Last modified: janúar 8, 2022

Útboð

Þegar þú vilt búa til nýtt útboð þarftu að smella á hnappinn „Búa til nýtt útboð“ sem staðsettur er í efra vinstra horninu.

ATH! Þú getur einungis búið til nýtt útboð sért þú skráður sem útboðsstjóri. Ef þú ert ekki útboðsstjóri skaltu hafa samband við þinn Ajour kerfisstjóra til að fá heimildina.

Eftir að hafa smellt á hnappinn “ Búa til nýtt útboð “ kemur upp útfyllingarbox eins og hér að ofan.

1. Byrjaðu á því að velja hvaða verk útboðið snýst um.(Þetta gerir þú með því að leyfa kerfinu að tengjast útboðinu með tilbúnu verkefni og þar með leyfi til þess að sækja efni frá verkefninu í AjourBox og vista tilvonandi boð eða tilboðsefni í tengslum við verkefnið).

  • Fylltu út heiti útboðsins (Þetta heiti mun vera sýnilegt í yfirlitinu frá upphafi).
  • Skrifaðu stutta lýsingu á útboðinu og hverju það tengist.
  • Ákveddu hvort þú viljir sjá tilboðin um leið og þau koma eða fá öll tilboðin samtímis við lok útboðstímans.
    • (Ef þú smellir á ‘af’ mun allt efni og öll tilboð birtast útboðsstjóra um leið. Bjóðendur sjá ekki efni / boð annarra)
    • Ef þú, sem kúnni, vilt ekki hafa þessa aðgerð í þínu kerfi skaltu hafa samband við þjónustugátt Ajour og munum við taka aðgerðina úr kerfinu þínu.
    • Ef aðgerðin er hinsvegar ekki í boði í þínu kerfi og fyrirtækið þitt vill geta notað hana skaltu einnig hafa samband við þjónustugátt Ajour til þess að við getum virkjað aðgerðina fyrir þig.

Uppsetning útboðs

Þú hefur nú búið til útboð og getur haldið áfram með uppsetningu þess.

Það gerir þú með því að fylla út í alla reitina undir öllum 7 fánaflipunum í boði sem sýndir eru hér að ofan.

Þú munt vera beðin um að ákveða útboðsstillingar innan hvers fána og síðasti fáninn „Niðurstaða“ er niðurstöðu síða sem sýnir þér yfirlit yfirhvað útboðið felur í sér, innihald þess og uppsetningu.

Heiti og Verkefni

  • Heiti verkefnis
    Hér birtist heiti verkefnisins sem þú valdir í áðurnefndu útfyllingarboxi.
    • Þú getur breytt nafninu eða leiðrétt mögulegar stafsetningarvillur.
  • Verknúmer (Ekki nauðsynlegt)
    Sýnir númer verkefnisins
  • Stutt lýsing
    Hér birtist lýsingin sem þú skrifaðir í áðurnefndu útfyllingarboxi.
    • Þú getur breytt nafninu eða leiðrétt mögulegar stafsetningarvillur.
  • Útbjóðandi
    Grunnupplýsingar um fyrirtækið sem stendur fyrir útboðinu.
  • Utanaðkomandivefsíða (ekki krafist)
    Sýnir tengil á vefsíðu þar sem útboðið hefur verið birt, t.d. www.udbud.dk eða álíka.
  • Tengiliður
    Upplýsingar um þann sem er tengiliður fyrir uppsett útboð: nafn, fyrirtæki, vefpóstfang og símanúmer.
  • Gjaldmiðill
    Veldu gjaldmiðil sem skal nota fyrir útboðið.
  • Tilboðs/PQ-efni og verð
    • Taktu fram hvort tilboðsverðin skuli innihalda virðisaukaskatt.

2. Forsíðumynd

Þú getur sett „forsíðu“ á útboðið – til þess að gera það skaltu smella á „Velja Mynd“ hnappinn. (Annað útfyllingarbox mun birtast og þú getur leitað af mynd í tölvunni þinni)

ÁBENDING: Myndin sem þú hleður upp mun vera sýnilegt í yfirlitinu sem mögulegir bjóðendur sjá.

Tegund og Form

Taktu fram tegund útboðsins í vinstri dálknum. (Ef engin tegund á listanum á við þitt útboð geturðu skrifað inn tegund með því að smella á „bæta við“ hnappinn sem er hægra megin í dálknum. (2).)

Búðu til nýja tegund af útboði og smelltu svo á „Vista“ (3). Nýja útboðstegundin er núna vistuð í þínu kerfi og verður sýnd í hvert skipti sem þú velur útboðstegund í framtíðinni.

Þú getur einnig lagað þær tegundir sem eru nú þegar í boði. Það gerir þú með því að velja þá tegund sem þú vilt laga (4) og smella svo á „Laga„. Ljúktu svo lagfæringunni með því að smella á „Vista

UPPL: Ef þú hefur búið til nýja útboðstegund sem á að vera sýnileg öllum mögulegum bjóðendum skaltu vista nýja tegund fyrst og smella svo á „Laga“ til þess að gera tegundina opinbera. Hér getur þú hakað í „sýnilegt“ (5). Þegar þú hefur hakað við „sýnilegt“ munu allir sem hafa áhuga sá útboðið á Ajourforsíðu þíns fyrirtækis. Allir sem hafa áhuga geta beðið um aðgang að opinberu útboði.

Frestir

1. Upphaf útboðs (birting) – Þegar úboð er opið bjóðendum

2. Frestur til spurninga – Tímamörk þess að spyrja spurninga (Eftir þessa dagsetningu er ekki lengur hægt að spyrja spurninga, þó er möguleiki á að fá spurningum svarað eftir þessa dagsetningu).

3. Frestur fyrir tilboð eða umsókn – Tímamörk til þess að skila tilboðum/PQ-efnum (after this date/time it is no longer possible to hand in offer/PQ-material).

Til þess að setja inn tímasetningu fyrir einn af þessum þremur frestum skaltu smella á táknmyndina af „dagatali“ (1,2,3).

Veldu þá dagsetningu sem þú vilt. Staðlaður tími er alltaf stilltur á 12:00. Viljir þú hafa það öðruvísi skaltu smella á „klukku“ táknmyndina (4), þá mun enn eitt útfyllingarbox birtast þar sem þú getur skráð þann tíma sem þú vilt.

ATH: Það verður að vera minnst einn dagur á milli fresta (kerfiskröfur). Hver útboðsstjóri þarf að sjá til þess að frestarnir séu í samræmi við gildandi löggjöf.

Skilyrði

Hér eru verkskilyrði (vinstri dálkurinn) og valskilyrði (hægri dálkurinn) sem eiga við útboðið skilgreind.

1. Ef engin verkskilyrði eru settu upp sem eiga við þitt útboð getur þú bætt við nýju með því að smella á hnappinn „bæta við“ undir útboðsgerðinni.

5. Í útfyllingarboxinu munu öll áður valin skilyrði sjást. Þú getur bætt við nýjum með því að velja „Bæta við“ hnappinn.

3. Ef þú vilt laga skilyrðin sem hafa þegar verið búin til skaltu smella á „Laga“ hnappinn.

4. Til að bæta við einu af verkskilyrðunum skaltu haka í reitinn til hægri

Þú þarft alltaf að velja „Vista“ til að ljúka valinu.

Samningar

1. Til að búa til nýjan samning skaltu smella á hnappinn „Nýr samningur

Skráðu nafn samningsins sem þú vilt bjóða út, t.d. yfirsamningur, smíði eða múrvinna o.s.frv. Ljúktu með því að smella á „Búa til samning“ hnappinn.

Ef þú vilt búa til marga samninga í einu skaltu skrá inn nafn samningsins og smella á „Enter“ á lyklaborðinu. Þá hefur samningurinn verið búin til og þú getur skráð nafn annars samnings í boxið og smellt aftur á „Enter“. Þú getur endurtekið þessa aðgerð þar til þú hefur búið til alla þá samninga sem þú vilt.

Bæta við bjóðendum í samninga

2. Veldu hvaða samninga þú vil bjóða bjóðendum í.

3. Smelltu svo á „Bjóða bjóðendum“ hnappinn, þá birtist nýtt úfyllingarbox.

4. Öll fyrirtæki sem eru til í þínu kerfi verða listuð. Veldu fyrirtæki til að bæta notanda frá fyrirtækinu í kerfið.

5. Allir notendur úr völdu fyrirtæki verða listaðir hér. Bættu við notanda til að gefa þeim kleift að bjóða í úboðið.

Það er einungis hægt að bjóða einum notanda frá hverju fyrirtæki í hvern samning. Hægt er að bjóða sama notandanum að bjóða í marga samningu í sama útboði. Boðinn notandi (Bjóðandi) getur boðið samstarfsaðilum eða birgjum sjálfur án þess að þurfa leyfi útboðsstjóra (sjáðu þessa grein)

Viljir þú bjóða notanda sem hefur ekki verið búin til áður getur þú gert það í gegnum „bæta við notanda“ í neðra vinstra horninu.

Ath: Hafðu í huga að tölvupóstur sem bíður notandanum velkomin til Ajour er sendur um leið og þú smellir á „búa til notanda“ hnappinn.

Efni

Hér getur þú hlaðið inn útboðs/PQ-efni

1. Efst er verkið og útboðið sýnt og þar fyrir neðan getur þú búið til möppustillingu sem hentar útboðinu þínu og hlaðið upp skrám í möppurnar með því að smella á „hlaða upp skrám“ ( 2 )

3. Þú getur líka afritað möppur beint úr AjourBox ef þú hefur nú þegar búið til möppustillingu fyrir útboðsefnið. Smelltu á „AjourBox“ sem mun þá opnast í nýjum glugga þar sem hægt er að draga skrár eða möppur sem innihalda skrár eða undirmöppur beint í útboðsmöppuna.

Ábending: Þú getur einnig afritað útboðsefni frá öðrum málum í AjourBox eða frá global AjourBox.

Útkoma

Útkomu fáninn er yfirlit yfir öll útboð og allar valdar stillingar.

4. Svæðið „Þáttaka“ – Hér hefur þú yfirlit yfir hversu margir boðnir notendur taka þátt, hafa neitað boðinu, hafa ekki svarað og heildar fjölda boðnum notendum.

5. Svæðið „Útboð/PQ“ – Hér hefur þú yfirlit yfir hversu margir notendur hafa skilað tilboðum/PQ-efnum.

6. Svæðið „Spurningar og Svör“ – Hér hefur þú yfirlit yfir hversu margar spurningar/svör hafa komið upp í útboðinu.

7. Svæðið „Frestir“ – Sýnir þá fresti sem þú hefur gefið upp í tengslum við útboðið.

8. Þegar þú ert sáttur við stillingar útboðsins og hefur klárað að setja það upp skaltu smella á hnappinn „Samþykkja„.

ATH: þeir notendur sem þú bauðst á uppboðið fá tölvupóst sem lætur þá vita af uppboðinuum leið og þú hefur samþykkt það.

Ef það eru reitir sem hafa ekki verið fylltir út mun útfyllingarbox birtast með þeim reitum sem þú þarft að fylla út.

Þegar upphafsdagur útboðisins rennur upp mun útboðið vera skráð sem ‘Í gangi’.

Was this article helpful?
Dislike 0