” for at oprette og sende et nyt rettelsesblad til alle inviterede tilbudsgivere.
⚠️ Vigtigt: Når et rettelsesblad udsendes, får tilbudsgiverne besked, og det tilhørende materiale gøres tilgængeligt under udbudsmaterialet i den tilhørende mappe.
Trin 40: Klik på underfanen “Udbudsdetaljer” for at se en samlet oversigt over udbuddets stamdata og kriterier, herunder:
- Projekt, ordregiver og sagsnummer
- Udbudstype og udbudsform
- Prisoplysninger, fx om priserne er ekskl. eller inkl. moms samt valuta
- Tildelingskriterie og udvælgelseskriterie
- ESPD-link, hvis relevant for udbuddet
- Link til udbuddet, som kan kopieres og deles med tilbudsgivere ved at klikke på “Kopiér”
📝 Bemærk: Oplysningerne under denne fane er skrivebeskyttede og afspejler de valg, der blev foretaget under oprettelsen af udbuddet.
Næste skridt #
- Overvåg indkomne spørgsmål fra tilbudsgivere, og besvar dem løbende inden spørgefristen udløber.
- Følg op på status for indkomne tilbud/PQ-materiale under fanen “Resumé”, når afleveringsfristen nærmer sig.
- Gennemgå og evaluer indkomne tilbud ud fra de valgte tildelings- og udvælgelseskriterier, når udbuddet er lukket.
