Tworzenie przetargu

Tworząc nowy przetarg należy kliknąć przycisk ”Utwórz nowy przetarg” w lewym górnym rogu.

UWAGA! Możesz tworzyć nowe przetargi tylko wtedy, gdy otrzymałeś/aś uprawnienia administratora przetargów. Jeśli ich nie masz, skontaktuj się z administratorem Ajour System, aby uzyskać uprawnienia.

o naciśnięciu przycisku ”Utwórz nowy przetarg”, otwiera się pokazane okno.

1. Zacznij od wyboru projekt, którego dotyczy przetarg.(Ma to na celu umożliwienie systemowi połączenie przetargu z istniejącym projektem i tym samym uzyskanie dostępu do materiałów z projektu w AjourBox oraz zapisywania napływających ofert / materiałów PQ dotyczących wybranego projektu).

• Wypełnij nazwę przetargu (jest to nazwa, która pojawia się w przeglądzie na początku).
• Napisz krótki opis tego, czego dotyczy przetarg.
• Zdecyduj czy oferta/materiał PQ ma być widoczny dla administratora przetargu w trakcie procedury przetargowej.
  • (Jeśli zaznaczysz tutaj, wszystkie przesłane materiały/oferty od oferenta będą natychmiast widoczne dla administratora przetargu i nikogo innego. Żaden oferent nie widzi materiałów / ofert innych osób).
  • Jeśli jako klient nie chcesz, aby ta funkcja znajdowała się w Twoim systemie, skontaktuj się z pomocą techniczną Ajour, a my zajmiemy się usunięciem tej funkcji z systemu.
  • Jeśli funkcja nie jest dostępna w Twoim systemie a Twoja firma chce ją udostępnić, skontaktuj się z pomocą techniczną Ajour a my udostępnimy Ci tę funkcję.

Utworzenie przetargu

Przetarg został utworzony i możesz kontynuować jego ustawianie/przygotowywanie.

Odbywa się to poprzez wypełnienie pól we wszystkich 7 rozdziałach pokazanych powyżej.

Zostaniesz poproszony o zajęcie stanowiska w sprawie różnych ustawień w każdym z rozdziałów a końcowy „Wynik” to strona, która zawiera zbiorczy przegląd zawartości przetargu.

Nazwa i projekt

• Nazwa projektu
  To nazwa, którą nadałeś/aś przetargowi w poprzednim oknie
  • Można to zmienić lub poprawić ewentualne błędy
    
• Numer projektu (niewymagany)
  zawiera numer projektu
  
• Krótki opis
  To opis, który wpisałeś w poprzednim oknie
  • Można to zmienić lub poprawić ewentualne błędy
    
• Podmiot zamawiający
  W tym miejscu wpisywane są podstawowe dane dotyczące firmy, która organizuje przetarg
  
• Witryna zewnętrzna(niewymagane)
  Zawiera link do strony zewnętrznej, na której przetarg został opublikowany, np. www.udbud.dk lub podobny
  
• Osoba kontaktowa
  W tym miejscu należy podać dane kontaktowe osoby, która jest osobą kontaktową w danym przetargu: imię i nazwisko, firma, adres e-mail i numer telefonu
  
• Waluta
  Wybierz walutę przetargu
  
• Oferta/materiał PQ i ceny
  • Wskaż, czy ceny ofertowe mają zawierać podatek VAT

2. Prześlij zdjęcie do przetargu

Istnieje możliwość dodania „strony tytułowej” do przetargu – naciśnij przycisk „Wybierz zdjęcie”. (Otworzy się nowe okno, możesz teraz znaleźć wybrane zdjęcie na swoim komputerze/serwerze)

TIPWSKAZÓWKA: Przesłane zdjęcie pojawi się w przeglądzie wszystkich przetargów

Typ i forma

W lewej kolumnie należy wskazać typ przetargu. (Jeśli na liście nie ma typu, który pasuje do Twojego przetargu, możesz go dodać samodzielnie, naciskając przycisk „Dodaj” w prawym rogu kolumny (2).)

Dodaj nowy typ/formę przetargu i zakończ, naciskając przycisk „Zapisz” (3). Nowy typ/forma przetargu zostanie wówczas zapisana w Państwa systemie i będzie w przyszłości znajdowała się na liście typów/form przetargów.

Możliwa jest również edycja typów przetargów, które są wymienione. Odbywa się to poprzez wybranie typu przetargu, który wymaga edycji (4) i naciśnięcie „Edytuj„. Zakończ klikając „Zapisz„

INFO: Jeżeli dodałeś/aś nowy typ przetargu, który ma być widoczny dla każdego kto chce złożyć ofertę, należy najpierw zapisywać nowy typ przetargu, po czym można go wybrać z listy. Tutaj można zaznaczyć pole „publiczny” (5). Kiedy pole publiczny jest zaznaczone, każdy zainteresowany może zobaczyć przetarg na stronie głównej firmy Ajour. Każdy zainteresowany może samodzielnie poprosić o dostęp do przetargu publicznego.

Terminy

1. Rozpoczęcie przetargu (publikacja) – Gdy przetarg jest otwarty dla oferentów

2. Termin zadawania pytań – Do kiedy najpóźniej można zadawać pytania (po tej dacie/godzinie nie można już zadawać pytań, ale nadal można uzyskać odpowiedzi na pytania).

3. Termin składania ofert lub składania wniosków – Do kiedy najpóźniej oferta/materiał PQ musi zostać przekazany (po tej dacie/godzinie nie jest już możliwe przekazanie oferty/materiału PQ).

Aby wskazać datę/godzinę dla jednego z 3 terminów, należy nacisnąć ikonę „kalendarza” (1,2,3).

Wybierz odpowiednią datę. Czas jest zawsze ustawiony na godzinę 12.00. Jeśli chcesz zmienić godzinę, naciśnij ikonę „zegara” (4), a otworzy się nowe okno, w którym możesz wpisać żądaną godzinę.

UWAGA: Między terminami musi być co najmniej jeden dzień odstępu (wymaganie systemowe). Do każdego administratora przetargu należy upewnienie się, że wskazane terminy mają zastosowanie w obowiązującym stanie prawnym.

Kryteria

W tym miejscu wskazane są kryteria przydziału (lewa kolumna) i kryteria wyboru (prawa kolumna) mające zastosowania przy przetargu.

1. Jeśli nie wymieniono kryteriów przydziału, które pasują do Twojego przetargu, możesz dodać nowe, naciskając przycisk „Dodaj” tak jak w przypadku typu przetargu.

5. W oknie wymienione są wszystkie wcześniej utworzone kryteria do wyboru. Istnieje możliwość dodania nowych poprzez naciśnięcie przycisku „Dodaj„.

3. Jeśli chcesz edytować już utworzone kryterium, naciśnij ikonę „Edytuj„.

4. Aby dodać jedno z wymienionych kryteriów, zaznacz pole po prawej stronie

Pamiętaj zawsze zakończyć klikając „Zapisz„.

Przedsięwzięcia budowlane

1. Aby utworzyć nowe przedsięwzięcie budowlane, kliknij przycisk „Nowe przedsięwzięcie budowlane„

Wpisz nazwę przedsięwzięcia budowlanego, które chcesz zaoferować, np. umowa główna, stolarz lub murarz itp. Zakończ klikając przycisk „Utwórz przedsięwzięcie„

Jeśli chcesz utworzyć wiele przedsięwzięć naraz, wprowadź nazwę przedsięwzięcia, np. „Beton” i naciśnij przycisk „Enter” na klawiaturze. Kontrakt został utworzony, możesz teraz dodać nowy kontrakt w oknie a następnie ponownie nacisnąć „Enter”. Możesz to powtarzać, dopóki nie wprowadzisz wszystkich kontraktów, które chcesz zaoferować.

Dodaj oferentów do utworzonych kontraktów

2. Wybierz kontrakt, do którego chcesz zaprosić oferentów

3. Następnie naciśnij przycisk „Zaproś oferenta„, otworzy się nowe okno

4. Wszystkie firmy utworzone w Twoim systemie są tutaj wymienione. Wybierz firmę, aby dodać użytkownika z firmy do systemu

5. Wszyscy użytkownicy wybranej firmy są tutaj wymienieni. Dodaj użytkownika, aby umożliwić mu/jej udział w przetargu

Do każdego z utworzonych kontraktów może zostać zaproszony tylko jeden użytkownik z każdej firmy. Ten sam użytkownik może zostać zaproszony do składania ofert w wielu przedsięwzięciach w ramach tego samego przetargu. Zaproszony użytkownik (oferent) może sam zaprosić kolegów, partnerów lub dostawców bez konieczności angażowania administratora przetargu (zobacz ten artykuł)

Jeśli chcesz zaprosić użytkownika, który nie został wcześniej utworzony, możesz to zrobić za pomocą przycisku „Dodaj nowego użytkownika” w lewym dolnym rogu

UWAGA: Pamiętaj, że wiadomość e-mail z zaproszeniem zostanie wysłana natychmiast po naciśnięciu przycisku „utwórz użytkownika”.

Materiał

Tutaj można przesłać dokumentację przetargową/materiał PQ

1. Na górze wyświetlany jest projekt oraz przetarg, a poniżej możesz utworzyć żądaną strukturę folderów, która pasuje do Twojego przetargu i przesłać pliki do folderów, klikając „prześlij pliki” (2).

3. Możesz również kopiować pliki lub foldery bezpośrednio z AjourBox, jeśli masz już utworzoną strukturę folderów dla dokumentacji przetargowej. Naciśnij „AjourBox”, które otworzy się w nowym oknie, i z którego możesz przeciągnąć pliki lub foldery, w tym pliki lub podfoldery, bezpośrednio do dokumentacji przetargowej.

Wskazówka: Masz również możliwość skopiowania materiałów przetargowych z innych spraw w AjourBox lub z globalnego AjourBox.

Wynik

Rozdział Wynik to przegląd wszystkich dokonanych ustawień/wyborów

4. Obszar „Uczestnictwo” – Tutaj można zobaczyć ilu zaproszonych oferentów bierze udział, ilu odrzuciło zaproszenie, ilu jeszcze nie odpowiedziało na zaproszenie oraz całkowitą liczbę zaproszonych oferentów

5. Obszar „Oferta/PQ” – Tutaj możesz zobaczyć, ilu oferentów złożyło oferty/materiał PQ

6. Obszar „Pytania i odpowiedzi” – Tutaj znajduje się zestawienie liczby pytań/odpowiedzi wygenerowanych dla przetargu

7. Obszar „Terminy” – Pokazuje terminy, które wskazałeś/aś jako obowiązujące w przetargu

8.Gdy jesteś zadowolony z ustawienia przetargu i wszystko jest gotowe, naciśnij przycisk „Zatwierdź”.

UWAGA: zaproszeni użytkownicy otrzymają wiadomość e-mail informującą o Twoim przetargu, gdy tylko zatwierdzisz przetarg.

Jeśli jakieś pola nie zostały wypełnione, pojawi się okno z informacją, które pola należy wypełnić.

Kiedy nadejdzie data rozpoczęcia przetargu, przetarg zostanie oznaczony jako toczący się.