Genåbning af udbud

4 min read

TITEL
Genåbning af udbud

KONTEKST
Denne vejledning beskriver, hvordan du genåbner et udbud i AjourTender (web), som har status “Lukket”.

RELEVANS
Du har brug for denne vejledning, hvis et udbud er lukket, og du enten skal give de bydende mere tid til at afgive tilbud, eller skal starte en ny udbudsrunde – f.eks. efter en afsluttet prækvalifikation.

FORUDSÆTNINGER OG KRAV

Du skal have projektrettigheden AjourTender – Udbudsadministrator
Udbuddet skal have status “Lukket”
Du kan ikke genåbne et udbud med følgende status: Oprettet, Godkendt, Aktivt, Annulleret eller Afsluttet

📋 Bemærk: Der findes 2 forskellige muligheder for genåbning af udbud:

Forlæng udbuddet – en simpel forlængelse af udbuddet, hvor du har mulighed for at ændre de allerede angivne tidsfrister til nye
Ny udbudsrunde – med dette valg har du mulighed for at redigere ALLE opsætninger i dit udbud/prækvalifikation og udbyde på ny

Ved begge muligheder får du endvidere mulighed for at slette eller tilføje entrepriser og bydende.

Alle oplysninger/dokumenter fra afsluttet udbud/prækvalifikation arkiveres automatisk i AjourBox, når denne funktion vælges. Dette gælder også for alle indkomne tilbud og dokumenter, som de bydende har oploadet.

Spørgsmål/svar indkommet under tidligere udbud/prækvalifikation bibeholdes og er dermed stadig synlige for de inviterede brugere, der har adgang til den nye udbudsrunde.

VEJLEDNING (trin-for-trin)

Trin 1: Klik ind på det udbud, du ønsker at genåbne.
Trin 2: Klik på knappen Menu øverst til venstre på skærmen.
Trin 3: Vælg muligheden Genåbning af udbud – en ny dialogboks åbnes.
Trin 4: Du bliver i den nye dialogboks præsenteret for 2 muligheder for genåbning af udbuddet: Forlæng udbuddet eller Ny udbudsrunde.

Forlæng udbuddet

Du skal vælge muligheden Forlæng udbuddet, når du har et igangværende udbud, hvor der skal bruges lidt ekstra tid for de bydende til at afgive deres tilbud. Ved Forlæng udbuddet får du mulighed for at indstille tidsfristerne for udbuddet på ny.

Trin 5: Vælg muligheden Forlæng udbuddet, og tryk på knappen OK for at acceptere.
Trin 6: I dialogboksen får du nu mulighed for at indstille tidsfristerne for spørgsmål og tilbuds-/ansøgningsfrist for tilbud på ny – tryk på kalenderikonet for enden af de angivne tidsfrister for at indstille dem.
Trin 7: Vælg hvilken dato udbuddet skal åbne igen.
Trin 8: Vælg tidspunktet for, hvornår på dagen udbuddet skal åbne, ved at trykke på UR-ikonet.
Trin 9: Gentag trin 7 og 8 ved indstilling af ny tilbuds- eller ansøgningsfrist for tilbud.
Trin 10: Afslut med at trykke på knappen OK.

Du vil nu i oversigten kunne se nedtællingen til, hvornår udbuddet åbner igen, og de bydende kan tilgå det.

Ny udbudsrunde

Du skal vælge muligheden Ny udbudsrunde, hvis du f.eks. har gang i et udbud med prækvalifikation, og netop har overstået prækvalifikationen. I denne funktion har du mulighed for at redigere ALLE opsætninger i dit udbud/prækvalifikation og udbyde på ny. Endvidere får du mulighed for at slette eller tilføje entrepriser og bydende.

Alle oplysninger/dokumenter fra afsluttet udbud/prækvalifikation arkiveres automatisk i AjourBox. Dette gælder også for alle indkomne tilbud og dokumenter, som de bydende har oploadet.

Spørgsmål/svar indkommet under tidligere udbud/prækvalifikation bibeholdes og er dermed stadig synlige for de inviterede brugere, som har adgang til den nye udbudsrunde.

Trin 11: Tryk på valgmuligheden Ny udbudsrunde – en ny dialogboks åbnes.
Trin 12: I dialogboksen bliver du orienteret om, hvad der nu sker, og om du ønsker at fortsætte – tryk på knappen OK, hvis du vil fortsætte.
Trin 13: Du får nu adgang til selve udbuddet og alle indstillingerne. Du kan nu begynde på de tilretninger, der måtte være behov for, f.eks. nye tidsfrister, redigering af entrepriser og tilføjelse/sletning af inviterede bydende.

Nye tidsfrister:

Trin 14: Vælg fanen 3 Tidsfrister for at indstille de nye tidsfrister.
Trin 15: Som da du oprettede udbuddet, skal du indstille tidsfristerne for Udbuddet starter, Frist for spørgsmål og Afleveringsfrist. Som udgangspunkt sættes nye tidsfrister til den aktuelle tid for, hvornår du trykkede på Ny udbudsrunde, og du skal derfor manuelt ændre dato og tidspunkt.
Trin 16: Tryk på kalenderikonet til højre for hver enkelt tidsfrist for at få mulighed for at vælge dato.
Trin 17: Du kan trykke på UR-ikonet for at indstille tidspunktet på den valgte dato.
Trin 18: Afslut med at trykke på knappen OK.

Redigering af entrepriser:

Trin 19: Vælg fanen 5 Entrepriser.
Trin 20: Du kan nu se, hvilke entrepriser du tidligere har oprettet, og har nu mulighed for at tilføje eller slette entrepriser.

⚠️ Advarsel: Slettes en entreprise, fjernes de inviterede bydende til den pågældende entreprise også, og de vil dermed ikke længere have adgang til udbuddet.

Trin 21: Har du brug for at tilføje en ny entreprise, kan du gøre det ved at trykke på knappen Ny entreprise, som du gjorde ved oprettelse af udbuddet fra starten af.
Trin 22: Har du oprettet en ny entreprise, skal du også have inviteret brugere til at byde – dette gør du ved at trykke på knappen Invitér tilbudsgiver.

Tilføj nyt projektmateriale:

Trin 23: Vælg fanen 6 Materiale.
Trin 24: Du kan manøvrere rundt i mappestrukturen for udbuddet til venstre, og vælge hvilken mappe der uploades nyt projektmateriale til.
Trin 25: Det er også muligt at oprette nye mapper i strukturen – dette gøres ved at højreklikke på det sted i mappestrukturen, du ønsker at oprette en mappe, og vælge Opret folder.
Trin 26: Herefter kan du starte upload af filer ved at trykke på knappen Upload filer.
Trin 27: Du kan i mappestrukturen også se alle indkomne tilbud og vedlagte dokumenter (røde mapper).

📋 Bemærk: Hver eneste gang du laver en ny udbudsrunde, bliver der automatisk oprettet en mappe med dato og tidsstempel, hvor alt fra den netop afsluttede udbudsrunde bliver arkiveret. Systemet opretter automatisk undermapper svarende til entrepriser og bydende firmaer.

Godkend ny udbudsrunde:

Trin 28: Under fanen 7 Resultat kan du nu se alle de indstillinger, du har foretaget på den nye udbudsrunde.
Trin 29: Er alt som det skal være, skal du trykke på den røde knap Godkend øverst til venstre.
Trin 30: Er alt udfyldt som det skal, vil nedtællingen til opstart af ny udbudsrunde begynde – kan også ses i udbudsoversigten.

💡 Tip: Mangler der information nogen steder i indstillingerne for den nye udbudsrunde, vil en ny dialogboks åbne med information om, hvor i indstillingerne du mangler at udfylde noget.

NÆSTE SKRIDT