Afslut udvælgelse

2 min read

TITEL
Afslut udvælgelse på et udbud

KONTEKST
Denne vejledning beskriver, hvordan du som udbudsadministrator udpeger det vindende tilbud på en entreprise og sender en resultatafgørelse til deltagerne i AjourTender, når udbuddet har status Lukket.

RELEVANS
Efter afleveringsfristen er passeret, og du har taget stilling til de indkomne tilbud, skal du kunne udpege den vindende virksomhed på hver entreprise og informere deltagerne om afgørelsen.

FORUDSÆTNINGER OG KRAV

Du skal have adgang til modulet AjourTender
Du skal have systemrettigheden AjourTender – Udbudsadministrator
Udbuddet skal have status Lukket
Der skal være indkommet mindst ét tilbud/PQ på den entreprise, du vil udpege en vinder for

VEJLEDNING (trin-for-trin)

Trin 1: Åbn det ønskede udbud, og vælg fanen Tilbud/PQ.
Trin 2: Vælg den entreprise i venstre træstruktur, du vil udpege en vinder for.
Trin 3: Sæt flueben i kolonnen Vælg ud for den virksomhed, hvis tilbud skal udpeges som vindende. Der kan kun vælges én virksomhed pr. entreprise.
Trin 4: Klik på Afslut udvælgelse. Knappen er kun aktiv, når mindst én virksomhed er valgt.
Trin 5: Et vindue med titlen “Udsend afgørelse af udbuddet” åbner. Feltet Emne er forudfyldt med teksten “Resultatafgørelse på udbud: [udbudsnavn]”. Du kan frit redigere emnet efter behov.
Trin 6: Klik på Redigere, hvis du vil tilføje en personlig tekst, der skal vises i mailen sammen med afgørelsen. Tekstfeltet er som standard tomt.
Trin 7: Klik på Preview for at se en oversigt over indholdet. Preview viser en tabel med kolonnerne Entreprise og Virksomhed for hver udpeget vinder.
Trin 8: Klik på Send, når teksten og emnet er klar.
Trin 9: En advarsel vises: “Denne mail tekst samt tabeller over entreprisens bud vil blive sendt ud til udbuddets deltagere. Vil du fortsætte?”. Klik på OK for at bekræfte, eller Annuller for at fortryde.
Trin 10: Afgørelsen sendes til udbuddets deltagere. Mailen oplyser, at udbuddet nu er afsluttet, og hvilke virksomheder der er udvalgt pr. entreprise. Handlingen registreres i Log som “Følgende virksomheder blev valgt som vindere af udbuddet” sammen med dit navn og din e-mail.

NÆSTE SKRIDT

Se guiden “Afslut udbud” for at afslutte udbuddet endeligt
Se guiden “Status på et udbud” for et overblik over statusflowet
Se guiden “Afsend resultatliste” for at give deltagerne indsigt i alle indkomne bud

SE OGSÅ