Generelle oplysninger om Ajour System
Denne artikel vil forklare de generelle funktioner i Ajour System
Grupper
Grupperne bruges til at gruppere registreringer eller tildelinger for hver registreringstype. Grupperne bruges til at gruppere registreringer i handelskontrakter eller tildelinger for hver registreringstype. Tallene i øverste højre hjørne af fanen angiver, hvor mange registreringer hver gruppe indeholder.
Klik på en gruppe (fane) for at se registreringerne for gruppen. Klik på fanen “Alle grupper” for at se registreringerne for den valgte registreringstype.
Registreringen
De oprettede registreringer er tilgængelige som projekter under hver registreringstype. I hver registrering kan du se alle nedenstående elementer afhængig af, hvor grundigt registreringen er blevet udført.
1. Registreringsnummer – Fortløbende nummer, som er id-nummeret på hver registrering. Hvis registreringen slettes, forsvinder nummeret. Tallene er entydige og fortløbende for hver notattype.
2. Billede/Fotos– Antallet af billeder / fotos foretaget pr. registrering kan vises. Hvis du placerer musen på billedet, vises et skærmtip over, hvor mange billeder der er lavet. Hvis du klikker på billedet, åbnes billedet.
3. Tegning / GPS – Klik på “Tegningsnavn” og se, hvor registreringen er foretaget. På tegningen vises en eller flere gule markeringer, afhængig af, hvor mange markeringer der er angivet pr. registrering. Nummeret er id-nummeret på registreringen.
4. Frist (Kun i AjourInspect) – Angiver fristen for, hvornår registreringen senest skal besvares.
5. Kategori/liste– Kategori / Liste udgør de emner / kontrolspørgsmål, der skal gennemgås ved kontrol. Øverst placeres “Gruppe”, som kategorien tilhører. Så er der “Kategori”, derpå “Liste”. Hvis der er et symbol med 3 vandrette streger ved siden af “liste”, betyder det, at listen er en “checkliste”. Klik på symbolet “checkliste” for at se kontrolplanen.
6. Beskrivelse af registreringen – I emnefeltet kan registreringen udvides med en beskrivelse.
7. Kommentarer – Nederst i beskrivelsesfeltet vises “Most recent comment” til registreringen. Det lille ikon til højre angiver, hvor mange kommentarer, der er til registreringen. Du kan klikke på kommentarikonet for at se kommentarer eller besvare dem.
8. Modtager og ansvarlig – Den, der skaber registreringen / notatet vil altid være “Ansvarlig” (Afsender).
“Modtager” (venstre kolonne) (Kun i Inspect) er altid, som standard, sat til den person, der har oprettet registreringen / notatet, medmindre “Ansvarlig” (Afsender) har tilføjet en “Modtager”.
“Modtager” er ansvarlig for at svare og kan enten færdiggøre rapporten eller afvise ved at klikke på “færdig” eller “Afvist”.
“Ansvarlig” er ansvarlig for at færdiggøre eller returnere registreringen eller eventuelt tilkoble en ny modtager ved at klikke på enten “Afslutte” eller “Ikke godkendt”.
Søg i registreringer
1. Projektmapper – under “Projekt” kan du vælge tre underliggende projektniveauer. Hvis projektet har været struktureret korrekt fra starten, kan du søge ind i byggeprojektet og dermed komme rigtig tæt på den placering, hvor du ønsker at observere registreringerne.
2. Grupper – Klik på en gruppe under fanen for at vælge en gruppe. Klik på fanen “Alle grupper” for at se alle registreringer.
3. Status – Klik enten på “Alle”, “Oprettet”, “Afsluttet”, “Afvist”, “Ikke godkendt” eller “Færdig” for at vælge status for registreringen. Det er muligt at markere flere statusser på samme tid ved at klikke på flere knapper. Når du har valgt de registreringer, du ønsker, skal du klikke på “Hent” i registreringstabellen.
Søge efter emner i registreringstabellen
| # | Emne | Forklaring | Aktivitet |
| 1 | # | Skrive registreringsnummer | Klik på “Hent” |
| 2 | Tegning / GPS | Skrive tegningsnavn / GPS-koordinat | Klik på “Hent” |
| 3 | Frist | Vælg til og fra dato i pop-op kalenderen. Klik også på knappen “Vis overskreden” for at se, hvilke registreringer, der har en overskredet frist | Klik på “Hent” |
| 4 | Kategori / liste | Vælg kategori, klik på “Udvid filter” i højre side af skærmen over søgefeltet for at vælge længere nede på listerne | Klik på “Hent” |
| 5 | Emne | Skrive fri tekst | Klik på “Hent” |
| 6 | Modtager / ansvarlig | Vælg modtager / ansvarlig virksomhed i rullemenuen, klik på “Udvid filter” for også at vælge en bestemt bruger og søge på “fra” og “til” dato | Klik på “Hent” |
| 7 | Videresendt | For at se videresendte registreringer, skal du blot klikke på knappen “Videresendt” i statusoversigten | Klik på “Hent” |
Udvide filter
- Klik på “Udvide filter” i højre side af skærmen
- “Medtag registreringer fra underliggende mapper” – Viser registreringer for alle projektmapper
- “Grupper efter mapper” – Registreringer opdeles i projektmapper med et fast søgefelt
- “Vis kun slettede”(Kræver særlig brugertilladelse) – Kun slettede registreringer vises
Når du har valgt søgekriterier, skal du klikke på “Hent”, før registreringerne vises. I statusoversigten vises kun de registreringer, der er blevet filtreret. Filteret kan også fjernes ved at klikke på “Ryd filter”.