Last modified: juli 9, 2021

Oprettelse af et udbud

Når du opretter et nyt udbud, skal du klikke på knappen ”Opret nyt udbud” i øverste venstre hjørne.

BEMÆRK! Du kan kun oprette nye udbud, hvis du er oprettet som udbudsadministrator. Hvis du ikke er det, skal du kontakte din Ajour System administrator for at få disse rettigheder.

Ved at trykke på knappen ”Opret nyt udbud”, åbnes den viste dialogboks.

1. Begynd med at vælge, hvilket projekt udbuddet vedrører. (Dette gøres, for at systemet kan forbinde udbuddet med et eksisterende projekt og derved få adgang til at hente materiale fra projektet i AjourBox og gemme indgående tilbud/PQ materiale vedrørende det valgte projekt).

  • Udfyld navnet på udbuddet (dette er det navn, der er vist i oversigten fra tidligere).
  • Skriv en kort beskrivelse af, hvad udbuddet vedrører.
  • Beslut dig for, om tilbud/PQ materiale skal være synligt for udbyder under udbudsprocessen.
    • (Hvis du krydser af her, vil alt oploadet materiale/tilbud fra tilbudsgiver straks være synligt for den udbydende administrator og ingen andre. Ingen tilbudsgiver kan se andres materiale/tilbud).
    • Hvis du som kunde ikke ønsker denne funktion i dit system, bedes du kontakte Ajour Support, så sørger vi for, at funktionen fjernes fra dit system.
    • Hvis funktionen ikke er tilgængelig i dit system, og virksomheden ønsker at gøre den tilgængelig, bedes du kontakte Ajour Support, så gør vi funktionen tilgængelig for dig.

Oprettelse af et udbud

Udbuddet er nu oprettet, og du kan fortsætte med at opsætte/forberede det.

Dette gøres ved at udfylde felterne i alle 7 faner, som vist ovenfor.

Du vil blive bedt om at tage stilling til forskellige indstillinger i hver fane, og det endelige “Resultat” er en resultatside, der giver dig et samlet overblik over, hvad udbuddet indeholder, og hvordan det blev oprettet.

Navn og projekt

  • Projektets navn
    Her er det navn, du gav udbuddet i den forrige dialogboks
    • Det er muligt at ændre det eller rette mulige stavefejl
  • Projektnummer (ikke påkrævet)
    angiver antal projekter
  • Kort beskrivelse
    Her er beskrivelsen, som du skrev i den forrige dialogboks
    • Det er muligt at ændre det eller rette mulige stavefejl
  • Ordregiver
    Her skrives stamdata vedrørende virksomheden, der udbyder projektet
  • Ekstern webside (ikke påkrævet)
    Angiver link til ekstern webside, hvor udbuddet er offentliggjort, f.eks. www.udbud.dk eller lignende
  • Kontakt person
    Her udfylder du kontaktoplysninger om kontaktpersonen i det pågældende udbud: navn, virksomhed, e-mail og telefonnummer
  • Valuta
    Vælg valuta for udbuddet
  • Tilbud/PQ materiale og priser
    • Angiv, om tilbudspriserne er inklusiv moms

2. Upload foto til udbud

Det er muligt at uploade en “forside” til udbuddet – tryk på knappen “Vælg foto”. (En ny dialogboks åbnes, og du kan nu finde et foto på din pc/server)

TIP: Det uploadede foto vises i oversigten over alle udbud

Type og form

Angiv i venstre kolonne, hvilken type udbud, udbuddet er. (Hvis der ikke er nogen på listen, der passer til dit udbud, kan du selv tilføje en type ved at trykke på knappen “Tilføj” i højre hjørne af kolonnen (2).)

Angiv den nye type udbud og afslut ved at trykke på “Gem” kanppen (3). Den nye type udbud gemmes derefter i dit system og vil fremover være på listen over udbudstyper.

Det er også muligt at redigere de udbudstyper, der er på listen. Dette gøres ved at vælge, hvilken type udbud, der skal redigeres (4) og derefter trykke på “Rediger“. Afslut med “Gem

INFO: Hvis du har lavet en ny type udbud, der skal være offentlig for alle, der ønsker at afgive et tilbud, gemmes en ny type udbud først, hvorpå den nye type udbud redigeres. Her er det muligt at markere feltet “offentligt” (5). Når feltet offentligt er afkrydset, kan alle, der er interesseret, se udbuddet via virksomhedens Ajour forside. Enhver, der er interesseret, kan selv anmode om adgang til det offentlige udbud.

Tidsfrister

1. Udbudsstart (offentliggørelse) – Når udbuddet er åbent for tilbudsgivere

2. Frist for spørgsmål – Hvornår skal spørgsmål senest være stillet (efter denne dato/tid er det ikke længere muligt at stille spørgsmål, dog er det stadig muligt at få svar på spørgsmål, der stilles efter denne dato/tid).

3. Frist for tilbud eller ansøgning – Hvornår skal tilbud/PQ materiale senest afleveres (efter denne dato/tid er det ikke længere muligt at aflevere tilbud/PQ-materiale).

For at angive en dato/tid for en af de 3 tidsfrister skal du trykke på “kalender” ikonet (1,2,3).

Vælg relevant dato. Som standard er tiden altid indstillet til kl.12:00. Hvis du ønsker at gøre det på en anden måde, skal du trykke på “ur” ikonet (4), en ny dialogboks åbnes, hvor du kan indtaste det ønskede tidspunkt.

BEMÆRK: Der skal som minimum være en dag mellem fristerne (systemkrav). Det er op til den enkelte udbudsadministrator at sikre, at de angivne frister gælder efter gældende lovgivning.

Kriterier

Her angives tildelingskriterier (venstre kolonne) og udvælgelseskriterier (højre kolonne), der gælder for udbuddet.

1. Hvis der ikke er opført nogen tildelingskriterier, der passer til dit udbud, kan du tilføje et nyt ved at trykke på knappen “Tilføj“, ligesom du kan under udbudstype.

5. I dialogboksen oplistes alle tidligere oprettede udvælgelseskriterier. Det er muligt at tilføje nye ved at trykke på knappen “Tilføj“.

3. vis du ønsker at redigere et valgkriterie, der allerede er oprettet, skal du trykke på ikonet “Rediger“.

4.For at tilføje et af de opførte udvælgelseskriterier skal du klikke i feltet til højre

Du skal altid afslutte med “Gem“.

Entrepriser

1. For at oprette en ny entreprise skal du trykke på knappen “Ny entreprise

Indtast navnet på den entreprise, du ønsker at give tilbud på, f.eks. hovedkontrakt, tømrer eller murer mv. Afslut ved at trukke på “Opret udbud” knappen.

Hvis du ønsker at oprette flere entrepriser ad gangen, skal du indtaste navnet på entreprisen, f.eks. “Beton”, og trykke på “Enter” knappen på tastaturet. Entreprisen er nu oprettet, og du kan nu skrive en ny entreprise i dialogboksen og derefter trykke på “Enter” igen. Du kan gentage dette, indtil du har indgået alle de entrepriser, du ønsker at byde på.

Tilføj tilbudgivere til de oprettede entrepriser

2. Vælg den entreprise, som du vil invitere tilbudsgivere til

3. Tryk derefter på knappen “Invitér tilbudsgiver” button, en ny dialogboks åbnes

4. Her vises alle virksomheder, der er oprettet i dit system. Vælg en virksomhed for at tilføje en bruger fra virksomheden til systemet

5. Her vises alle brugere fra den valgte virksomhed. Tilføj en bruger for at gøre personen i stand til at byde på udbuddet

Kun en bruger fra hver virksomhed kan inviteres til hver af de oprettede entrepriser. Den samme bruger kan blive inviteret til at byde på flere entrepriser i det samme udbud. Den inviterede bruger (tilbudsgiver) kan invitere kolleger, partnere eller leverandører selv uden at skulle involvere udbudsadministrator (se denne artikel)

Hvis du ønsker at invitere en bruger, der ikke er oprettet tidligere, kan du gøre dette via knappen “Tilføj ny bruger” i nederste venstre hjørne

BEMÆRK: Husk, at en invitations e-mail vil blive sendt straks, når du har trykket på knappen “Opret bruger”.

Materiale

Her er det muligt at uploade udbuddet/PQ materialet

1. Øverst vises projektet og udbuddet, og nedenfor kan du oprette den ønskede mappestruktur, der passer til dit udbud, og uploade filer til mapperne ved at trykke på “upload filer” (2).

3. Du kan også kopiere filer eller mapper direkte fra AjourBox, hvis du allerede har oprettet en mappestruktur for udbudsmaterialet. Tryk på “AjourBox”, som nu åbnes i et nyt vindue, hvorfra du kan trække filer eller mapper inklusive filer eller undermapper direkte ind i udbudsmaterialet.

TIP: Du har også mulighed for at kopiere udbudsmateriale fra andre sager i AjourBox eller fra den globale AjourBox.

Resultat

Resultatfanen er en oversigt over alle udbud, og de indstillinger/valg, der er foretaget

4. Området “Deltagelse” – Her får du en oversigt over, hvor mange inviterede tilbudsgivere deltager, har afvist invitationen, endnu ikke har besvaret invitationen og det samlede antal inviterede tilbudsgivere

5. Området “Udbud/PQ” – Her får du en oversigt over, hvor mange tilbudsgivere, der har afleveret tilbud/PQ materiale

6. Området “Spørgsmål og svar” – Her får du en oversigt over, hvor mange spørgsmål/svar udbuddet har genereret

7. Området “Tidsfrister” – Viser de frister, du har angivet som gældende for udbuddet

8.Når du er tilfreds med indstillingen af udbudet, og alt er klar, skal du trykke på knappen “Godkend“.

BEMÆRK: inviterede brugere får en e-mail, der underretter dem om dit udbud, så snart du godkender udbuddet.

Hvis der er felter, som ikke er udfyldt, fortæller en dialogboks dig, hvilke felter, du mangler at udfylde.

Når startdatoen for udbuddet kommer, vil udbuddet blive markeret som igangværende.

Was this article helpful?
Dislike 1