KONTEKST
Denne vejledning beskriver, hvordan du skifter modtager på en registrering (fx en mangel) i EG Ajour appen i modulet Inspect & QA. Funktionen findes i detaljevisningen for en enkelt registrering under et projekt, og den gør det muligt at ændre, hvem der er ansvarlig for eller skal modtage besked om registreringen – både internt i egen organisation og til eksterne samarbejdspartnere tilknyttet projektet. Denne vejledning beskriver ikke hvordan man videresender en registrering.
RELEVANS
Du får brug for denne vejledning, når en registrering skal overdrages / sendes til en anden bruger, fx fordi:
- Registreringen oprindeligt er sendt til en forkert eller forældet modtager
- Opgaven skal videregives til en kollega i egen virksomhed
- Opgaven skal overdrages / sendes til en ekstern samarbejdspartner (fx Total-, hoved- eller fagentreprenøren)
- Flere brugere skal orienteres om samme registrering
FORUDSÆTNINGER OG KRAV
- Du har adgang til EG Ajour appen og projektrettigheder til min. et projekt
- Du befinder dig i modulet Inspect & QA
- Du har rettigheder til at redigere den pågældende registrering
- Du har kendskab til hvilken virksomhed og bruger den nye modtager tilhører
- Du er bekendt med, at der kun kan sættes modtager på notattyperne Tilsyn, Projekt, Mangel og Forregistrering (Det er ikke muligt på notattypen QA/KS)
- Du er bekendt med, at der kun kan sættes en virksomhed på som modtager ad gangen.
- Du er bekendt med, at der sættes flere brugere fra samme virksomhed på som modtager.
- Internetforbindelse, så ændringen kan synkroniseres bagefter
VEJLEDNING (trin-for-trin)
Trin 1: Naviger til den relevante projektmappe eller registreringstegning, hvor registreringen skal eller er oprettet. Tilføj registrering eller åbn en eksisterende registrering.
Trin 2: I registreringens detaljevisning ses øverst, hvem der har oprettet registreringen, og hvem den aktuelle modtager er. Klik på knappen “Skift” ud for modtageroplysningerne.
Bemærk: Ved oprettelse af en ny registrering, vil det som standard være den ansvarlige bruger (opretteren) som står som modtager.
Trin 3: Skærmbilledet “Skift modtager” åbnes. Øverst kan du vælge mellem fanerne “Status” (skift den aktuelle modtager) og “Videresendt” (Videresend til en 3. part).
Bemærk: Oplysninger om hvem der har oprettet registreringen, og hvem der aktuelt er modtager, vises altid øverst på skærmbilledet, uanset hvilken fane du står på.
Trin 4: Under fanen “Status” vises en liste over virksomheder i projektet. Klik på pilen ud for en organisation for at folde den ud og se de enkelte brugere i den.
Trin 5: Sæt flueben ud for den eller de brugere, der skal være ny modtager. Du kan:
- Vælge flere brugere i samme virksomhed (fx tilføje en kollega ud over den nuværende modtager)
- Folde en anden virksomhed ud og vælge en modtager der i stedet (fx en ekstern samarbejdspartner)
- Vælge en virksomhed og alle brugere fra virksomheden vil blive valgt som modtager
Trin 6: Fjern flueben ved brugere, der ikke længere skal modtage registreringen, ved at klikke på det markerede felt igen.
Trin 7 (valgfrit): Aktiver funktionen “Husk modtager” nederst, hvis den valgte modtager skal benyttes automatisk ved oprettelse af fremtidige registreringer.
Trin 8: Klik på “Gem” øverst til højre for at gemme den nye modtager. Klik på ikonet “Pil mod venstre” for at fortryde.
Vigtigt: Ændringen er kun gemt lokalt, indtil du synkroniserer den, jf. næste trin.
Trin 9: Du vender tilbage til registreringens detaljevisning, hvor den opdaterede modtager fremgår.
Trin 10: Synkroniser ændringen, så den bliver synlig for andre: Klik på synkroniseringsikonet, vælg omfang (fx kun det aktuelle projekt eller alle projekter), og klik på “Synkroniser”.
Trin 11: Følg statuslinjen, mens ændringerne synkroniseres. Når der vises “Synkronisering succesfuld”, klikker du på “Tilbage til [app]” for at vende tilbage.
NÆSTE SKRIDT
- Tilføj billeder eller beskrivelser til registreringen, så den nye modtager har den nødvendige kontekst om opgaven.
- Skift status på registreringen, hvis den samtidig er klar til at gå videre i workflowet.
- Gennemgå øvrige registreringer på listen for at sikre, at alle relevante registreringer har den korrekte modtager, inden du foretager en samlet synkronisering.
