Last modified: August 11, 2021

Eine Ausschreibung erstellen

Um eine neue Ausschreibung zu erstellen, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „Neue Ausschreibung erstellen“ („Create new tender“).

HINWEIS! Sie können nur dann neue Ausschreibungen anlegen, wenn Sie als Ausschreibungsadministrator eingerichtet sind. Wenn dies nicht der Fall ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Ajour-Systemadministrator, um die notwendigen Rechte zu erhalten.

Nach drücken der Schaltfläche „Neue Ausschreibung erstellen“ („Create new tender“), öffnet sich die abgebildete Dialogbox.

1. Wählen Sie zunächst das Projekt aus, auf das sich die Ausschreibung bezieht. (Dies geschieht, damit das System die Ausschreibung mit einem vorhandenen Projekt verbindet und dadurch Zugriff auf das Abrufen von Material aus dem Projekt in AjourBox erhält und eingehende/s Angebote/PQ-Material für das ausgewählte Projekt speichern kann.)

  • 2. Geben Sie hier den Namen der Ausschreibung ein. (Dieser Name wird in der Übersicht von vorhin angezeigt.)
  • 3. Beschreiben Sie kurz den Inhalt der Ausschreibung.
  • 4. Entscheiden Sie sich, ob das Angebot/PQ-Material für den Bieter während des Ausschreibungsprozesses sichtbar sein soll.
    • (Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, sind alle hochgeladenen Materialien/Angebote des Bieters sofort für den Ausschreibungsadministrator und sonst niemanden sichtbar. Kein Bieter kann das Material/Angebot des anderen sehen.)
    • Sollten Sie als Kunde diese Funktion in Ihrem System nicht wünschen, dann wenden Sie sich bitte an den Ajour Support. Wir sorgen dann dafür, dass die Funktion aus Ihrem System entfernt wird.
    • Wenn die Funktion in Ihrem System nicht verfügbar ist und Ihr Unternehmen diese gerne nutzen möchte, wenden Sie sich bitte an den Ajour Support. Wir stellen Ihnen die Funktion dann gerne zur Verfügung.

Ausschreibung einrichten

Die Ausschreibung ist nun angelegt und Sie können sie jetzt weiter einrichten/vorbereiten.

Füllen Sie dafür die Felder in den 7 oben gezeigten Reiter aus.

Bitte nehmen Sie zu den verschiedenen Einstellungen in jedem Reiter Stellung. Abschließend wird Ihnen eine Ergebnisseite („Results“) angezeigt, die einen Überblick über den Inhalt der Ausschreibung und ihrer Einrichtung bietet.

Name und Projekt

  • Name des Projekts
    Hier können Sie den Namen sehen, den Sie der Ausschreibung in der vorherigen Dialogbox gegeben haben.
    • Es ist möglich, sie zu ändern oder eventuelle Schreibfehler zu korrigieren.
  • Projektnummer (nicht erforderlich)
    Geben Sie hier die Projektnummer an.
  • Kurzbeschreibung
    Hier sehen Sie die Beschreibung, die Sie im vorherigen Dialogfeld geschrieben haben.
    • Es ist möglich, sie zu ändern oder eventuelle Schreibfehler zu korrigieren.
  • Auftraggeber
    Geben Sie hier Stammdaten über das Unternehmen an, das das Projekt ausgeschrieben hat.
  • Externe Webseite (nicht erforderlich)
    Geben Sie einen Link zu einer externen Website an, auf der die Ausschreibung veröffentlicht wurde, z.B. www.udbud.dk oder ähnliches.
  • Ansprechpartner
    Hier geben Sie die Kontaktdaten der Person ein, die bei der betreffenden Ausschreibung der Ansprechpartner ist: Name, Firma, E-Mail und Telefonnummer.
  • Währung
    Wählen Sie die Währung der Ausschreibung.
  • Angebot/PQ-Material und Preise
    • Geben Sie an, ob die Angebotspreise inklusive Mehrwertsteuer sind.

2. Foto zur Ausschreibung hochladen

Es ist möglich, eine „Titelseite“ zur Ausschreibung hochzuladen. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche „Foto auswählen“ („Select Photo“). (Es öffnet sich ein neues Dialogfeld und Sie können jetzt ein Foto auf Ihrem PC/Server suchen.)

TIPP: Das hochgeladene Foto wird in der Übersicht aller Ausschreibungen angezeigt.

Typ und Form

Geben Sie in der linken Spalte an, welche Ausschreibungsart für die Ausschreibung gilt. (Falls in der Liste kein passender Typ für Ihre Ausschreibung vorhanden ist, können Sie selbst einen Typ hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ („Add“) in der rechten Ecke der Spalte (2) klicken.)

Geben Sie die neue Ausschreibungsart an und schließen Sie mit der Schaltfläche „Speichern“ („Save“) (3) ab. Die neue Ausschreibungsart wird dann in Ihrem System gespeichert und steht künftig in der Liste der Ausschreibungsarten.

Es ist auch möglich, die aufgelisteten Ausschreibungsarten zu bearbeiten. Wählen Sie dazu aus, welche Ausschreibungsart bearbeitet werden soll (4) und drücken Sie dann auf „Bearbeiten“ („Edit“). Schließen Sie mit „Speichern“ („Save“) ab.

HINWEIS: Wenn Sie eine neue Ausschreibungsart erstellt haben, die für alle, die ein Angebot abgeben möchten, öffentlich sein soll, dann wird die neue Ausschreibungsart zunächst gespeichert und daraufhin erst bearbeitet. Hier kann das Feld „Öffentlich“ („Public“) (5) abgehakt werden. Wenn das Feld „Öffentlich“ („Public“) abgehakt ist, können alle Interessierten die Ausschreibung über die Ajour-Startseite des Unternehmens einsehen. Alle Interessierten kann selbst um Zugang zu einer öffentlichen Ausschreibung bitten.

Fristen

1. Ausschreibungsstart (Veröffentlichung): Ab wann die Ausschreibung für Bieter offen ist.

2. Frist für Fragen: Wann Fragen spätestens gestellt werden müssen. (Nach diesem Datum/dieser Uhrzeit können keine Fragen mehr gestellt werden, aber Antworten auf Fragen sind nach diesem Datum/dieser Uhrzeit weiterhin möglich.)

3. Frist für Angebote oder Bewerbungen: Bis wann muss Angebots-/PQ-Material spätestens abgegeben werden. (Nach diesem Datum/Uhrzeit ist keine Angebots-/PQ-Materialabgabe mehr möglich.)

Um ein Datum/eine Uhrzeit für eine der drei Fristen anzugeben, drücken Sie das „Kalender“-Symbol (1,2,3).

Wählen Sie das zutreffende Datum aus. Standardmäßig ist die Uhrzeit immer auf 12 Uhr Mittags eingestellt. Wenn Sie eine andere Zeit einstellen möchten, drücken Sie das „Uhr“-Symbol (4). Es öffnet sich eine neue Dialogbox, in der Sie die gewünschte Uhrzeit eingeben können.

HINWEIS: Zwischen den Fristen muss mindestens ein Tag liegen (Systemvoraussetzung). Es obliegt dem einzelnen Ausschreibungsverwalter sicherzustellen, dass die angegebenen Fristen den geltenden Rechtsvorschriften entsprechen.

Kriterien

Hier werden die für die Ausschreibung geltenden Vergabekriterien (linke Spalte) und Auswahlkriterien (rechte Spalte) angegeben.

1. Sind keine Zuordnungskriterien aufgeführt, die zu Ihrer Ausschreibung passen, können Sie wie auch unter der Ausschreibungsart über die Schaltfläche „Hinzufügen“ („Add“) neue hinzufügen.

5. In der Dialogbox werden alle zuvor erstellten Auswahlkriterien aufgelistet. Es ist möglich, neue hinzuzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ („Add“) klicken.

3. Wenn Sie ein bereits erstelltes Auswahlkriterium bearbeiten möchten, drücken Sie das „Bearbeiten“-Symbol.

4. Um eines der aufgeführten Auswahlkriterien hinzuzufügen, haken Sie das Feld rechts ab.

Sie müssen immer mit „Speichern“ („Save“) abschließen.

Verträge

1. Um einen neuen Vertrag zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuer Vertrag“ („New contract“).

Geben Sie den Namen des Vertrags ein, den Sie anbieten möchten, z.B. Hauptvertrag, Zimmermann, Maurer, etc. Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf die Schaltfläche „Vertrag erstellen“ („Create a contract“) klicken.

Wenn Sie mehrere Verträge gleichzeitig anlegen möchten, geben Sie den Namen des Vertrags ein, z.B. „Beton“ und drücken Sie die Eingabetaste auf der Tastatur. Der Vertrag ist nun angelegt und Sie können in der Dialogbox einen neuen Vertragsnamen eingeben. Drücken Sie anschließend erneut die Eingabetaste. Wiederholen Sie diesen Vorgang bis Sie alle Verträge, die Sie anbieten möchten, erfasst haben.

Fügen Sie den erstellten Verträgen Bieter hinzu.

2. Wählen Sie aus, zu welchem Vertrag Sie Bieter einladen möchten.

3. Drücken Sie dann die Schaltfläche „Bieter einladen“ („Invite bidder“). Es öffnet sich eine neue Dialogbox.

4. Alle in Ihrem System angelegten Unternehmen sind hier aufgelistet. Wählen Sie ein Unternehmen aus, um einen Benutzer aus dem Unternehmen dem System hinzuzufügen.

5. Hier werden alle Benutzer des ausgewählten Unternehmens aufgelistet. Fügen Sie einen Benutzer hinzu, damit er/sie auf die Ausschreibung bieten kann.

Zu jedem der angelegten Verträge darf nur ein Benutzer jedes Unternehmens eingeladen werden. Derselbe Benutzer kann eingeladen werden, um auf mehrere Verträge im selben Angebot zu bieten. Der eingeladene Benutzer (der Bieter) kann selbst Kollegen, Partner oder Lieferanten einladen, ohne den Ausschreibungsadministrator einzuschalten (siehe diesen Artikel).

Wenn Sie einen noch nicht angelegten Benutzer einladen möchten, können Sie dies über die Schaltfläche „Neuen Benutzer hinzufügen“ („Add new user“) in der unteren linken Ecke tun.

HINWEIS: Denken Sie daran, dass die Einladungs-E-Mail sofort gesendet wird, sobald Sie auf die Schaltfläche „Benutzer erstellen“ („Create user“) geklickt haben.

Material

Hier können Sie Ausschreibungs-/PQ-Material hochladen.

1. Oben werden das Projekt und die Ausschreibung angezeigt, unten können Sie die gewünschte Ordnerstruktur passend zu Ihrer Ausschreibung erstellen. Sie können zudem Dateien in die Ordner hochladen, indem Sie auf „Dateien hochladen“ („Upload files“) (2) klicken.

3. Sie können Dateien oder Ordner auch direkt aus AjourBox kopieren, wenn Sie dort bereits eine Ordnerstruktur für das Ausschreibungsmaterial erstellt haben. Drücken Sie auf „AjourBox“. Ein neues Fenster öffnet sich, aus dem Sie Dateien oder Ordner inklusive Dateien oder Unterordner direkt in die Ausschreibungsunterlagen ziehen können.

Tipp: Sie haben auch die Möglichkeit, Ausschreibungsmaterial aus anderen Projekten in AjourBox oder aus der globalen AjourBox zu kopieren.

Ergebnis

Der Ergebnis-Reiter ist eine Übersicht über alle Ausschreibungen und alle vorgenommenen Einstellungen/Auswahlen.

4. Der „Teilnahme“-Bereich: Hier erhalten Sie einen Überblick darüber, wie viele eingeladene Bieter teilnehmen, die Ausschreibung abgelehnt haben, noch nicht auf die Ausschreibung geantwortet haben und die Gesamtzahl der eingeladenen Bieter.

5. Der „Ausschreibungs-/PQ“-Bereich: Hier erhalten Sie eine Übersicht darüber, wie viele Bieter Angebote/PQ-Material abgegeben haben.

6. Der „Fragen und Antworten“-Bereich: Hier erhalten Sie einen Überblick darüber, wie viele Fragen/Antworten die Ausschreibung generiert hat.

7. Der „Fristen“-Bereich: Zeigt die von Ihnen angegebenen Fristen für die Ausschreibung an.

8. Wenn Sie mit den Einstellungen der Ausschreibung zufrieden sind und alles fertig ist, drücken Sie die Schaltfläche „Genehmigen“ („Approve“).

HINWEIS: Eingeladene Benutzer erhalten eine E-Mail, die sie über Ihre Ausschreibung informiert, sobald Sie die Ausschreibung genehmigen.

Bei nicht ausgefüllten Feldern informiert Sie eine Dialogbox darüber, welche Felder Sie noch ausfüllen müssen.

Wenn das Startdatum der Ausschreibung eintrifft, wird die Ausschreibung als laufend gekennzeichnet.

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