KONTEKST
Denne vejledning beskriver hvordan du annullerer et udbud i AjourTender (webversion). Når et udbud annulleres, skal du angive en begrundelse, og alle involverede parter får automatisk besked via mail.
RELEVANS
Du har brug for denne vejledning, når et udbud ikke længere skal gennemføres – for eksempel hvis projektet er ændret, aflyst, eller udbuddet er oprettet ved en fejl. Annullering sikrer, at deltagerne bliver korrekt informeret, og at handlingen bliver dokumenteret i udbuddets log.
FORUDSÆTNINGER OG KRAV
- Du skal have rettigheden “AjourTender – Udbudsadministrator”
- Udbuddet skal allerede være oprettet, og du skal have en begrundelse for annulleringen klar
Vigtigt: En annullering kan ikke fortrydes. Overvej derfor grundigt, inden du gennemfører handlingen.
Bemærk: Det er ikke muligt at slette et udbud. Dette kan dog blive gjort ved skriftelig henvendelse til supporten.
VEJLEDNING (trin-for-trin)
Trin 1: Gå til fanen AjourTender i topmenuen, og åbn det udbud, du ønsker at annullere, ved at klikke på VIS.
Trin 2: Klik på knappen Menu øverst til venstre på udbuddets detaljeside.
Trin 3: Vælg Annullér udbud i dropdown-menuen.
Trin 4: Et vindue med titlen Annullering af udbud åbner sig. Skriv en begrundelse for annulleringen i tekstfeltet.
Bemærk: Feltet er obligatorisk. Forsøger du at fortsætte uden en begrundelse, får du beskeden: “Giv venligst en begrundelse for annulleringen af udbuddet”.
Trin 5: Klik på Annullér udbud nederst til højre i vinduet.
Trin 6: Bekræft handlingen i den efterfølgende dialogboks ved at klikke på OK.
Vigtigt: Du kan fortryde og stoppe processen ved at klikke på Annuller i bekræftelsesdialogen.
Trin 7: Udbuddet skifter nu status til Annulleret, og der vises en tydelig markering med teksten “Udbuddet er annulleret” på udbuddets side. Menuen opdateres samtidig, så Redigere og Annullér udbud ikke længere er tilgængelige.
Bemærk: Handlingen registreres automatisk i udbuddets log som “Udbud annulleret”, og der udsendes en mail til de relevante parter om, at udbuddet er blevet annulleret.
NÆSTE SKRIDT
- Se udbuddets log for at bekræfte, at annulleringen er registreret korrekt
- Kontrollér i mailoversigten, at underretningen om annulleringen er sendt til de relevante parter
- Opret eventuelt et nyt udbud, hvis behovet stadig er aktuelt
- Kontakt support hvis du har behov for at få slettet udbuddet helt fra systemet
